АСПРОМ. Делопроизводство

Продукт
Название базовой системы (платформы): АСПРОМ.Управление контентом (ASPROM.ECM)
Разработчики: Аспромгрупп (Аспромсофт)
Технологии: СЭД

Модуль «АСПРОМ.Делопроизводство» (входит в состав ASPROM.ECM) позволяет организовать единый электронный архив документов (входящих и исходящих писем, ОРД и прочих управленческих документов) и автоматизировать процессы работы с ними.

Функционал

  • организация единого электронного архива документов
  • регистрация документов в соответствии с ГСДОУ
  • коллективная работа с документами
  • контроль исполнения поручений и резолюций
  • разграничение прав доступа к конфиденциальным документам

Модуль «АСПРОМ.Делопроизводство» зачастую используется для расширения функционала модуля «АСПРОМ.Управление ПСД» в части ведения работы с организационно-распорядительной документацией по проектам:

Схема взаимодействия модуля «АСПРОМ.Делопроизводство» и «АСПРОМ.Управление ПСД»


Компоненты

  • «АСПРОМ.Управление рабочими процессами»: автоматизация процессов рассмотрения, согласования и утверждения документации, а также процесса выдачи поручений и контроля их исполнения.

  • «АСПРОМ.Шаблоны документов»: создание документов на основе заложенных в системе шаблонов, а также автоматическое заполнение документов, созданных на основе шаблона, значениями атрибутов карточек элементов.

  • «АСПРОМ.Организационная структура»: структурированное хранилище данных о подразделениях и сотрудниках организации.

  • «АСПРОМ.Замещение пользователей»: организация работы замещающего пользователя с задачами замещаемого на период отсутствия.

  • «АСПРОМ.Связи»: автоматическое или ручное связывание элементов Системы, которые логически связаны между собой.

  • «АСПРОМ. Электронная подпись»: подписание электронных документов квалифицированной электронной подписью.

Ведение электронного архива

Электронный архив документов включает следующие возможности:

  • хранение документов осуществляется в виде карточки (с набором необходимых атрибутов) с прикрепленным к ней файлом в практически любом формате
  • ведение видов документов для удобства категоризации (письмо, претензия, распоряжение и пр.)
  • настройка версионности документов
  • настройка необходимых атрибутов карточек документов (обязательных и не обязательных): Вид документа, Контрагент (Адресат), Содержание, Проект (при использовании модуля «АСПРОМ.Управление ПСД») и т.д.
  • признаки конфиденциальности и доступности для всех юридических лиц и филиалов, от которых зависит разграничение прав доступа к документам
  • отслеживание необходимости и сроков ответа на входящие/исходящие письма
  • возможность ведения унифицированного списка тем документов (для удобства категоризации)
  • связи документов: входящий – исходящий, основной документ – приложение, аннулированный документ – аннулирующий и пр. (при использовании компонента «АСПРОМ.Связи»)
  • возможность создания документов на основании (с автоматическим заполнением некоторых полей карточки и обеспечением необходимых связей документов)

Регистрация документов

Для регистрации документов в соответствии с ГСДОУ предусмотрены следующие возможности:

  • возможность настройки нескольких мест регистрации
  • ведение номенклатуры дел с возможностью указания архива, в который сдано дело (после закрытия), и отслеживания сроков хранения
  • ведение необходимого числа журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов

автоматическое присвоение регистрационного номера требуемого формата (в зависимости от выбранного журнала регистрации)

  • возможность установки очередного регистрационного номера (для начала работы с Системой с середины года)
  • возможность указания номера, присвоенного документу контрагентом
  • возможность указания способа доставки документа, а также проставления отметки о доставке исходящего документа адресату (дата и время)
  • отслеживание местоположения бумажного документа в организации (в подразделении, у конкретного сотрудника)
  • возможность вставки штампа в файл входящего письма с указанием регистрационного номера и наименования юридического лица или филиала организации

Карточка исходящего документа (атрибуты регистрации)


Для делопроизводителей создано представление, которое визуально ничем не отличается от обычного журнала регистрации документов, который делопроизводители ведут в бумажном виде или в файле Excel. Перечень отображаемых столбцов преднастроен, но доступен для редактирования самим пользователем.


Также для удобства пользователей настроено навигационное меню, которое позволяет быстро перейти к нужному разделу модуля.

Для быстрой отправки исходящего документа адресатам по электронной почте модуль «АСПРОМ.Делопроизводство» предоставляет возможность автоматического формирования eml-файла с вложенными документами. При этом исходящий адрес и текст письма настраиваются для каждого юридического лица или филиала организации, а адреса контрагентов и тема сообщения автоматически подставляются из атрибутов карточки исходящего документа.

Процессы

Модуль «АСПРОМ.Делопроизводство» включает в себя наиболее распространенные процессы работы с документами.

  • Процесс работы с входящими документами
  • Процесс формирования и контроля исполнения поручений
  • Процесс работы с исходящими документами
  • Процесс работы с внутренними документами



ПРОЕКТЫ (1) ИНТЕГРАТОРЫ (1) СМ. ТАКЖЕ (2)


Подрядчики-лидеры по количеству проектов

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

Распределение базовых систем по количеству проектов, включая партнерские решения

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

  Directum (СЭД/ECM-система) - 972 (801, 171)
  ELMA BPM Suite - 625 (607, 18)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 558 (516, 42)
  Дело (ЭОС) - 541 (458, 83)
  ТЕЗИС - 244 (243, 1)
  Другие 2526

  ELMA BPM Suite - 61 (59, 2)
  Directum (СЭД/ECM-система) - 43 (16, 27)
  Syntellect Tessa - 38 (38, 0)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 33 (27, 6)
  ТЕЗИС - 32 (32, 0)
  Другие 242

  Directum (СЭД/ECM-система) - 92 (28, 64)
  ТЕЗИС - 54 (54, 0)
  ELMA BPM Suite - 47 (47, 0)
  Дело (ЭОС) - 18 (18, 0)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 10 (8, 2)
  Другие 56