Электронный архив проектной документации

Продукт
Название базовой системы (платформы): STOR-M (Алее Архив)
Разработчики: Алее Софтвер (Alee Software)
Технологии: СЭД

Электронный архив проектной документации – одно из наиболее интересных и популярных отраслевых ИТ-решений, интерес к которому растет с каждым годом. Проекты по созданию таких систем специфичны, зачастую связаны с проблемами хранения нормативно-технической документации. На рынке достаточно решений для организации электронного архива – под ним обычно имеют в виду информационную систему с набором функций для гарантированного хранения документов и гибкого поиска. Все нюансы — в реализации, ведь в разработке часть компаний отталкивается от универсальных принципов работы с конструкторскими проектными документами, часть – от расширений функций традиционного делопроизводства. В любом случае, в первую очередь электронный архив это система, облегчающая работу с электронными документами и позволяющая более оперативно предоставлять к ним доступ – как сотрудникам организации, так и сторонним компаниям, в том числе – органам государственной и негосударственной экспертизы.

Соотношение количества бумажных и электронных документов составит через пять лет 50% на 50%, а через 10 лет - 30% на 70%. Количество электронных документов удваивается за год, а количество бумажных документов растет только на 7%.

Электронный архив проектной документации на базе STOR-M 3, позволит Вам:

  • перевести проектную документацию в электронный вид и эффективно работать с ней;
  • структурировать и описывать данную документацию;
  • производить различные специфические для данного вида деятельности поиски и выборки;
  • видеть полную информацию по всем подразделениям, филиалам и объектам;
  • предоставить доступ к документации всем заинтересованным лицам;
  • готовить комплекты проектно-сметной документации для заказчика и различных проверяющих органов.


Для организации эффективной работы с проектными документами архивная система должна содержать полные данные по всем объектам в электронном виде: структуру документов по каждому из объектов, для которых разрабатывалась проектнаядокументация; поля описаний данных документов и непосредственно сами файлы документов (отсканированные копии подлинников документов в формате PDF или TIFF) или исходные документы в любом электронном формате (AutoCAD, PDF, Word, Excel и т.д.).


Заполнение архивной системы может происходить различными способами:

  • документы сторонних компаний заносятся в электронный архив путем сканирования (если они поступают в бумажном виде) или путем прикрепления в архив их файлов (если документы электронные) по мере поступления в компанию;
  • собственные документы – путем автоматического создания записи в электронном архиве из имеющейся системы проектирования и последующего прикрепления файла документа;
  • архивные документы – путем поточного сканирования и ввода копий архивных документов в электронный архив;
  • заполнение может производиться во всех подразделениях компании, в том числе удаленных.


Структурирование и описание информации производится по мере внесения данных одним из перечисленных выше способов. Под структурированием и описанием информации подразумевается формирование каталога проектной документации и определение полей описаний для группы документов или одного документа, необходимых для дальнейшей работы с ними. Структура архива и структура полей описаний документов индивидуальны для каждой компании и отражают специфику работы с документами.

Как только документы поступают в архивную систему, Вы можете организовать доступ к ним для соответствующих сотрудников компании, а также, в случае необходимости, удаленных сотрудников подразделений или филиалов.

Чем полнее представлена проектная документация в электроном архиве, тем большие возможности предоставляет система по работе с данной документацией, а именно – поиск и формирование комплектов документов для заказчика, для отправки на объект или в проверяющие органы.

Для быстрого и удобного формирования пакетов документации и отправке их, например, заказчику, в архиве предусмотрен экспорт всех данных, хранящихся в архиве, или их части в отдельную файловую html- структуру. Данные экспортируются в структурированном виде также, как они хранились в архиве, со всеми атрибутами, описаниями и файлами. Далее эти данные могут быть записаны на CD или DVD диски и переданы заказчику.

Гибкий поисковый механизм позволяет наилучшим образом настроить поисковые поля, оптимизировать их для поиска именно проектной документации данной компании, что в свою очередь уменьшает время, затрачиваемое на поиск.

Поиски и выборки могут проводиться по различным критериям. Чем полнее и глубже описана документация на этапе структурирования, тем сложнее и полнее могут быть выборки. Возможность проведения таких выборок ускоряет процесс поиска документов в разы по сравнению с поисками в бумажном архиве.

Таким образом, Вы получаете эффективный инструмент для работы с проектной документацией, ускоряющий эту работу и экономящий Ваши средства за счет сокращения:

  • расходов на хранение и копирование бумажных документов;
  • количества людей на обработку бумажных оригиналов;
  • времени на поиск нужного документа;
  • времени на подготовку комплектов документов.



Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2017 год
2018 год
2019 год

Распределение базовых систем по количеству проектов, включая партнерские решения

За всю историю
2017 год
2018 год
2019 год

  Directum (СЭД/ECM-система) - 1141 (830, 311)
  ELMA BPM Suite - 788 (768, 20)
  Docsvision (СЭД/ECM-система) - 590 (544, 46)
  Дело (ЭОС) - 561 (477, 84)
  ТЕЗИС - 308 (307, 1)
  Другие 2820

  ELMA BPM Suite - 60 (58, 2)
  Directum (СЭД/ECM-система) - 50 (16, 34)
  Docsvision (СЭД/ECM-система) - 39 (33, 6)
  ТЕЗИС - 32 (32, 0)
  Дело (ЭОС) - 17 (15, 2)
  Другие 182

  Directum (СЭД/ECM-система) - 91 (15, 76)
  Syntellect Tessa - 75 (75, 0)
  ELMA BPM Suite - 74 (73, 1)
  ТЕЗИС - 62 (62, 0)
  1С:Документооборот 8 - 48 (7, 41)
  Другие 113