Directum: Долговременный архив

Продукт
Разработчики: Directum (Директум)
Дата премьеры системы: 2018/06/15
Технологии: СЭД

«Долговременный архив» — это комплексная система для управления бумажным и электронным архивом организации. Решение разработано с соблюдением правил российского архивного делопроизводства. Оно позволяет централизованно хранить документы любого вида в течение срока, установленного законодательством РФ, гарантируя юридическую силу документов в течение всего срока хранения.

Решение «Долговременный архив» автоматизирует работу с архивными документами на всех этапах их жизненного цикла:

  • занесение электронных документов в архивную систему в специальном формате долговременного хранения;
  • составление графика приема документов на архивное хранение;
  • передача и прием документов на архивное хранение;
  • обеспечение юридической силы документов в течение всего срока хранения;
  • выдача дел и документов из архива во временное пользование;
  • доступ в читальный зал с возможностью поиска по делам и документам, запроса прав доступа, архивных справок, выписок и копий;
  • уничтожение документов с истекшим сроком хранения, в том числе без возможности восстановления;
  • формирование отчетов для ведения архивной деятельности: сводные описи дел, книгу учета поступления и выбытия документов, различные виды актов, листы фондов и т.д.

Как работает

«Долговременный архив» — это отдельное независимое решение. Другие информационные системы предприятия передают в архив документы, которые вышли из оперативной работы, что позволяет разгрузить их и повысить быстродействие. При этом решение работает с любыми классами информационных систем, будь то ERP, CRM или ECM.

Схема работы решения
Схема работы решения

Документы в формате долговременного хранения

Когда закончена оперативная работа с документом, например, выданы, исполнены и проконтролированы поручения, делопроизводитель списывает документ в дело в соответствии с номенклатурой дел. Следующий шаг — загрузить накопленные дела в архивную систему.

В архивной системе электронные документы хранятся в специализированном формате долговременного хранения — в виде ZIP-контейнеров, которые содержат документ в исходном формате, его отсоединенные подписи, файл метаданных и копию документа в формате PDF/A. Это обеспечивает единообразие хранимой в архиве информации вне зависимости от того, из какой информационной системы она поступила. При импорте из оперативной системы в архивную контейнеры автоматически распаковываются и проверяются, а документы заносятся в систему и распределяются по делам.

В «Долговременном архиве» можно организовать работу и с бумажными документами. Если есть необходимость, делопроизводитель сканирует их и автоматически заносит в архивную систему с помощью служб ввода документов Directum Capture Services (DCS).

Возможность хранения в архивной системе огромного количества документов обеспечивается работой файловых хранилищ Directum File Storage Services (DFSS).

Автоматизированное архивное делопроизводство

Решение позволяет автоматизировать все процессы архивного делопроизводства: планирование и прием документов в архив, экспертиза ценности и уничтожение документов, формирование актов и отчетов по правилам Росархива.

Архивист запрашивает у источников комплектования архива, например, структурных подразделений, информацию о том, когда они готовы передать документы на архивное хранение. Таким образом архивист может спланировать свою работу.

В согласованные сроки делопроизводитель передает подготовленные дела с документами архивисту. В «Долговременном архиве» права доступа к ним ограничиваются — доступ к документам можно получить только по специальному запросу.

Решение самостоятельно контролирует сроки хранения и передает документы с истекшим сроком хранения на экспертизу ценности. Таким образом можно сохранить документы, которые еще могут пригодиться, и гарантированно уничтожить те, что потеряли ценность.

С помощью решения архивист автоматически формирует акты и отчеты, необходимые для ведения архивной деятельности, по правилам, установленным законодательством РФ. По словам разработчиков, это позволит сократить время на оформление архивных документов.

Быстрый доступ к архивным документам

Архивные дела и документы могут выдаваться по запросу физическим и юридическим лицам, а также органам государственной власти. Поэтому для удобного доступа сторонних посетителей к документам в веб-клиенте организован читальный зал. Интуитивно понятный интерфейс позволяет посетителям легко ориентироваться в делах и документах архива.

Посетители читального зала могут искать нужные документы в архиве и запрашивать на них права в случае их отсутствия. У архивиста есть удобная возможность выдавать дела во временное пользование по согласованию с руководителем и оформлять архивные справки, выписки, копии по запросу посетителей.

Читальный зал обеспечивает быстрый доступ к документам, находящимся на хранении в архиве. Благодаря этому работать с архивными документами так же просто, как если бы они находились в оперативной системе.

Сохранение юридической силы

Решение «Долговременный архив» поддерживает юридическую значимость архивных документов на протяжении всего срока хранения благодаря поддержке оптимизированных электронных подписей в современном формате CAdES-A и регулярной процедуре «перештамповки». Эта процедура предполагает установку на ЭП архивных штампов времени. Они способны обеспечить бесконечно долгое хранение документа с сохранением его юридической силы, даже если сертификат ЭП, которым подписан документ, давно утратил действительность.

Бизнес-эффект

По информации компании Directum, использование решения «Долговременный архив» приводит к реальным результатам:

  • создается единый централизованный архив бумажных и электронных документов организации, работающий по правилам российского архивного делопроизводства;
  • снижается нагрузка на оперативные хранилища;
  • упрощается и ускоряется работа архивистов и делопроизводителей за счет автоматизации рутинных операций;
  • гарантируется сохранение юридической силы документов в течение всего срока хранения;
  • снижается стоимость хранения документов за счет меньших требований к серверному оборудованию и системам хранения;
  • обеспечивается оперативный доступ к архивным данным.

2018: Анонс

Компания Directum 15 июня 2018 года представила решение «Долговременный архив» для управляемого хранения документов.

Продукт позволяет создать единый архив бумажных и электронных документов организации с соблюдением правил архивного делопроизводства. При этом на протяжении всего срока хранения документов поддерживается их юридическая значимость.

Как и бумажные, электронные документы обладают юридической силой и могут служить доказательством правовых обязательств. Некоторые документы нужно хранить 5, 10, 75 лет, а срок хранения других вообще не ограничен. Однако объемы электронных документов растут с каждым днем, оперативные хранилища информационных систем заполнены. Поэтому неизбежно у компаний возникают два вопроса:

  • Где хранить горы бумажных и терабайты электронных документов?
  • Как хранить документы, а также как обеспечить их юридическую значимость, если обычный сертификат ЭП действует, как правило, не больше года?

Решить эти вопросы призван «Долговременный архив» — комплексный механизм управления бумажным и электронным архивом организации, заявили в Directum. Решение разработано с соблюдением правил российского архивного делопроизводства. Оно позволяет централизованно хранить документы любого вида в течение срока, установленного законодательством РФ, а также уничтожать их после истечения этого срока без возможности восстановления.

По словам разработчиков, использование «Долговременного архива» приводит к реальным результатам:

  • Снижается нагрузка на оперативные системы.
    • Решение устанавливается как отдельная система, предназначенная специально для архивного хранения. Информационные системы предприятия передают в архив документы, которые вышли из оперативной работы, что позволяет разгрузить оперативные хранилища и повысить их быстродействие. При этом решение работает с любыми классами информационных систем, будь то ERP, CRM или ECM.

  • Упрощаются правила хранения документов.

    • Решение позволяет управлять как электронным, так и бумажным хранилищем организации, объединяя их в единый архив, где документы хранятся по установленным правилам. Благодаря этому не нужно организовывать архивное хранение отдельно для каждой информационной системы, которых немало в сложной ИТ-инфраструктуре крупных холдингов.

  • Обеспечивается целостность и юридическая значимость электронных документов.

    • Система Directum поддерживает установку оптимизированных электронных подписей в современном формате CAdES-A. На подписи такого формата устанавливаются архивные штампы времени, которые способны обеспечить длительное хранение документа с сохранением его юридической силы, даже если сертификат ЭП, которым подписан документ, давно утратил действительность.

  • Автоматизируются рутинные операции архивистов и делопроизводителей.

    • Система автоматизирует все процессы работы с документами в архиве — от приема до уничтожения. Автоматически формируются многочисленные отчеты, необходимые для ведения архивной деятельности: сводные описи дел, акты об уничтожении и т.д. Это позволяет ускорить бизнес-процессы и сводит к минимуму вероятность ошибки из-за человеческого фактора.

  • Повышается оперативность доступа к архивным документам.

    • Архивные дела и документы могут выдаваться по запросу физическим и юридическим лицам, а также органам государственной власти. Для удобного доступа сторонних посетителей к документам в веб-клиенте организован читальный зал.

«
Документы в компаниях создаются чаще всего в информационных системах. И так как объемы информации уже огромны, организации начинают реализовывать электронные архивы. Есть два пути: организовать длительное хранение документов в каждой системе или же создать отдельное решение. Наименее затратный и эффективный вариант — отдельная система долговременного хранения документов, — считает Артем Пермяков, руководитель отдела перспективного развития Directum.
»

Решение «Долговременный архив» в целом позволяет управлять хранением электронных и бумажных документов, поддерживает юридическую силу документов и обеспечивает выполнение регулярных архивных процедур. Предусмотрены также пользовательские сценарии: выдача документов по запросу, подготовка выписок и справок».



Подрядчики-лидеры по количеству проектов

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год
Текущий год

Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год
Текущий год

Распределение базовых систем по количеству проектов, включая партнерские решения

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год
Текущий год

  Directum (СЭД/ECM-система) - 983 (803, 180)
  ELMA BPM Suite - 672 (652, 20)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 589 (543, 46)
  Дело (ЭОС) - 559 (475, 84)
  ТЕЗИС - 255 (254, 1)
  Другие 2723

  ELMA BPM Suite - 61 (59, 2)
  Directum (СЭД/ECM-система) - 43 (16, 27)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 39 (33, 6)
  ТЕЗИС - 32 (32, 0)
  Syntellect Tessa - 17 (16, 1)
  Другие 212

  Directum (СЭД/ECM-система) - 91 (29, 62)
  Syntellect Tessa - 56 (56, 0)
  ТЕЗИС - 55 (55, 0)
  ELMA BPM Suite - 54 (53, 1)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 25 (21, 4)
  Другие 138