Directum: Управление закупками (Управление тендерами)

Продукт
Название базовой системы (платформы): Directum (СЭД/ECM-система)
Разработчики: Directum (Директум)
Дата последнего релиза: 2016/02/29
Технологии: SCM,  SRM - Управление взаимоотношениями с поставщиками,  СЭД,  СЭД - Системы потокового распознавания

Содержание

Базовое описание решения

Продукт DIRECTUM: Управление тендерами ориентирован на использование высшим руководством, тендерными комиссиями, руководителями подразделений компании.

Решаемые бизнес-задачи

Выбор поставщиков и подрядчиков на конкурсной основе — один из самых очевидных инструментов компании для максимального соблюдения собственных интересов в процессе контрактования. Создать конкурентную среду для поставщиков, сравнить их предложения, взять под контроль ценообразование и условия контракта, обеспечить прозрачность выбора для руководства компании, снизить коррупционные риски, сформировать «скамейку запасных» поставщиков на случай форс-мажора — это те цели, для достижения которых организуются тендеры.

Бизнес-решение «DIRECTUM: Управление тендерами» концентрируется на обеспечении прозрачности и эффективности внутренних процессов от подачи заявки в тендерную комиссию до контроля условий заключаемых договоров на соответствие результатам тендера.

Основная задача при внедрении решения — не просто автоматизировать работу по управлению тендерами, а используя опыт и лучшие практики, определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретного учреждения и провести качественное внедрение технического решения, обеспечив дальнейшую поддержку. Бизнес-решение «DIRECTUM: Управление тендерами» направленно на повышение эффективности процессов заключения сделок, проводимых регулярно на конкурсной основе.

Бизнес-решение обеспечивает решение следующих бизнес-задач.

1. Инициация тендера:

  • согласование заявок на проведение тендера;
  • согласование сроков проведения тендера и повесток (реестров заявок);
  • отслеживание безальтернативных поставщиков (естественные монополии, стратегические партнеры, владельцы недвижимости и земельных участков);
  • подготовка конкурсной документации;
  • использование стандартных форм и шаблонов договорных документов;
  • обеспечение одновременной работы с документами;
  • согласование конкурсной документации с тендерной комиссией;
  • утверждение распоряжений, бюджета, назначение исполнителей, установка сроков, ознакомление заинтересованных сотрудников с решениями комиссий.

2. Взаимодействие с поставщиками:

  • рассылка (публикация) и прием оферт;
  • организация архива присланных оферт;
  • проведение переговоров;
  • обеспечение конфиденциальности;
  • контроль сроков приема оферт.

3. Выбор победителя:

  • оценка коммерческих предложений по формализованным критериям;
  • контроль сроков рассмотрения;
  • утверждение победителя тендерной комиссией;
  • контроль условий заключаемого договора на предмет соответствия конкурсной документации.

4. Создание реестра проведенных тендеров и архива тендерной документации:

  • классификация документов;
  • связь документов от заявки до договора;
  • разграничение прав доступа к документам.

Исходя из решаемых задач, основными заказчиками бизнес-решения могут выступать владельцы компании, финансовые директора, подразделения, контролирующие деятельность дочерних организаций и ответственные за проведение тендеров. Кроме того, в качестве заинтересованных лиц организации могут вступать следующие группы: руководители подразделений (инициаторов закупок), руководитель отдела снабжения, ответственные за договорную деятельность.


Работа с решением

Решение «DIRECTUM: Управление тендерами» делает все этапы работы по тендеру прозрачными, управляемыми и контролируемыми.

Согласование заявки на тендер. Ответственный сотрудник подготавливает электронный комплект конкурсной документации (проект договора, заявка, техническое задание и т.п.) и отправляет его на согласование, используя механизм workflow системы DIRECTUM. Согласование происходит по типовому маршруту «Согласование заявки на проведение тендера», в параметрах которого необходимо указать назначение тендера, тендерную комиссию (если на предприятии действует только одна комиссия — она будет указываться автоматически), подразделение-заказчик и желаемую дату заключения договора по тендеру.

Файл:Direct-um.png

После заполнения параметров маршрута в специальном справочнике «Тендеры» автоматически будет создана соответствующая запись — в ней будет содержаться вся основная информация по проводимому тендеру и его итогам. Также с этой записью (карточкой тендера) будут связываться все документы, появляющиеся в ходе работ по тендеру. Это обеспечивает удобный и быстрый доступ ко всей необходимой документацией, позволяет хранить ее упорядоченно.

Как правило, после согласования заявки на тендер собирается тендерная комиссия (для принятия решений по датам проведения тендера и т.п.). Для удобной и оперативной организации заседания тендерной комиссии могут использоваться возможности бизнес-решения «DIRECTUM: Управление совещаниями». После заседания тендерной комиссии и подготовки необходимых данных информация о тендере публикуется на внешнем сайте компании-организатора тендера. В рамках внедрения бизнес-решения можно настроить публикацию в автоматическом режиме.

Прием оферт на конкурс. Прием может осуществляться любым выделенным для этой цели сотрудником: секретарем тендерной комиссии, ответственным за тендер, делопроизводителем. Выделенный сотрудник принимает и регистрирует пришедшие оферты в соответствующем справочнике «Оценки оферт».

По истечении даты приема оферт происходит вскрытие конвертов (как правило, в рамках заседания очередной тендерной комиссии). После вскрытия секретарь комиссии непосредственно из карточки тендера оформляет соответствующий протокол. При этом протокол автоматически связывается с карточкой тендера.

За вскрытием конвертов следует процесс рассмотрения и оценки полученных оферт. Оценка также производится по специализированному типовому маршруту.

После оценки всех присланных оферт либо принятия решения о недопущении оферты к оценке формируется протокол рассмотрения оферт, аналогично рассмотренным ранее протоколам.

Определение победителя тендера. Победитель выбирается в рамках заседания тендерной комиссии и утверждается ее председателем. На данном этапе может быть сформирован протокол подведения итогов (аналогично другим видам тендерных протоколов). После определения победителя в карточке тендера указывается оферта-победитель, при этом автоматически заполняются поля «Контрагент-победитель» и «Фактическая дата итогов».

Заключение договора. Для автоматизации этого процесса используется бизнес-решение «DIRECTUM: Управление договорами». Согласование договора происходит по типовому маршруту «Заключение договора по тендеру». Как только договор будет заключен, договор и дата его фактического заключения автоматически отобразятся в карточке тендера.


Бизнес-эффект

Достижение эффекта для высшего руководства:

  • Обеспечить прозрачность принимаемых решений в процессе закупок.
  • Ускорить тендерные процессы.
  • Обеспечить контролируемость тендерных процессов.
  • Обеспечить соблюдение критериев выбора контрагента.
  • Гарантировать включение ключевых требований в условия заключаемых договоров.
  • Снизить риски по заключенным договорам.
  • Увеличить эффективность работы тендерной комиссии.
  • Снизить суммовой порог договоров, для которых проведение тендеров будет эффективным.

Для тендерной комиссии:

  • Облегчить подготовку материалов, повесток, протоколов заседаний комиссий.
  • Обеспечить своевременное ознакомление заинтересованных лиц с протоколами заседаний тендерной комиссии.
  • Ускорить процедуры согласования документации.
  • Обеспечить оперативность проведения внеочередных и срочных тендеров, а так же оперативность принятия решений.
  • Обеспечить должный уровень конфиденциальности в закрытых тендерах.
  • Обеспечить контроль сроков приема и рассмотрения оферт.

Для подразделений — инициаторов закупок:

  • Ускорить подготовку и согласование конкурсной документации.
  • Ускорить процесс выбора контрагента.
  • Организовать базу знаний по поставщикам и их предложениям.
  • Обеспечить соответствие условий договоров конкурсной документации.
  • Упростить процедуры подготовки, проведения и использования результатов тендера.

Для объективной оценки качества процесса управления тендерами при внедрении решения выделяются специальные показатели эффективности.

2016

Обновление осени 2016 года

Компания DIRECTUM объявила в сентябре 2016 года об обновлении технического решения «Управление закупками». Теперь можно собирать заявки на приобретение товаров, работ, услуг прямо в системе, автоматически публиковать закупки на электронную торговую площадку, а сведения о договорах – на сайт «Единой информационной системы в сфере закупок».

В «DIRECTUM: Управление закупками» проработаны два основных направления:

  • расширена функциональность по сбору потребностей от подразделений;
  • разработан механизм размещения информации из системы DIRECTUM на сайт «Единой информационной системы в сфере закупок» и электронные торговые площадки.

План закупок начинается со сбора потребностей

Обычно потребности собираются в виде заявок от подразделений по электронной почте, факсу или телефону. Затем вручную анализируются и группируются по нужным позициям плана закупок. Для организаций это довольно трудоемкий процесс. В новой версии решения сбор потребностей реализован прямо в системе DIRECTUM, и расширены возможности планирования в целом.

Процесс стал проще и быстрее: снижена нагрузка на сотрудников, участвующих в подготовке плана закупок, за счет подключения к планированию инициаторов потребности. Обоснование потребности теперь согласуется в электронном виде, а данные, которые были введены в систему, используются при формировании плана закупок.

Для подразделений процесс закупок становится прозрачным: инициаторы всегда будут знать причину затягивания сроков согласования заявки по своей потребности, а после включения заявки в план смогут отследить ее состояние.

Внутренние процессы и взаимодействие с ЭТП

Теперь, чтобы объявить о закупке, организатору потребуется значительно меньше времени для размещения информации на электронной торговой площадке: все данные уже есть в системе, остается только выбрать объекты – механизм публикации автоматически разместит их на площадке с помощью одной кнопки.

223-ФЗ и сайт Единой информационной системы

Для организаций, чья закупочная деятельность регулируется Федеральным законом №223-ФЗ, добавлена возможность автоматически размещать сведения о договорах по закупкам на сайт «Единой информационной системы в сфере закупок» (ЕИС).

Раньше сотрудник отдела закупок тратил много времени на сбор сведений о договоре и его исполнении: необходимо было получить копии документов у куратора, информацию об оплате и отгрузке в бухгалтерии. Все данные нужно было быстро собрать вместе и вручную разместить на ЕИС.

В текущей версии решения на сайте ЕИС в один клик размещаются сведения о договорах, их изменении, расторжении и исполнении. Информация для публикации и плановые сроки содержатся в DIRECTUM. Система заранее формирует задание на размещение информации и проверку данных для ответственного сотрудника.

Взаимодействие с сайтом ЕИС осуществляется в два этапа:

  • информация размещается на сайт по кнопке из справочника;
  • пользователь ЕИС проверяет размещенные данные и подтверждает публикацию, после чего она становится доступна внешним пользователям.

"Управление тендерами" стало «Управлением закупками»

29 февраля 2016 года компания Directum сообщила о развитии «Управления тендерами». Процедуру закупок подкрепили предварительным планированием, инструментами анализа. Вместе с этими изменениями, изменили название – «Управление закупками».

Программный продукт ориентирован на поддержку организаций, чья закупочная деятельность регулируется Федеральным законом №223-ФЗ[1].

Диаграмма движения документов в системе (2016)

«DIRECTUM: Управление закупками» может использоваться организациями, чья деятельность в сфере закупок не регулируется 223-ФЗ, поскольку многие процессы идентичны.

Планирование закупок

В решении «DIRECTUM: Управление закупками» планирование делается в справочнике, куда вносятся потребности подразделений. Из справочника план выгружается в электронный документ и в таком формате отправляется на согласование. После предварительного согласования планы подразделений включаются в годовой план закупок компании.

Процесс планирования можно организовать непосредственно в подразделениях-инициаторах закупки. Этим сокращается нагрузка на отдел, планирующий закупки компании.

Проведение процедуры закупок

В решении улучшены функциональные возможности для проведения закупки. Автоматически формируется извещение о закупке, отслеживается и фиксируется информация о выполнении плана закупок, сведения о размещении закупки.

Механизм уведомлений напомнит ответственным о значимых моментах процесса:

  • о необходимости инициировать закупку,
  • о приближающихся датах вскрытия конвертов,
  • дате подведения итогов,
  • датах заключения договоров,
  • времени публикации информации на «Портале закупок».

С помощью бизнес-решения «DIRECTUM: Управление совещаниями и заседаниями» в рамках системы можно организовать заседания закупочной комиссии с последующим формированием протоколов. Формировать закупку стало возможным по нескольким лотам. При использовании «DIRECTUM: Управление договорами» лоты закупки можно связывать с договорными документами компании. Быстро подготовить отчетность для анализа выполнения плана и эффективности закупочной деятельности поможет модуль «Управление показателями эффективности».

Исполнение договоров закупки

Для соблюдения требований законодательства в части своевременного размещения сведений об исполнении договора на «Портале закупок» в решении «DIRECTUM: Управление закупками» подготовлен справочник, который объединяет структурированную информацию об исполнении договора и электронные документы (акты, накладные, платежные документы) для публикации.

Примечания



ПРОЕКТЫ (2) ИНТЕГРАТОРЫ (2) СМ. ТАКЖЕ (3)


Подрядчики-лидеры по количеству проектов

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

Распределение базовых систем по количеству проектов, включая партнерские решения

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

  Directum (СЭД/ECM-система) - 972 (801, 171)
  ELMA BPM Suite - 625 (607, 18)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 558 (516, 42)
  Дело (ЭОС) - 541 (458, 83)
  ТЕЗИС - 245 (244, 1)
  Другие 2526

  ELMA BPM Suite - 61 (59, 2)
  Directum (СЭД/ECM-система) - 43 (16, 27)
  Syntellect Tessa - 38 (38, 0)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 33 (27, 6)
  ТЕЗИС - 32 (32, 0)
  Другие 242

  Directum (СЭД/ECM-система) - 92 (28, 64)
  ТЕЗИС - 55 (55, 0)
  ELMA BPM Suite - 47 (47, 0)
  Дело (ЭОС) - 18 (18, 0)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 10 (8, 2)
  Другие 56

Подрядчики-лидеры по количеству проектов

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

Распределение базовых систем по количеству проектов, включая партнерские решения

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 39 (31, 8)
  ТЕЗИС - 17 (17, 0)
  Дело (ЭОС) - 14 (14, 0)
  ЭЛАР ПланСкан - 12 (12, 0)
  ABBYY FlexiCapture - 8 (8, 0)
  Другие 86

  Syntellect Tessa - 38 (38, 0)
  ТЕЗИС - 32 (32, 0)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 29 (27, 2)
  ЭЛАР ПланСкан - 26 (26, 0)
  Synerdocs - 15 (15, 0)
  Другие 106

  ТЕЗИС - 55 (55, 0)
  DirectumRX - 36 (36, 0)
  Synerdocs - 29 (29, 0)
  Дело (ЭОС) - 18 (18, 0)
  ЭЛАР ПланСкан - 14 (14, 0)
  Другие 81