Directum Capture and Transformation Services (DCTS)

Продукт
Разработчики: Directum (Директум)
Технологии: СЭД - Системы потокового распознавания

Содержание

Сегодня большая часть документов поступает в организацию в бумажном виде. Тем не менее практически для любого среднего и крупного предприятия очевидно, что удобнее, дешевле, надёжнее и практичнее работать с электронными образами документов, нежели с их бумажными копиями и тем более оригиналами. Поэтому, задачи сокращения «бумаги» в документообороте компании, повышения скорости занесения информации в систему и их оперативная обработка выходят на первый план.

Для решения этих проблем специалистами компании DIRECTUM было разработано несколько продуктов, облегчающих преобразование и ввод документов в ECM-систему независимо от источника их появления.

Технологии

DIRECTUM Capture and Transformation Services (DCTS) – набор служб, облегчающих массовый ввод документов в DIRECTUM с внешних источников (сканеров, МФУ, сендеров, папок файловой системы, факсов, почтовых серверов и т.д.) и их дальнейшее преобразование в различные форматы.

Службы ввода (DIRECTUM Capture Services)

Службы ввода включают в себя различные сервисы по интеграции с оборудованием и захвату образов документов, а также реализуют первичную обработку документов (например, разделение потока страниц по разным признакам – наличию и типу штрих-кода, однотонному листу, количеству страниц и т.д.). Вот лишь некоторые из служб:

  • Служба ввода с факса. Служба принимает факсы на факс-модем, получая образы входящих многостраничных документов. Отправляет образы в DIRECTUM, предоставляя информацию о количестве страниц, телефонном номере отправителя, телефонном номере получателя. Служба интегрирована с Microsoft Fax Service.
  • Служба ввода из файловой системы. Служба принимает документ из папки файловой системы и ее подпапок в заданном порядке (по дате создания, по имени файла и т.д.) и группирует отдельные образы страниц в документы. Отправляет тела документов в DIRECTUM, предоставляя информацию о полном пути к файлам документа. Служба поддерживает не только графические образы, но и изначально электронные документы и может работать с сетевыми сканерами (децентрализованное сканирование) – через папки файловой системы и FTP.
  • Служба ввода с почтовых серверов. Служба загружает почтовые сообщения (текст письма и его вложения), фильтрует письма по теме и адресату. Обработанные письма могут быть удалены из почтового ящика немедленно или спустя заданный промежуток времени. Службы ввода тесно взаимодействуют с технологией DIRECTUM RapID, позволяющей маркировать документы уникальным штрих-кодом. Штрих-код не только помогает быстро найти электронный документ по его бумажному экземпляру, но и позволяет соотнести образ входящего документа с его электронным аналогом.

Службы преобразования (DIRECTUM Transformation Services)

Службы преобразования переводят документы в другие форматы и извлекают из них полезную информацию. В настоящий момент службы преобразования представлены сервисом конвертации в PDF, обращение к которому может производиться, как непосредственно из проводника DIRECTUM, так и из пользовательских сценариев. Для сервиса можно настраивать произвольное количество преобразований в PDF, каждое из которых характеризуется своими настройками безопасности и качеством конечного документа. Также к службам преобразования документов относятся:

  • Служба извлечения штрих-кода. Служба извлекает штрих-коды из образа документов и возвращает коллекцию распознанных штрих-кодов. Вызывается из сценария приема документов. Функционал службы используется в службе ввода со сканера и файловой системы.
  • Служба объединения изображений. Группирует образы, возвращая один многостраничный TIFF-документ. Функционал службы используется в службах захвата со сканера и файловой системы. Служба применяется, например, для добавления в документ новых страниц.

Решения

DCTS представлены набором сервисов, которые, интегрируясь с различными компонентами от программных OCR-продуктов до промышленных потоковых сканеров, отвечают за продвижение бумажного или факсового документа по предопределённым или динамически настраиваемым этапам. Компонентная структура служб ввода и преобразования позволяет легко адаптировать их к нуждам заказчика в каждой конкретной ситуации.

Решения, использующие технологии DCTS, адаптируются под каждый бизнес-процесс индивидуально, что обеспечивает их гибкость и максимальную эффективность. Типовые же сценарии, которые востребованы большинством организаций, можно условно разделить на две большие группы:

  • Потоковый ввод абсолютно всех входящих документов в систему. Сценарии этой группы используются в том случае, если перед предприятием стоит задача полного избавления от бумажной документации за пределами отдела делопроизводства. В этом случае применяются практически все службы захвата и преобразования документов. Будучи автоматизированными, такие сценарии предполагают ввод любой входящей документации в систему со сканеров, факсов и других источников, последующую обработку документов с помощью служб преобразования и дальнейшее продвижение электронных образов документов по предопределённым маршрутам уже в DIRECTUM.
  • Автоматизация отдельного бизнес-процесса. Эти сценарии предполагают автоматизацию отдельных бизнес-процессов в организации. Это может быть, к примеру, обработка страховых заявлений или сбор и анализ кредитных досье. Сценарии этой группы очень сильно зависят от специфики работы конкретного предприятия, но все они предъявляют дополнительные требования к процессу захвата: высокая скорость, необходимость извлечения структурированной информации из образов, четкий бизнес-процесс и, как правило, распределенный ввод и обработка. Благодаря модульной архитектуре DCTS появляется возможность выбрать способ занесения и хранения документов (централизованное, децентрализованное); дополнительно могут привлекаться OCR, OMR или ICR средства (например, ABBYY FineReader, FlexiCapture, FormReader или Recognition Server).Таким образом эти решения покрывают большую часть списка задач массового ввода документов в систему и их преобразования из одних форматов в другие.

Качественный эффект

При достижении целей внедрения сервисов захвата и преобразования документов можно наблюдать ярко выраженные качественные эффекты:

  • существенное сокращение времени занесения документов в систему вне зависимости от источника поступления и, как следствие, значительное увеличение скорости работы с документами (в т.ч. за *счет избавления от бумаги);
  • повышение надёжности за счёт сведения к нулю риска неверного занесения документа;
  • повышение уровня надежности и безопасности доступа к документам за счёт автоматического преобразования некоторых исходящих документов в неизменяемые форматы.

Целевая аудитория DCTS – крупные, средние и небольшие компании, которые ориентированы на эффективную автоматизацию управления контентом, или компании, в которых уже построен электронный документооборот – именно в этом случае входящая информация максимально быстро достигнет адресата и будет грамотно обработана. В целом нужно отметить, что программно-аппаратные комплексы потокового ввода документов становятся всё более популярным решением среди компаний, стремящихся сократить время, которое они тратят на обработку бумажных документов и их преобразование. Такие решения со всеми их достоинствами должны и будут становиться доступнее и проще как в использовании, так и при внедрении – в т.ч. для некрупных компаний.

В целом Службы ввода и преобразования документов DIRECTUM облегчат переход к полноценному электронному документообороту в организациях различного масштаба, ускоряя процессы, повышая доверие к системе у руководства и делопроизводителей, сокращая время, затрачиваемое на рутинную обработку входящей документации.



ПРОЕКТЫ (1) ИНТЕГРАТОРЫ (1) СМ. ТАКЖЕ (3)

ЗаказчикИнтеграторГодПроект
- ГазНИИпроект
АйтиКонсалт2013.02Описание проекта



Подрядчики-лидеры по количеству проектов

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год
Текущий год

Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год
Текущий год

Распределение базовых систем по количеству проектов, включая партнерские решения

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год
Текущий год

  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 38 (32, 6)
  ТЕЗИС - 17 (17, 0)
  Дело (ЭОС) - 15 (15, 0)
  ЭЛАР ПланСкан - 12 (12, 0)
  ABBYY FlexiCapture - 8 (8, 0)
  Другие 86

  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 36 (33, 3)
  ТЕЗИС - 32 (32, 0)
  ЭЛАР ПланСкан - 26 (26, 0)
  Syntellect Tessa - 17 (16, 1)
  Smart IDReader - 16 (16, 0)
  Другие 117

  Syntellect Tessa - 56 (56, 0)
  ТЕЗИС - 55 (55, 0)
  DirectumRX - 36 (36, 0)
  Synerdocs - 27 (27, 0)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 24 (21, 3)
  Другие 129

  Smart IDReader - 13 (12, 1)
  ТЕЗИС - 10 (10, 0)
  ЭЛАР ПланСкан - 10 (10, 0)
  Synerdocs - 8 (8, 0)
  1С:Документооборот 8 - 7 (6, 1)
  Другие 53