DocSpace

Продукт
Название базовой системы (платформы): Microsoft SharePoint 2013
Разработчики: Контек (Conteq)
Дата последнего релиза: февраль 2015 года
Технологии: CPM,  SaaS - Программное обеспечение как услуга,  СЭД

Содержание

DocSpace – система управления электронными документами и рабочими процессами на платформе MS SharePoint 2013. DocSpace относится к классу систем ECM (Управление корпоративным информационным контентом или Системы электронного документооборота) /BPM (Управление эффективностью бизнеса).

Image:Docspace.png

Полноценный электронный документооборот:

  • Входящие, исходящие документы и письма.
  • Организационно-правовые документы.
  • Распорядительные документы.
  • Информационно-справочные документы.
  • Служебные записки.
  • Полный цикл управления договорной деятельностью.
  • Заявки на оплату счетов.
  • Резолюции и поручения (индивидуальные и коллективные).
  • Контроль исполнения поручений и документов.
  • Архив нормативно-справочной информации.

DocSpace объединяет преимущества коробочной системы, где уже есть вся необходимая функциональность (шаблоны документов и сценарии работы) и преимущества платформы SharePoint, обеспечивая:

  • Централизованное хранилище электронных документов.
  • Удобную повседневную работу пользователей (личные рабочие места и индивидуальное представление информации).
  • Доступ через популярные web-браузеры и работу с планшета iPad.
  • Высокий уровень безопасности данных (разграничение прав пользователей, возможность применения жестких сценариев обработки документов, защита конфиденциальных данных).
  • Движение документов (workflow) c учетом специфики работы отдельного предприятия. Наличие гибких и жестких маршрутов. Легкое создание новых маршрутов.
  • Поддержку всего жизненного цикла документов (получение из различных источников, регистрация, подготовка, согласование, подписание (с возможностью использования ЭЦП), резолюция, назначение ответственных и групп исполнителей, рассылка, исполнение, уничтожение или передача в архив).
  • Поддержку документов и файлов, содержащих различный контент (текстовый и табличный вид, аудио, видео).
  • Коллективную работу с документами.
  • Сквозной документооборот (филиалы, группы компаний и т.п.).
  • Легкую интеграцию с любыми учетными системами, системами управления проектами и пр.

Дополнительно могут быть автоматизированы (на основе готовых конфигураций) следующие процессы:

  • Аналитика: анализ данных по различным разрезам, используя хранилище данных (Data Ware House) и OLAP кубы, выгрузка данных в DWH и OLAP, специальные отчеты.
  • Управление заявками (HelpDesk): канцтовары; переговорные; пропуска; курьеры.
  • Управление совещаниями: подготовка совещания; согласование; уведомления; протоколы встречи; поручения.
  • Архивное дело: справочники; библиотеки общих файлов.
  • Управление проектной деятельностью: единый узел с информацией и документами по проекту.
  • Корпоративный портал: контакты сотрудников; тел. справочники; новости; форумы; календари; блоги / вики-страницы; базы знаний.

Прочие бизнес-процессы могут быть автоматизированы по запросу.

Преимущества СЭД/ECM-системы DocSpace

  • Современность – система создана с использованием самых передовых технологий и органично дополняет богатую базовую функциональность SharePoint, не нарушая ее архитектуру.
  • Простота и гибкость настроек (кастомизации) – система доступна для самостоятельной установки и настройки Заказчиком. СЭД/ECM-система DocSpace настраивается без привлечения программистов.
  • Гибкость в разграничении уровней безопасности – система учитывает особенности платформы SharePoint и предоставляет уникальные возможности по управлению правами доступа.
  • Модульность и расширяемость – система является модульной, и новая функциональность может быть добавлена в систему без влияния на стабильное ядро. Система предлагает открытые интерфейсы для создания дополнительных расширений разработчиками

Стоимость и сроки внедрения

Проект внедрения коробочной СЭД/ECM-системы DocSpace, как правило, продолжается 1,5 месяца, а результат полностью соответствует запросу современного корпоративного Заказчика: «Немедленное решение с индивидуальным подходом». Стоимость лицензий DocSpace: 400 тыс. рублей на 100 рабочих мест.

Результат

  • эффективный контроль исполнительской дисциплины
  • продуктивная работа сотрудников, без рутины
  • снижение затрат на выработку управленческих решений за счет минимизации времени на обработку документов и их поиск
  • безопасное, долгосрочное хранение документов
  • расширение функциональности «по требованию» без привлечения подрядчика

2015: СЭД DoсSpaceтеперь доступна в облаке

Разработчики СЭД/ECM-системы «DocSpace» выпустили в феврале 2015 года облачную версию решения, в качестве инфраструктуры используется Microsoft Azure

В «облаке» доступна полнофункциональная версия коробочной системы «DocSpace», которая обеспечивает управление всеми видами документов: организационно-распорядительными, внутренними (в том числе служебными записками), входящими и исходящими, заявками на оплату и договорами.

Стоимость месячной подписки на одного сотрудника составляет 260 рублей.

По сравнению с традиционным методом приобретения, внедрение облачного документооборота в Microsoft Azure на 50 сотрудников позволит снизить совокупную стоимость владения (TCO) программным обеспечением в течение 2-х лет на 42%.



ПРОЕКТЫ (17) ИНТЕГРАТОРЫ (2) СМ. ТАКЖЕ (19)
ОТРАСЛИ (12)


Подрядчики-лидеры по количеству проектов

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

Распределение базовых систем по количеству проектов, включая партнерские решения

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

  ELMA BPM Suite - 614 (607, 7)
  1С:Предприятие 8.3 - 605 (130, 475)
  Bpm`online - 599 (310, 289)
  1С:Предприятие 8.2 - 487 (478, 9)
  ВидеоМост (VideoMost) ВКС - 478 (478, 0)
  Другие 2898

  Bpm`online - 95 (93, 2)
  ELMA BPM Suite - 61 (59, 2)
  1С:Предприятие 8.3 - 51 (13, 38)
  ВидеоМост (VideoMost) ВКС - 25 (25, 0)
  Omnicomm Online - 13 (13, 0)
  Другие 226

  ELMA BPM Suite - 47 (47, 0)
  DirectumRX - 36 (36, 0)
  1С:Предприятие 8.3 - 33 (11, 22)
  Naumen Service Desk - 11 (10, 1)
  Bpm`online - 10 (6, 4)
  Другие 163

Подрядчики-лидеры по количеству проектов

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

Распределение базовых систем по количеству проектов, включая партнерские решения

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

  Directum (СЭД/ECM-система) - 972 (801, 171)
  ELMA BPM Suite - 625 (607, 18)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 558 (516, 42)
  Дело (ЭОС) - 541 (458, 83)
  ТЕЗИС - 245 (244, 1)
  Другие 2526

  ELMA BPM Suite - 61 (59, 2)
  Directum (СЭД/ECM-система) - 43 (16, 27)
  Syntellect Tessa - 38 (38, 0)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 33 (27, 6)
  ТЕЗИС - 32 (32, 0)
  Другие 242

  Directum (СЭД/ECM-система) - 92 (28, 64)
  ТЕЗИС - 55 (55, 0)
  ELMA BPM Suite - 47 (47, 0)
  Дело (ЭОС) - 18 (18, 0)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 10 (8, 2)
  Другие 56