M-Files СЭД

Продукт
Разработчики: M-Files (компания)
Дата последнего релиза: 2017/12
Технологии: СЭД,  СЭД - Системы потокового распознавания

Содержание

M-Files - это мощная и, в тоже время, простая в использовании система электронного документооборота и управления корпоративной информацией, решающая проблемы хранения, поиска и просмотра документов. В отличие от большинства систем электронного документооборота, M-Files не требует изменений бизнес-процессов компании. Пользователям не придется менять привычный для них режим работы, так как интерфейс M-Files полностью интегрирован с Windows Explorer и поддерживает все приложения Microsoft Windows.

Основные характеристики системы электронного документооборота M-Files

1. Интерфейс

  • Полная интеграция с Windows Explorer
  • Хранилище документов доступно через виртуальный диск
  • Использование технологии drag and drop для сохранения документов, сообщений электронной почты и других файлов

2. Контроль над документами

  • Операции изъятия и возврата документа предотвращают проблемы одновременного редактирования данных
  • Автоматическое сохранение предыдущих версий документа
  • Протоколирование изменений документа (кем и когда изменен, комментарии)
  • Возможность автоматического присвоения имени и номера документа

3. Поиск требуемых документов

  • M-Files даёт возможность найти нужный документ просто введя ключевое слово в окне поиска. Поиск осуществляется как по реквизитам, так и по содержанию документа
  • Динамическое отображение документов в зависимости от выбранной группировки
  • Доступность одного и того же документа в различных папках (напр. в папках клиента и проекта) без необходимости создания копий

4. Удаленная работа с документами

  • Быстрое удаленное подключение
  • Возможность просматривать, создавать, редактировать, и хранить документы в режиме offline с последующей автоматической синхронизацией
  • Возможность работы через Web браузер, включая пользователей Mac и Linux
  • Доступ к M-Files с мобильных устройств на базе Android, iOS, Windows Phone
  • Репликация увеличивает скорость работы с документами на удаленных компьютерах

5. Безопасность данных

  • Контроль «видимости» данных; возможность скрывать определенные документы, сохраняя при этом единое место хранения документов
  • Гибкая настройка доступа к документу снижает риск появления человеческих ошибок
  • Совместимость с Microsoft Active Directory
  • Автоматическое резервное копирование данных в соответствии с определенным графиком

6. Автоматизация совместной работы с документами

  • Уведомления по E-mail о создании и изменении документа
  • Распределение задач по работе с документом между пользователями
  • Возможность настройки процессов согласования документов и любых других бизнес-процессов
  • Возможность совместного редактирования документов при помощи Microsoft SkyDrive

7. Настройка хранилищ и свойств документов

  • В M-Files возможно настроить свойства документов для их группировки и поиска, в том числе с использованием списков значений и полей-фильтров
  • Возможность работы со связанными документами, использование шаблонов при создании документов
  • Управление данными о клиентах, проектах или любыми другими данными в зависимости от настроек системы

8. Установка и настройка

  • Мастер установки дает возможность пользователю самостоятельно установить систему M-Files
  • Загрузка существующих файлов в M-Files при помощи технологии drag and drop
  • Работа с M-Files не требует специальных технических знаний

9. Интеграция с другими приложениями

  • Интеграция с любыми внешними системами (CRM, ERP, и др.)
  • Импорт файлов в систему со сканеров и многофункциональных устройств
  • Импорт e-mail сообщений с mail сервера
  • Возможность использования интерфейса разработчика M-Files API

Image:Mfiles8.png

10. Совместимость

  • M-Files поддерживает все файловые форматы, такие как Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, PDF, CAD, рисунки, сканированные бумажные документы, электронные письма и вложения и др.
  • M-Files использует стандартные команды для работы с файлами такие как: Открыть, Сохранить, Сохранить как, и др.
  • M-Files интегрируется с приложениями Microsoft Office, Microsoft SharePoint, Microsoft Dynamics CRM, AutoCAD.


Существуют отраслевые решения на основе системы электронного документооборота M-Files для:

  • Аудиторских, юридических и консалтинговых компаний
  • Банков, страховых компаний и других финансовых учреждений
  • Архитектурных, инженерных и строительных компаний
  • Производственных и торговых компаний
  • Медицинских учреждений и больниц
  • Фармацевтических компаний
  • Компаний в сфере недвижимости

Решение по управлению качеством M-Files QMS

M-Files QMS - простое и практичное решение для управления качеством, которое помогает производственным и другим компаниям выполнять требования к документации, связанные с:
  • Применением стандартов качества, таких как ISO 9001;
  • Маркировкой СЕ;
  • Стандартами FDA 21 CFR Part 11 и EU GMP Annex 11;
  • Аудитами по всем вышеперечисленным пунктам.


M-Files QMS идеально подходит для компаний, работающих в таких отраслях, как:

  • Фармацевтика и клинические исследования;
  • Производство медицинского оборудования;
  • Биотехнологии;
  • Химическая и нефтехимическая промышленность;
  • Производство напитков и продуктов питания;
  • Транспорт, в том числе авиационный, автомобильный и др.
  • Добыча полезных ископаемых;
  • Организации любой отрасли, сертифицированные по стандартам ISO 9001.

Решение M-Files QMS включает в себя полный набор модулей для поддержки процедур управления качеством, таких как:

  • Документооборот: организация и управление всеми, связанными с качеством, документами (СПД, ТУ, регламенты и др.), с сохранением всех версий документов, обеспечением безопасности, обязательными процессами согласования и публикации документов;
  • Контроль качества: управление аудитами и инспекциями качества, эффективная обработка и документирование отклонений и корректирующих действий;
  • Автоматизация задач: автоматизация и документирование повторяющихся задач и процессов, автоматические напоминания пользователям;
  • Персонал: назначение прав доступа пользователей на основе ролей, документирование опыта и квалификации сотрудников и подрядчиков;
  • Обучение: планирование курсов обучения и повышения квалификации, учет участников и результатов обучения;
  • Справочники и реестры: создание и управление справочникам конкретной компании, в том числе основных средств, ТМЦ, программного обеспечения и др.

Решение M-Files QMS предлагает ряд инструментов для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов:

  • Электронная цифровая подпись: когда документы должны быть утверждены, M-Files QMS поддерживает три варианта подписи: встроенная цифровая подпись, использование внешней цифровой подписи и рукописная подпись;
  • Преобразование в PDF, вставка водяных знаков и защита контента при помощи сертификата;
  • Рабочий календарь для планирования задач, автоматические напоминания о сроках выполнения;
  • Инструментарий для проверки соответствия стандартам.

Решение по управлению основными фондами предприятия M-Files EAM

Решение M-Files EAM помогает Вам собрать все технические данные об оборудовании и поставщиках в централизованном хранилище и платформе для совместной работы. При помощи данной системы можно решать весь комплекс задач, связанных с управлением техническим обслуживанием и ремонтом оборудования и других основных средств, а также с управлением основными данными.


Успешная техническая поддержка оборудования основывается на предварительно заданных процессах и планах, где большинство работ по техническому обслуживанию выполняется в упреждающем режиме. Это повышает уровень безопасности на предприятиях и обеспечивает повышение производительности за счет большего доступного времени оборудования. К сожалению, только небольшая часть предприятий способны достичь этой цели, потому что большинство служб технического обслуживания не имеют доступ к необходимой нормативно-справочной информации. Важные данные, связанные с различными производственными площадками и специальным оборудованием часто отсутствуют или неточны. Кроме того, другие важные документы, такие как спецификации материалов и чертежи, часто не связаны с техническими данными и не всегда доступны. Сбор технических данных в рамках организации, как правило является серьезной проблемой и часто становится практически невозможным без помощи специальных средств, особенно когда в техобслуживании задействованы сторонние подрядчики.

Решение M-Files EAM позволяет собрать все необходимые технические данные как внутри организации, так и от партнеров, используя простые формы, которые можно заполнять без предварительной подготовки. Решение включает следующие основные функциональные модули:

  • Документы – структурированное хранение всех документов, связанных с оборудованием и основными средствами, техобслуживанием и ремонтами
  • Объекты и оборудование - ведение справочника основных средств (объектов недвижимости, производственных площадок и оборудования)
  • Поставщики - ведение справочника поставщиков и подрядчиков
  • Персонал - ведение справочника сотрудников компании
  • Техобслуживание и ремонт - ведение графиков планово-предупредительных и ремонтных работ, создание и отслеживание выполнения заказ нарядов
  • Проекты – управление проектами по выводу/вводу в эксплуатацию и ремонту оборудования и основных средств
  • Склад – учет материально-технических ресурсов

Сотрудники и подрядчики имеют доступ к системе через знакомый и эффективный Windows-клиент, который поддерживает кэширование и автономный доступ для повышения производительности и надежности, даже в условиях низкой пропускной способности или при отсутствии локальной сети или подключения к Интернету, например, при удаленной работе или во время проблем с сетью или сбоев системы.

Пользователи получают такой же доступ к системе M-Files EAM, как к своим папкам `Мои документы` или `Мой компьютер`, но быстрее и безопаснее. Также система может быть доступна через стандартные веб-браузеры и на мобильных устройствах, таких как смартфоны и планшеты с поддержкой самых популярных платформ, в том числе IOS, Android и Windows Phone.

Использование M-Files EAM для управления основными данными, техническим обслуживанием и ремонтами улучшает качество информации, облегчает процесс принятия решения и способствует повышению эффективности процессов техобслуживания и ремонта. Основные преимущества применения M-Files EAM включают:

  • Более эффективное использование существующих систем
  • Больше удобства для пользователей
  • Улучшение качества основных данных
  • Быстрый доступ к данным
  • Более эффективное управление работами по техобслуживанию и ремонту

Большинство специализированных EAM-систем и EAM-модулей ERP-систем не предоставляют достаточного функционала для управления документами. Можно легко подключить решение M-Files EAM к подобным системам, а затем легко связывать ключевые документы по техническому обслуживанию с оборудованием, которое учитывается в таких EAM-системах как IBM Maximo или SAP PM. Результатом является то, что пользователи могут перейти непосредственно к нужным им документам из пользовательского интерфейса существующей EAM-системы, без необходимости изучать новую систему.

Решение M-Files EAM доступно как для локального развертывания на основе технологий Windows Server и Microsoft SQL Server, так и на надежных масштабируемых облачных сервисах, работающих на Windows Azure.

История развития

2017

Выпуск M-Files 2018 с ИИ

В декабре 2017 года компания M-Files Corporation, поставщик решений по интеллектуальному управлению информацией, объявила о выходе версии M-Files 2018. Данная версия системы представляет обновленный подход к управлению информацией, в котором используются возможности искусственного интеллекта для уменьшения разрозненности информации и упрощения опыта пользователей без перестройки действующих в компании систем и процессов.

Версия M-Files 2018 предлагает пользователям простой и унифицированный интерфейс для "умного" поиска, доступа к информации, управления данными и информацией, которая может храниться в любой системе. При этом такая схема не мешает существующим процессам и их участникам. Это избавляет бизнес от сложных и дорогих проектов по миграции данных, отметили в компании.

«
Платформа M-Files 2018 представляет подход «интеллектуальное управление информацией», который подтолкнул аналитиков, отраслевых экспертов и организации разного типа полностью пересмотреть традиционные определения и подходы к управлению информацией, — рассказал Миика Мякитало, генеральный директор корпорации M-Files. — С выходом M-Files 2018 мы развенчиваем миф о том, «что весь контент должен храниться в одной системе». Мы так считали всегда: совершенно не важно, где хранится информация; важно, что она содержит и с чем связана. Именно контекстные связи делают ее релевантной.
»

Архитектура

Уровень интеллектуальных метаданных, или IML (Intelligent Metadata Layer) — это инновационное изменение в архитектуре M-Files, которое поддерживает приложения-коннекторы к внешним системам. Как только внешний коннектор установлен, информация из этой системы становится доступной напрямую: через мобильное приложение M-Files, настольный клиент M-Files и веб-доступ, пояснили разработчики.

Пользователи работают с информацией без перемещения данных и не мешают другим пользователям. Информацию, которая хранится во внешних системах, можно дополнить метаданными. С их помощью M-Files устанавливает связи между объектами информации и формирует контекст по существующим бизнес-системам. Например, документы в сетевой папке или в SharePoint можно классифицировать по типу («договор» или «коммерческое предложение») и связать с другими важными бизнес-объектами: профилем клиента в CRM-системе или проектом в ERP-системе.

По информации M-Files, такой подход предлагает совершенно иное динамичное контекстуальное представление информации, при этом данные, документы и файлы остаются в привычном месте хранения и доступны пользователям, у которых не установлена программа M-Files. Платформа M-Files 2018 предлагает открытую архитектуру для разработки коннекторов к любой внешней системе. Партнеры и клиенты M-Files могут самостоятельно развивать дополнительные коннекторы.

Искусственный интеллект

Платформа M-Files 2018 использует технологии искусственного интеллекта, чтобы помочь пользователям автоматически анализировать, классифицировать, отмечать документы и другую информацию. Технологии ИИ позволяют установить связи с объектами в других системах, например, связать документ с клиентом, проектом или кейсом, которым управляют в CRM-, ERP- или HR-системе. Такие связи вместе с другими метаданными устанавливают контекст, который меняется в зависимости от роли пользователя, рабочего шага в процессе и индивидуальных настроек. Это позволяет персонализировать работу пользователей с информацией, при этом организация не теряет контроль над безопасностью и разграничением доступа.

Искусственный интеллект в M-Files 2018 позволяет автоматически классифицировать контент и предлагает метаданные для документов и другой неструктурированной информации, используя текстовую аналитику, обработку естественного языка, понимание естественного языка и аналитику изображений. Платформа M-Files 2018 включает технологии ИИ собственной разработки, которые представлены к получению патента, а также открытую архитектуру для сервисов ИИ, предоставленных третьими сторонами: Microsoft, Google, ABBYY и другими, указали в компании.

M-Files использовала технологии ABBYY

20 июня 2017 года компания ABBYY сообщила о партнёрстве с корпорацией M-Files.

M-Files интегрирует технологию ABBYY в свою интеллектуальную информационную платформу, упрощая и улучшая способы организации и классификации информации. В сотрудничестве с ABBYY создана интеллектуальная и структурированная информационная среда, в которой контент связан с другими системами и бизнес-процессами внутри организации. Пользователи получат полную информацию обо всём, что происходит в компании: о структурированных данных, о неструктурированном контенте в бизнес-системах.

Для этого компания-заказчик внедрила технологию анализа и понимания контекста текстов на естественном языке от ABBYY. Технология выполняет полный семантико-синтаксический анализ текста, создаёт его универсальное представление, извлекает сущности, события и связи между ними.

Реклама M-Files, (2016)
«
Технологии искусственного интеллекта ABBYY позволяют на качественном уровне анализировать данные и автоматизировать процессы управления информацией и связанными с ней бизнес-процессами. Фактически технологии ABBYY для M-Files можно сравнить с топливом для реактивных двигателей: они помогают усовершенствовать процесс автоматической категоризации файлов с метаданными, что избавляет пользователей от дополнительных задач и ускоряет поиск информации по всей организации.

Мика Джавайнен, вице-президент по управлению продуктами M-Files
»

«
Мир быстро меняется, поэтому бизнесу критично, чтобы необходимая информация попала к правильному человеку вовремя. Но большинство данных в организациях не структурированы, что затрудняет их использование для обработки и автоматизации процессов. Наше партнёрство с M-Files поможет организациям автоматически классифицировать и с лёгкостью использовать весь объём входящей и генерируемой в компании неструктурированной полезной информации, понимать её контекст и актуальность.

Свен Дидрих, директор бизнес-подразделения по лицензированию технологий компании ABBYY в Западной Европе
»

2016: СЭД/ECM-система M-Files обзавелась цифровой подписью DocuSign

FTS Russia объявила об интеграции системы управления информацией и электронным документооборотом M-Files с цифровой подписью DocuSign. Такой подход упрощает и делает безопасным утверждение документов внутри компании и обмен копиями между контрагентами.

Цифровая подпись DocuSign помогает компаниям подписать документы, не распечатывая их. Если говорить о копиях документов и других бумагах, не требующих сертификата электронной подписи, то факсимиле DocuSign подойдет для ежедневного утверждения документов и внутрифирменной переписки.

Интеграция M-Files с DocuSign помогает быстрее собрать нужные цифровые подписи по договору, соглашению или заявке на закупку. Сотрудники подписывают документы, не выходя из системы M-Files, добавив дополнительный шаг в автоматизированный рабочий процесс. При этом каждый подписант получает по электронной почте уведомление о необходимости проверить и подписать документ. Когда уполномоченные пользователи поставили подпись, финальный документ отправляется в хранилище M-Files, откуда его можно брать в работу, изменять, отправлять и т. д. Цифровую подпись DocuSign можно использовать и в тех случаях, когда у подписантов нет доступа к M-Files.

2015: Вышла версия СЭД M-Files 2015

13 апреля 2015 года стало известно о выходе 1 апреля 2015 года версии системы управления корпоративной информацией M-Files 2015[1].

Продукт содержит изменения:

  • новое графическое представление бизнес-процессов;
  • улучшен функционал резервного копирования, восстановления и внедрения в гибридном облаке,
  • расширены возможности совместной работы над документами из мобильных приложений.

Система управления корпоративной информацией M-Files включает в себя возможность создавать графические представления бизнес-процессов для оптимизации их эффективности. Новый графический редактор бизнес-процессов в M-Files 2015 помогает создавать и отображать бизнес-процессы в виде графических диаграмм, обеспечивая наглядное представление и более простое управление сложными процессами. Кроме этого, для компаний регулируемых отраслей или соблюдающих требования по качеству предусмотрено экспортирование диаграмм из системы в файл для представления свидетельств о выполнении необходимых требований.

Улучшен функционал репликации данных, что обеспечивает непрерывность бизнеса и позволяет развернуть систему в гибридном облаке. Возможности репликации данных в действующей версии M-Files позволяют компаниям, работающим в облачной или локальной версии, задействовать дополнительное облачное хранилище (на платформе Microsoft Azure) для хранения и управления выбранными файлами в облаке, чтобы обеспечить постоянную безопасность, защиту и доступность информации.

В числе функций и возможностей версии M-Files 2015:

  • Расширены возможности управления информацией через мобильное приложение. Обновленные мобильные приложения M-Files позволяют удаленным работникам просто создавать, редактировать, обрабатывать информацию и делиться документами вне офиса. Улучшения мобильного приложения M-Files включают в себя:
    • возможность создавать новые типы объектов (напр. документ, клиент, проект),
    • редактировать файлы,
    • делиться файлами с другими
    • работать с информацией без доступа к сети.

Мобильные приложения M-Files можно бесплатно скачать для популярных устройств на платформе iOS, Android и Windows Phone.

  • Ускорена оперативная работа системы для крупных проектов внедрения. Структура базы данных в M-Files 2015 оптимизирована для увеличения скорости работы и масштабируемости. Реализованы параллельные операции базы данных, которые совершаются до 5-10 раз быстрее, что улучшает поддержку крупных проектов внедрения с миллионами документов и тысячами пользователей.

  • Улучшен веб-доступ M-Files. M-Files 2015 включает в себя улучшения веб-доступа, среди которых более полная совместимость с Mac OS X, переработанная карточка метаданных с новым интерфейсом, позволяющим проще и более интуитивно редактировать метаданные, быстрее сохранять документы и другие данные. Кроме того, новая функция предварительного просмотра файлов в веб-клиенте M-Files позволяет пользователям просматривать документы, не загружая их на локальный жесткий диск.

  • Оптимизирована работа модуля оптического распознавания текста (OCR). Представлены несколько обновлений модуля OCR. Модуль OCR работает на платформе I.R.I.S. iDRS v15 OCR.

  • Улучшены характеристики безопасности. Система предоставляет больше различных возможностей для шифрования данных в процессе их передачи и в режиме хранения. Поддержка многофакторной аутентификации и общих ключей шифрования позволяет компаниям организовать безопасное удаленное соединение к локальным или облачным серверам.

В M-Files 2015 расширены функции обмена социальной информацией, улучшена интеграция с Microsoft Outlook, для разработчиков имеется среда для настройки и расширения возможностей пользовательского интерфейса и M-Files API для написания интерфейсов.

M-Files за минуту. Представление продукта, 2015

Примечания



ПРОЕКТЫ (9) ПРОЕКТЫ НА БАЗЕ (6) ИНТЕГРАТОРЫ (1)
РЕШЕНИЕ НА БАЗЕ (1) СМ. ТАКЖЕ (13) ОТРАСЛИ (6)


Подрядчики-лидеры по количеству проектов

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

Распределение базовых систем по количеству проектов, включая партнерские решения

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

  Directum (СЭД/ECM-система) - 972 (801, 171)
  ELMA BPM Suite - 625 (607, 18)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 558 (516, 42)
  Дело (ЭОС) - 541 (458, 83)
  ТЕЗИС - 245 (244, 1)
  Другие 2526

  ELMA BPM Suite - 61 (59, 2)
  Directum (СЭД/ECM-система) - 42 (16, 26)
  Syntellect Tessa - 38 (38, 0)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 33 (27, 6)
  ТЕЗИС - 32 (32, 0)
  Другие 240

  Directum (СЭД/ECM-система) - 93 (28, 65)
  ТЕЗИС - 55 (55, 0)
  ELMA BPM Suite - 47 (47, 0)
  Дело (ЭОС) - 18 (18, 0)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 10 (8, 2)
  Другие 57

Подрядчики-лидеры по количеству проектов

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

Распределение базовых систем по количеству проектов, включая партнерские решения

За всю историю
2015 год
2016 год
2017 год
Текущий год

  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 39 (31, 8)
  ТЕЗИС - 17 (17, 0)
  Дело (ЭОС) - 14 (14, 0)
  ЭЛАР ПланСкан - 12 (12, 0)
  ABBYY FlexiCapture - 8 (8, 0)
  Другие 86

  Syntellect Tessa - 38 (38, 0)
  ТЕЗИС - 32 (32, 0)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 29 (27, 2)
  ЭЛАР ПланСкан - 26 (26, 0)
  Synerdocs - 15 (15, 0)
  Другие 104

  ТЕЗИС - 55 (55, 0)
  DirectumRX - 37 (37, 0)
  Synerdocs - 29 (29, 0)
  Дело (ЭОС) - 18 (18, 0)
  Smart IDReader - 15 (15, 0)
  Другие 82