Synerdocs

Продукт
Название базовой системы (платформы): Directum (СЭД/ECM-система)
Разработчики: Directum (Директум)
Дата премьеры системы: октябрь 2012 года
Дата последнего релиза: августа 2019 года
Технологии: ИБ - Средства шифрования,  СЭД,  СЭД - Системы потокового распознавания

Содержание


Компания DIRECTUM объявила в октябре 2012 года о выпуске Synerdocs — сервиса обмена юридически значимыми электронными документами между компаниями.


В своей деятельности современный бизнес уже давно использует информационные системы для эффективной работы с внутренней информацией, в частности с электронными документами. Но до сих пор основными средствами для передачи документов между компаниями остаются электронная почта или электронные торги. Для обмена документами с обеспечением юридической значимости и вовсе приходится использовать только бумажную форму. Тем самым компании вынуждены терять преимущества моментальной доставки и обработки информации, снижения скорости прохождения бизнес-процессов и экономии средств на передачу данных.

Актуальность обмена юридически значимыми электронными документами сегодня подтверждается не только интересом пользователей, но и конкретными шагами государственных органов по реализации электронного документооборота с коммерческим сектором. Появление нового закона об электронной подписи и утверждение форматов электронных счетов-фактур позволило компании DIRECTUM разработать и предложить рынку новый сервис по обмену юридически значимыми документами – Synerdocs.

Сервис Synerdocs – это:

  • своевременная и гарантированная доставка электронных документов без потерь;
  • мгновенная отправка любых видов документов после внутреннего согласования и подписания;
  • сокращение расходов на бумажный документооборот (печать, хранение, почта);
  • независимость от почты и курьеров;
  • возможность работы через привычный интерфейс корпоративной информационной системы.

«Электронный юридически значимый документ – тот же документ, имеющий электронную форму и обладающий всеми ее преимуществами. Сервис Synerdocs – это еще один важный шаг при переходе на повсеместное использование электронных документов и отказе от бумаги,– отмечает бизнес-аналитик Synerdocs Иван Агапов. – При разработке Synerdocs мы использовали наш опыт по автоматизации документооборота и знания о потребностях клиентов. Наш сервис нацелен на повышение эффективности вашего бизнеса!»

2019

Synerdocs 2.31: новые виды документов и маркировка в "1С"

При загрузке неформализованных документов в Synerdocs теперь можно указать больше информации, форматы УПД и УКД в поддерживают маркировку новых видов товаров.

Для удобного учета, обработки и поиска в сервисе разработчики добавили новые типы неформализованных документов: доверенность и спецификацию.

Теперь при загрузке доверенности в сервис, помимо ее номера и даты, можно указать данные о сроке действия, уполномоченном лице и возможности передоверия. А для спецификации можно оформить дату вступления в силу и договор, к которому она относится.

Также расширили состав полей в карточке для дополнительных соглашений. Теперь для них можно заполнить номер и дату договора, к которому составлено соглашение.

Приказ ФНС от 08.04.2019 № ММВ-7-15/176 внес изменения в формат документа о передаче товаров, документа о передаче результатов работ, универсального передаточного документа (УПД) и универсального корректировочного документа (УКД).

В сервисе Synerdocs теперь можно работать с новой версией формата 5.02. При этом по-прежнему поддерживается 5.01, так как большинство организаций продолжают использовать его и ФНС принимает документы обеих версий.

Также Приказом от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820 ФНС утвердила формат УПД с поддержкой прослеживаемости и маркировки товаров. Возможность редактировать и отправлять обновленный документ добавили и в интеграционное решение для платформы «1С: Предприятие 8.3». В настройках сервиса вы можете выбрать, в каком именно формате будете отправлять УПД.

По умолчанию используется формат по Приказу от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155.

Synerdocs 2.30

28 июня 2019 года компания Directum объявила о версии Synerdocs 2.30:обновленный обмен транспортной накладной и маркировка товаров в УПД.

Чтобы разграничить возможности и обязанности участников обмена при работе с электронной транспортной накладной (ЭТрН), отметьте их роли:

  • Грузоотправитель отвечает за подготовку документа. Может изменять место доставки;
  • Водитель принимает у Грузоотправителя товар и передает его Грузополучателю;
  • Перевозчик доставляет товар и заверяет корректность всех данных, отраженных в ЭТрН;
  • Грузополучатель принимает груз от Водителя. Может отказать в приемке, если товар по каким-то причинам не устраивает его;
  • Наблюдатель заинтересован в документообороте, но не принимает непосредственного участия в обмене ЭТрН.

Роли участников отображаются в карточке документа

Титулы ЭТрН, необходимые для завершения документооборота, и последовательность их подписания определяются по составу участников и их ролям. Кроме того, теперь в сервисе:

  • Грузоотправитель может изменить место доставки только до приемки товара;
  • у Грузополучателя нет возможности отказать в приемке товара после отправки титула Грузополучателя;
  • Наблюдатель имеет доступ к документу, но не отправляет титулы и уведомления об уточнении;
  • автоматически определяется, от чьего имени подписывается ЭТрН в ответ.

Всё это защищает документооборот от произвольных действий пользователей и ошибок.

В данной версии доработаны статусы для ЭТрН: «Требуется подтвердить статус прием груза», «Ожидается прием груза для доставки Водителем», «Перевозка завершена», «Изменено место доставки» и другие.

Чтобы упростить поиск документов, в сервисе добавлена фильтрация по статусам ЭТрН. Их можно указывать при создании закладок.

Найти документы с нужным статусом

Таким образом, обмен электронными транспортными накладными в сервисе стал более регламентированным и наглядным. Для удобства можно использовать обновленные инструкции.

Приказом от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ ФНС РФ утвердила формат универсального передаточного документа (УПД) с поддержкой прослеживаемости и маркировки товаров. В представленной версии сервиса Synerdocs реализована работа с ним.

Теперь есть возможность использовать УПД в актуальном формате:

  • создавать и редактировать титул Продавца;
  • подписывать титул Покупателя;
  • обмениваться, в том числе в роуминге;
  • создавать универсальные корректировочные документы.

Для УПД в обновленном формате также генерируется печатная форма с отметками о подписании в электронном виде, доступная для просмотра и печати.

Согласно законодательству документами старого образца, утвержденного приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@, можно обмениваться до конца 2019 года. Таким образом, сервис Synerdocs позволяет одновременно применять оба формата.

Нужный формат выбирается при создании УПД

Расширены возможности интеграционного решения для платформы «1С: Предприятие 8.3» и конфигурации «1С:Бухгалтерия 3.0». Теперь через сервис Synerdocs можно отправлять счета-фактуры, сформированные на основании отчета комиссионера.

Synerdocs 2.29

23 апреля 2019 года компания Directum сообщила о выходе обновленной версии Synerdocs 2.29.

Synerdocs 2.29

По информации компании, в обновленной версии Synerdocs можно заполнять сведения о сдаче груза, отказывать в подписании документов и отправлять уведомления об уточнении — эти и другие изменения. Благодаря обновленным возможностям обмен транспортными накладными стал еще удобнее и быстрее.

В разделе №7 «Сдача груза» бумажной транспортной накладной указывается время фактического прибытия и отправления груза, а также отражаются сведения о его количестве и состоянии. Теперь грузополучатель может заполнить эти данные и в электронном документе.

В случае обнаружения того, что контрагент некорректно оформил транспортную накладную, можно отказать в подписании и отправить уведомление об уточнении с перечнем ошибок.

Информация об отказе наглядно отображается в сервисе: статус документа принимает значение «Запрошено уточнение», а указанная причина отказа появляется в карточке.

Найти транспортные накладные в списке всех входящих или исходящих документов теперь можно всего за пару кликов. Для этого добавили параметр фильтрации.

Выпуск версии Synerdocs 2.27

1 февраля 2019 года компания Directum представила обновленную версию сервиса Synerdocs 2.27, в которой пользователи смогут изменить место отгрузки в транспортной накладной, а при отправке неформализованных документов — указать дополнительные реквизиты.

Переадресовка груза

Как отметил разработчик, в представленной версии пользователь может отразить корректировки в электронной транспортной накладной и соблюсти юридическую значимость документооборота за несколько минут. Для этого нужно воспользоваться пунктом 14 «Переадресовка» в электронной форме документа:

Переадресовка груза в Synerdocs 2.27

Со слов разработчика, внести изменения могут все стороны: грузоотправитель, перевозчик, водитель и грузополучатель. Сервис сообщит об обновлении данных каждому участнику документооборота. Статус «Изменено место доставки» отразится в печатной форме документа.

Изменения в интеграции сервиса

Synerdocs 2.27 позволяет обмениваться транспортными накладными с контрагентами напрямую из учетной системы — благодаря интеграционному решению с поддержкой всех форм: и управляемых, и обычных.

Synerdocs 2.27

Также, в представленной версии, можно указать подразделение компании-получателя при отправке пакета документов. Можно использовать ограничение прав, чтобы исключить других сотрудников из процесса.

Больше реквизитов в неформализованных документах

В веб-клиенте Synerdocs 2.27 можно заполнить дополнительные реквизиты неформализованных документов, в том числе наименование и вид, дату оформления, общую стоимость, сумму налога, ставку НДС, отметил разработчик.

Реквизиты добавляются в XML-карточку документа

Отправка документов пользователю и работа по ГОСТу

Иногда одна компания в грузоперевозках выполняет две и более роли. Например, в случае с транспортной накладной грузоотправитель может быть и перевозчиком. В обновленной версии сервиса пользователь среди получателей указывает свою организацию. Отправить себе можно любой документ, кроме универсального передаточного и универсального корректировочного, подчеркнули в Directum.

По заявлению разработчика, Synerdocs 2.27 учитывает требования ГОСТ Р 34.10-2012, который используется с 2019 года удостоверяющими центрами при выпуске сертификатов.

2018

Доступность простой электронной подписи

3 сентября 2018 года компания DIRECTUM сообщила, что подписывать электронные документы в сервисе обмена теперь можно с помощью простой электронной подписи (ПЭП). Возможность появилась в обновленной версии Synerdocs.

Главное преимущество ПЭП – для ее использования не требуется наличие сертификата электронной подписи. Она применяется для подписания любых документов, кроме универсальных передаточных и универсальных корректировочных документов. В последних случаях законодательство обязывает использовать усиленную квалифицированную подпись.

С помощью ПЭП в Synerdocs уже подписывают электронные транспортные накладные – водители делают это с помощью Viber и SMS. Также простая подпись применяется при обмене контрагентов заявками, ТОРГ-13 и другими электронными документами. Использовать ПЭП можно только после прохождения процедуры идентификации физического лица.

Информация о том, что документ подписан ПЭП, фиксируется в его карточке, а также в истории работы с ним.

Реквизиты используемой подписи доступны для просмотра в личном кабинете пользователя.
Реквизиты используемой подписи доступны для просмотра в личном кабинете пользователя.

В реквизитах ПЭП можно проверить статус подписи и имя владельца

Начать пользоваться простой электронной подписью в сервисе легко. Для этого абоненту необходимо ознакомиться и принять правила работы, подписать Соглашение об ее использовании и подключить функциональность конкретному пользователю, прошедшему идентификацию (для этого в сервисе предусмотрен образец заявления об идентификации физического лица).

Выпуск версии 2.25

30 июля 2018 года компания Directum представила Synerdocs 2.25, который позволяет компаниям обмениваться электронными транспортными накладными. Для подписания документов водители используют мобильные мессенджеры Viber и SMS. При этом другие участники обмена могут отправлять транспортные накладные,не выходя из привычной учетной системы.

Сложный бумажный документооборот – одна из главных проблем в сфере грузоперевозок. В подписании документов участвуют все стороны: грузоотправители, грузополучатели, транспортные и логистические компании. При этом организации могут находиться в разных регионах, поэтому часто они предпочитают обмениваться сканированными документами по email и подписывать их с помощью факсимиле. Такие копии не являются юридически значимыми, бумаги теряются и портятся в пути.

Переход на электронные транспортные накладные позволяет транспортным компаниям и грузоотправителям ускорить поступления средств, обеспечив при этом юридическую значимость документооборота. Грузоотправители сокращают затраты на печать, отправку, обработку и хранение документов, а также снижают расходы на поиск документов и их представление в ФНС.

Электронная транспортная накладная на разных этапах подписывается грузоотправителем, грузополучателем, транспортно-логистической компанией и водителем. Так как последний чаще всего находится в пути, наиболее удобный для него вариант работы с документами – мобильный телефон. В представленной версии Synerdocs водитель подписывает транспортные накладные, используя чат-бот Viber или SMS.

Synerdocs 2.25
Synerdocs 2.25

Пользователи Synerdocs создают и отправляют электронные транспортные накладные в интерфейсах используемых ими систем. Это стало возможным благодаря обновленному интеграционному решению с и изменениям API сервиса.

В интерфейсе 1С и других привычных систем также работают грузополучатели и транспортно-логистическая компания.

В интеграционном решении Synerdocs и 1С пользователь подписывает документ в один клик.

Обмен электронными транспортными накладными еще весной 2018 года успешно протестировали 3-PL оператор FM Logistic и онлайн-сервис грузоперевозок GroozGo. С июля такая возможность доступна всем пользователям Synerdocs.

Организация доступа к Synerdocs из облака Крок

10 июля 2018 года стало известно о том, что компания Directum использует облако Крок для обеспечения доступа клиентов к своему SaaS-продукту — сервису Synerdocs. Подробнее о проекте здесь.

По данным компании, с помощью него свыше 20 тыс. российских компаний уже перешли на юридически значимый обмен документами. Также в облаке Крок размещаются системы, обеспечивающие интеграцию документов из различных финансово-учетных систем и постоянный мониторинг работоспособности SaaS-сервиса. Облачная схема потребления ресурсов позволяет заказчику быстро наращивать мощности во время пиковых нагрузок на ЭДО и оптимизировать до 30% затрат на собственный парк оборудования.

Выпуск версии 2.23

В Synerdocs 2.23 появилась функция делегирования и больше поддерживаемых конфигураций . Теперь сформировать пакет документов для контрагента может любой пользователь, а не только руководитель, которому часто не хватает на это времени, сообщили в компании Directum в феврале 2018 года.

Исполнитель, зарегистрированный в сервисе, в разделе «К отправке» создает сообщение, куда вкладывает необходимый перечень документов и передает на подпись уполномоченному. Руководителю или главному бухгалтеру остается проверить содержимое подготовленного пакета, подписать и отправить контрагенту.

В интеграционное решение Synerdocs и 1С включены еще две конфигурации: «ERP Управление предприятием» (версия 2.4.1), «Комплексная автоматизация» (версия 2.4.1).

Добавилась возможность массового удаления связей с документами 1С. Раньше в случае переотправки приходилось отказывать по каждому сообщению отдельно и тратить массу времени. Теперь операция выполняется в один клик.

После удаления связи с документом 1С все входящие можно повторно принимать к учету. Аналогичная кнопка есть и для исходящего трафика. Можно удалить связь с документом 1С и вновь отправить его контрагенту.[1]

2017

Выпуск версии 2.22

24 ноября 2017 года компания Directum сообщила о выпуске версии Synerdocs 2.22.

В составе версии Synerdocs три основных изменения:

  • упрощена регистрацию в сервисе,
  • модернизирована печатная форма универсального передаточного документа
  • реализована возможность принятия к учету УПД и УКД в интеграционном решении .


Сотрудники компаний, для которых выпускают сертификаты облачной электронной подписи, могут автоматически регистрироваться в сервисе Synerdocs. Пароль для регистрации пользователь генерирует самостоятельно.

Печатные формы документов в веб-клиенте и в интеграционных решениях Synerdocs и 1С приведены в соответствие требованиям с Постановлением Правительства РФ от 19.08.2017 года №981.:

Обновленные формы счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур включают графу в табличной части – «Код вида товара».

Последняя версия интеграционного решения позволяет принимать к учету универсальные передаточные и универсальные корректировочные документы, а также проводить синхронизацию номенклатуры. Теперь абоненты быстрее проводят проверку и сопоставляют списки товаров.

Апдейт

16 августа 2017 года компания Directum сообщила об июльском выпуске апдейта для сервиса ЭДО Synerdocs. Проведены доработки, улучшена функциональность продукта.

После апдейта появилась возможность отправлять электронные документы тем контрагентам, кто не зарегистрирован в сервисе. Реализованы управление содержимым печатной формы, поддержка форматов по требованиям законодательства, модернизирована страница регистрации.


Электронный документ – в любую организацию

Обеспечен способ взаимодействия с не абонентами сервиса. Теперь пользователи сервиса Synerdocs могут отправить документ в каждую компанию, с которой планируют начать электронный обмен. Для этого достаточно заполнить форму.

Заполнив форму и сохранив введенные данные, документы можно отправить контрагенту, не зарегистрированному в сервисе ЭДО Synerdocs. Сообщение о поступлении новых документов придет контрагенту на e-mail, туда же будет направлено предложение о регистрации.

Перейдя по ссылке, контрагент может зарегистрироваться в сервисе ЭДО Synerdocs по логину и паролю для просмотра полученных документов либо по сертификату электронной подписи для полноценной работы.

В настройках профиля пользователя теперь включается или отключается отображение поля печатной формы с дополнительной информацией. Доступно только для работы с формализованными документами. Пользователь сам решает, отображать дополнительные сведения или нет.

Настройка влияет на предпросмотр, печатную форму PDF – скачанную из самого документа и в цепочке документооборота. В том числе при выгрузке документов с опцией «Для печати».


Невозможность отправки счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур

Ряд доработок в сервисе ЭДО Synerdocs связан с утратой силы прежних форматов первичных финансово-учетных документов и счетов-фактур с 1 июля 2017 года:

  • в форме отправки документов из списка «+Создать» убрали пункт «Счет-фактура» и добавили – «УПД»;
  • при загрузке СФ или КСФ из файла выдается уведомление о невозможности отправки документов в старых форматах.


Улучшение интерфейса: процедура регистрации

Чтобы сделать процесс регистрации интуитивно понятным и удобным, доработана страница входа в веб-клиент:

  • модернизирован интерфейс,
  • упрощена инструкция.

2015: Роуминг с Диадок и Edisoft

12 мая 2015 года стало известно о соглашении, обеспечивающем клиентов компании «СКБ Контур» возможностью обмена юридически значимыми электронными документами с компаниями, работающими в системах ЭДО Synerdocs и Edisoft[2].

Работа над реализацией соглашений с СКБ Контур и Edisoft велась с начала 2015 года. Компании разрешали вопросы взаимодействия, дорабатывали технологические платформы, тестировали обмен электронными документами.

На 13 мая 2015 года роуминг между системами «Диадок»СКБ Контур») и Synerdocs (Directum), «Контур.EDI» и EDI (Edisoft) в режиме повседневной эксплуатации. Обмен юридически значимыми электронными документами между «Диадоком» и Edisoft на стадии разработки и планируется к запуску в начале лета 2015 года.

Примечания



ПРОЕКТЫ (70) ИНТЕГРАТОРЫ (11) СМ. ТАКЖЕ (94)
ОТРАСЛИ (21) ГЕОГРАФИЯ


Подрядчики-лидеры по количеству проектов

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год
Текущий год

Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год
Текущий год

Распределение базовых систем по количеству проектов, включая партнерские решения

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год
Текущий год

  Directum (СЭД/ECM-система) - 990 (804, 186)
  ELMA BPM Suite - 790 (770, 20)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 589 (543, 46)
  Дело (ЭОС) - 559 (475, 84)
  ТЕЗИС - 260 (259, 1)
  Другие 2738

  ELMA BPM Suite - 60 (58, 2)
  Directum (СЭД/ECM-система) - 43 (16, 27)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 39 (33, 6)
  ТЕЗИС - 32 (32, 0)
  Syntellect Tessa - 17 (16, 1)
  Другие 213

  ELMA BPM Suite - 140 (139, 1)
  Directum (СЭД/ECM-система) - 90 (28, 62)
  Syntellect Tessa - 56 (56, 0)
  ТЕЗИС - 55 (55, 0)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 25 (21, 4)
  Другие 140

Подрядчики-лидеры по количеству проектов

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год
Текущий год

Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год
Текущий год

Распределение базовых систем по количеству проектов, включая партнерские решения

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год
Текущий год

  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 38 (32, 6)
  ТЕЗИС - 17 (17, 0)
  Дело (ЭОС) - 15 (15, 0)
  ЭЛАР ПланСкан - 12 (12, 0)
  ABBYY FlexiCapture - 8 (8, 0)
  Другие 86

  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 36 (33, 3)
  ТЕЗИС - 32 (32, 0)
  ЭЛАР ПланСкан - 26 (26, 0)
  Syntellect Tessa - 17 (16, 1)
  Smart IDReader - 16 (16, 0)
  Другие 117

  Syntellect Tessa - 56 (56, 0)
  ТЕЗИС - 55 (55, 0)
  DirectumRX - 36 (36, 0)
  Synerdocs - 27 (27, 0)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 24 (21, 3)
  Другие 130

  Smart IDReader - 18 (17, 1)
  ТЕЗИС - 15 (15, 0)
  Synerdocs - 13 (13, 0)
  ЭЛАР ПланСкан - 11 (11, 0)
  Гэндальф: Скан-Архив - 9 (9, 0)
  Другие 64