НИПИ Нефтегазпроект (Directum (СЭД/ECM-система)).
 
Проект

Управление проектами в «НИПИ «Нефтегазпроект». Рабочее место главного инженера проекта

Заказчики: НИПИ Нефтегазпроект

Тюмень; Добыча полезных ископаемых

Подрядчики: Directum (Директум)
Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2015/09  - 2016/03
Технология: СЭД
подрядчики - 476
проекты - 4675
системы - 545
вендоры - 272

Управление проектами в «НИПИ «Нефтегазпроект». Рабочее место главного инженера проекта

Научно-исследовательский проектный институт «Нефтегазпроект» — компания, оказывающая услуги по разработке проектов комплексного обустройства месторождений нефти и газа, нефтебаз, наливных эстакад, нефтехимических заводов. Институт проектирует здания, сооружения, объекты добычи, подготовки и транспортировки нефти и газа, выполняет инженерные изыскания, осуществляет научно-исследовательскую деятельность в области охраны окружающей среды и рационального природопользования.

Задачи

Целью внедрения DIRECTUM в компании была организация работы всех сотрудников, от проектировщиков до генерального директора, в одном информационном пространстве.

Важной частью внедрения стала автоматизация деятельности главных инженеров проектов (ГИП), которые занимаются организацией работ по объектам и их контролем. По этому блоку было выделено несколько задач:

  • Структурировать и сделать прозрачной работу ГИП.
  • Создать единое информационное пространство для управления проектами.
  • Ускорить подготовку отчетности по объектам.

Создать инструменты, которые позволят главному инженеру планировать работу отделов. Для решения этих задач были специально разработаны 5 модулей.

1. Реестр проектов и управление финансовой стороной проектов

Для того чтобы аккумулировать все данные по проектам организации в одном месте, был разработан справочник «Проекты». Он представляет собой единый реестр, где хранится вся плановая информация и сведения о договорах по всем проектам и их этапам.

В организации работают 12 главных инженеров проектов. В год каждый ГИП закрывает порядка 500 этапов проектов. Для того чтобы инженер не тратил время на подготовку отчетов по закрытию этапов, в отдельном справочнике «Фазы проектов» содержится информация о плановых датах закрытия. ГИП может включить фильтрацию по плановым датам закрытия и получить необходимую финансовую информацию с помощью вычисляемых полей «Сумма по акту», «Сумма по суб.акту», «Наличие накладной», «Наличие акта». Фильтрация по колонке «дата конца (план)» позволяет получить информацию в разрезе даты действия договоров.

Для автоматизации работы с подрядчиками написан отчет, который разбивает фазы проектов по подрядчикам. Например, если у этапа будет два подрядчика, то для данного этапа в отчете будет две записи, с информацией о каждом подрядчике.

Помимо финансовой отчетности и закрытия этапов главный инженер контролирует всю работу по проекту. Справочник «Проекты» стал основным рабочим местом ГИП, откуда он может управлять работами по своим объектам. Так из карточки ГИП может:

1. Устанавливать плановые даты завершения фаз проектов.

2. Создавать структуру проекта.

3. Контролировать выполнение проекта.

4. Выдавать задания на разработку проектно-сметной документации по проекту.

2. Структура проекта

В проектировании используются такие понятия, как «Ведомость комплектов рабочих чертежей» и «Состав проектной документации». Для упрощения восприятия и систематизации этих понятий была разработана масштабируемая, гибкая «Структура проекта». Она представляет собой дерево, где в качестве узлов выступают тома, части, книги, комплекты и другие элементы, являющиеся продуктом разработки проектно-сметной документации. Каждый элемент структуры — это папка в системе DIRECTUM.

Пример структуры проектной документации:

Создание структуры не только систематизировало хранение проектно-сметной документации, но и позволило генерировать различные отчеты (в том числе стандартизованные ГОСТами, такие как «Состав проектной документации», «Ведомость комплектов рабочих чертежей», «Состав отчетной и технической документации по инженерных изысканиям»).

3. Модуль обмена заданиями между смежными отделами проектировщиков

При проектировании производственные отделы (Электрики, ГенПлан, Строители и т. д.) обмениваются заданиями между собой, чтобы передать нужную информацию в другой отдел — данный термин в проектировании называется «Обмен заданий между смежными отделами».

Основной проблемой в проектных институтах является то, что часто при обмене заданий отделы забывают выдать задание в смежный отдел, или отправляют его не в тот отдел, или же передают не всю информацию. На этих мелочах теряются драгоценные дни, которые переходят в срыв сроков по объектам.

Для исключения таких ситуаций общими силами с начальниками производственных отделов разработано 13 шаблонов отработки различных проектных решений для нефтяных и газовых месторождений.

Ниже представлена схема отработки на проектирование трубопровода. Она отражает последовательный график выдачи заданий между отделами, от выдачи задания ГИПа на производство инженерных изысканий до заданий на разработку прочей документации. Красные точки (Контрольные точки) отображают информацию о том, какой отдел, какому отделу и что конкретно должен выдать.

4. Контроль выполнения заданий отделами

Основными задачами ГИПа являются контроль выполнения заданий отделами и распределение нагрузки на отделы. Для этого каждый ГИП работает в справочнике заданий, который позволяет видеть по датам, когда, по какому проекту, и что конкретно должно быть сдано.

В организации выпущен приказ, который обязывает ГИПов раздавать задачи с примерными сроками, как только в организации появляется новый объект. Справочник заданий делает работу внутри организации прозрачной на 100%, так как позволяет наблюдать всю загрузку отделов и сотрудников производственных отделов ориентировочно на полгода вперед.

5. Отслеживание выполнения проекта

Важной информацией для руководства, ГИПов, начальников отделов является отслеживание процесса выполнения проекта. Шаблоны отработки объектов и модуль задания смежным отделам дали такую возможность. Все задания привязываются к контрольным точкам из соответствующего шаблона отработки, что позволяет сформировать из шаблона отработки схему-график выполнения проекта.

Результаты применения решения

Отзыв главного инженера, первого заместителя генерального директора, Майсюка Сергея Михайловича:

«Главным результатом данного решения вижу возможность эффективного управления проектами компании, благодаря которой увеличилась прозрачность многих процессов, что позволяет не допускать срыва договорных обязательств. Одновременно компания ведет более 100 различных проектов. За счет структурированности и нахождения информации в едином информационном пространстве, мы получили полную автоматизацию контроля за всеми этапами ведения проектов».