Проект

Пилотный проект архива подлинников электронных документов в Ростовской области

Заказчики: Администрация Ростовской области

Ростов-на-Дону; Государственные и социальные структуры

Продукт: Дело (ЭОС)
На базе: Oracle Database 11g

Дата проекта: 2013/06  - 2016/09
Количество лицензий: 7639
Технология: СЭД
подрядчики - 471
проекты - 4607
системы - 526
вендоры - 266
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 248
проекты - 2001
системы - 136
вендоры - 68

Развертывание СЭД Дело в КИС Правительства Ростовской области в 2010 году осуществила компания "ЭОС".

2017: Пилотный проект архива подлинников электронных документов в Ростовской области

В Ростовской области стартует еще один уникальный проект – «Электронный архив». Целью данного проекта является создание первого в России архива, в котором будут храниться как традиционные бумажные, так и подлинники электронных документов.

Разработчиком программных решений для реализации пилотного проекта является компания «Электронные Офисные Системы». Сформированная в рамках проекта база данных будет комплектоваться прежде всего документами органов исполнительной власти и местного самоуправления Ростовской области.

Задачи и основные этапы реализации проекта обсуждались на рабочем совещании, состоявшемся 22 декабря 2016 года. В нем принимали участие представители министерства информационных технологий и комитета по управлению архивным делом Ростовской области, а также администрации г. Волгодонска. Компания ЭОС представила здесь свою концепцию построения «электронного архива», реализующего возможность комплектования архивных учреждений области электронными документами для последующего их хранения, учета и использования уже в статусе архивных документов. Концепцией также предусмотрена возможность удаленного доступа к архиву вне зависимости от местонахождения пользователя (он может находиться как на территории области, так и за ее пределами). Отмечено, что система будет поддерживать учет традиционных (бумажных) архивных документов и иметь весь необходимый аналитический функционал в соответствии с требованиями Росархива.

Первый этап пилотного проекта стартует в 2017 году. На этой стадии компанией ЭОС будут предложены программные продукты, обеспечивающие решение поставленных задач. Затем начнется тестирование системы, по результатам которого будут определены сроки внедрения и запуска в эксплуатацию.

Важность данного проекта для всей системы органов государственной власти и местного самоуправления России сложно переоценить. В настоящее время ни одно учреждение не имеет архива, в котором электронные документы хранятся и используются в качестве подлинников, так как на долговременное хранение передаются только бумажные экземпляры. В случае успешной реализации пилотного проекта опыт Ростовской области можно будет распространить на любые государственные структуры.

В Ростовской области реализуется один из самых масштабных и последовательных проектов автоматизации органов государственной власти на базе СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС. Проект охватывает все региональные органы исполнительной власти и муниципальные образования. Также Ростовская область является одним из первых регионов, подключившихся к федеральной системе межведомственного электронного документооборота.

2016: 10 тысяч пользователей СЭД

3 октября 2016 года компания "Электронные офисные системы" сообщила о достижении числа 10 тыс. пользователей в системе электронного документооборота на платформе Дело в Ростовской области.

На стадии внедрения системы ее пользователями стали 200 человек, к 2014 году число выросло до 6,7 тыс, к 2016 году ~ 10 тыс. В регионе действует распоряжение губернатора Ростовской области Василия Голубева о полном переходе на электронный документооборот.

Офис Администрации Ростовской области, (2014)
« информационных технологий и связи Ростовской области
Некоторые муниципальные образования в Ростовской области удалены от райцентра на 400-450 км. На пересылку писем почтой по области уходит несколько дней, а при доставке на машине получается, что трудозатраты в большинстве случаев несоизмеримы с ценностью корреспонденции. Поэтому и было принято решение развивать электронный документооборот не только среди госорганов, но и вести работу в муниципалитетах. С 2006 года этот процесс был запущен. В 2009-м пользователи работали внутри системы «Дело» уже довольно активно. А в 2010-м мы начали использовать электронную подпись. Именно с этого момента пересылка корреспонденции и превратилась в юридически значимый электронный документооборот.
»

По словам министра, на 3 октября 2016 года в системе работают около 10 тыс. пользователей, из них почти 1,5 тыс. в областных организациях и учреждениях, есть коммерческие организации.

Согласно заявлению чиновника, переходу на электронный документооборот способствовало получение Ростовской областью безлимитной лицензии на СЭД «Дело» - в 2012 году председателю совета директоров компании ЭОС Владимиру Баласаняну сообщили о планах, объявленных губернатором РО. Разработчики поддержали амбиции чиновника, выделив Ростовскую область в пилотный регион по взаимодействию компаний. Администрация области получила преференции и смогла ими воспользоваться, обеспечив системе широкое распространение.

В 2012 году руководство области приняло решение о необходимости создания мобильной версии электронного документооборота, что положило начало волне развития электронного документооборота в области.

Мобильная версия СЭД интегрирована с СЭД «Дело», обе системы используют абсолютно одну и ту же базу документов, систему хранения, документирования, присвоения номеров, идентичный алгоритм взаимодействия по входящей и исходящей корреспонденции.

Из документов, зарегистрированных в 2016 году в СЭД «Дело» (~ 2 млн) более 300 тысяч отработаны руководителями с использованием программного сервиса «Мобильный кабинет руководителя».

В 2006 году с системой работал 30 членов правительства. В 2016 году мобильной версией пользуются 150 руководителей, в том числе руководители муниципальных образований.

Ответственный координатор системы министерство технологий и связи Ростовской области, сектор электронного документооборота.

Ежегодно администрация области проводит конкурсы на техническую поддержку СЭД. В 2016 году конкурс на техсопровождение выиграла компания «Бизнес ИТ».

2014: Ростовская область - более 4 тыс. пользователей СЭД

Проект в Ростовской области развивается с 2006 года. Полноценно он начал работать после распоряжения губернатора области №365 от 23 августа 2012 года, которое посвящено межведомственному электронному документообороту с использованием системы «Дело» и электронной подписи. Распоряжение определило, что с 1 сентября 2012 года при переписке между исполнительными органами госвласти и муниципальными образованиями документы на бумажном носителе не требуются. На 6 февраля 2014 года к системе «Дело» подключены МФЦ, а также УСЗН, ЗАГСы - 4100 пользователей.

В области есть планы - до 2016 года в органах власти, учреждениях и органах местного самоуправления области ввести до семи тысяч АРМ.

2013: Дополнение - мобильное решение

В Правительстве Ростовской области завершен проект создания программного сервиса «Мобильный кабинет руководителя» для межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» Правительства Ростовской области, органов исполнительной власти Ростовской области, сообщила пресс-служба интегратора 16 августа 2013 года.

Программный сервис разработан на основе решения «Портфель руководителя» согласно требованиям Министерства информационных технологий и связи Ростовской области.

Решение разработано под специфику работы руководителей высшего звена, позволяет организовать рабочее место на мобильных устройствах. Оно позволяет руководителю, находящемуся вне рабочего места, работать на мобильном устройстве с документами, содержащимися в базе данных межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело».

"У нас система работала на протяжении несколько лет и нам нужно обучить только чиновников высшего ранга. Фактически только членов правительства области. Губернатор потребовал, чтобы все члены правительства работали круглосуточно с электронными документами, чтобы чиновника не ждали на рабочем месте, когда он вернется из командировки", — отметил заместитель губернатора Виктор Гончаров.

2012 год. Модернизация

В 2012 году заказчик инициировал процедуру развития и обновления существующей системы.

С целью совершенствования электронного документооборота и делопроизводства в Правительстве Ростовской области, областных органах исполнительной власти и органах местного самоуправления, министерством информационных технологий и связи проведен мониторинг соответствия функционала и качества сервисов системы «ДЕЛО» с учетом предложений её участников.

Постановочные вопросы по развитию системы «ДЕЛО», доработки её функционала с целью полноценного использования возможностей электронного документооборота, а также по перспективам взаимодействия с системами ведомственного и межведомственного электронного документооборота (СМЭВ) были представлены разработчиком СЭД «ДЕЛО» компанией ЭОС и ее региональным партнером, компанией «Космос – 2».

Решение

Помимо текущих вопросов модернизации, исполнителям проекта поставлены дополнительные задачи. В частности, проведение сертификации «ДЕЛО» в соответствии требованиям информационной безопасности, консультирование по вопросам архивного хранения электронных документов, подписанных электронной подписью, с участием специалистов Федерального архивного агентства (Росархива), организация обучающего курса лекций по вопросам использования современных информационных технологий в области делопроизводства и архивного хранения электронных документов.

В качестве перспективного варианта дальнейшего развития системы «ДЕЛО» Владимир Баласанян предложил перейти от стандартной схемы технической поддержки системы «ДЕЛО» к индивидуальному проектному решению «Система межведомственного электронного документооборота и делопроизводства Ростовской области». Специалистами компании ЭОС будет проведен мониторинг текущего состояния системы «ДЕЛО» с выдачей рекомендаций по оптимизации её работы, а также проведена доработка программного модуля «Сервер проверки ЭЦП» для обеспечения одновременного подключения от 1000 пользователей и более.

Итог

В настоящее время на базе системы «ДЕЛО» завершены работы по подключению Правительства Ростовской области к защищенной системе межведомственного электронного документооборота (система МЭДО), и проводятся подготовительные мероприятия к запуску системы МЭДО в тестовую эксплуатацию.