Severin Development (Сев. Р. Девелопмент) (EOS for SharePoint 2013 (ЭОС)).
 
Проект

ЭОС создала корпоративный портал для Severin Development

Заказчики: Severin Development (Сев. Р. Девелопмент)

Москва; Консалтинг, включая управленческий и кадровый

Продукт: EOS for SharePoint 2013 (ЭОС)
На базе: Microsoft SharePoint 2013

Дата проекта: 2015/08  - 2017/09
Технология: СЭД
подрядчики - 485
проекты - 4745
системы - 547
вендоры - 274
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 259
проекты - 2103
системы - 140
вендоры - 70

2017: Внедрение корпоративного портала

14 ноября 2017 года компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) сообщила о завершении проекта по внедрению корпоративного портала на базе платформы SharePoint для компании «Сев. Р. Девелопмент», в результате чего заказчик получил единую рабочую среду для всех сотрудников.

Создание интранет-ресурса в Severin Development — логичное продолжение реализованного ранее проекта по автоматизации внутренних бизнес-процессов в «Северин». Так, в конце 2015 года компания перешла на систему управления информационными ресурсами предприятия (ECM-системы) на базе платформы SharePoint. Поставщиком программного обеспечения выступила компания ЭОС, интегратором — ее партнер — компания «Юниксофт». Итогом запуска ECM-решений стали автоматизация процессов согласования документов, создание электронного хранилища, обеспечение удобного доступа в систему для внешних пользователей и др.

Задачи проекта

В рамках же разработки корпоративного портала акцент был сделан на оптимизации внутренних коммуникаций.

Главные цели ресурса заказчик видел в следующем:

  • создание «единого окна», объединяющего все информационные системы;
  • оптимизация коммуникаций между подразделениями;
  • быстрое информирование о новостях и событиях;
  • сокращение временных затрат на сбор и предоставление различных данных;
  • автоматизация рутинных процессов, связанных с движением информации;
  • обеспечение обратной связи (опросы, идеи);
  • ускорение адаптации новых сотрудников и их социализации;
  • обеспечение структурированного хранения нормативно-справочной информации и документации с удобным интерфейсом для доступа к ней; и пр.

Выбор решения

Выбор в пользу технологической платформы SharePoint для веб-портала определили несколько факторов. Кроме требований по среде развертывания, надежности, отказоустойчивости, наличию готового функционала и разумным срокам внедрения, заказчику необходим был индивидуальный дизайн, учитывающий фирменный стиль компании.

Модуль «Корпоративный портал на базе EOS for SharePoint» подошел по всем параметрам.

Ход проекта

Создание и внедрение интранет-решения заняли около 4-х месяцев. За этот период был создан простой и интуитивно понятный интерфейс, адаптирован под потребности заказчика функционал и осуществлена интеграция с СЭД и другими ИТ-системами.

Итоги проекта

Веб-портал включил такие тематические блоки, как информация о компании, поэтажный план офисов, справочник сотрудников (с фильтрами), путеводитель по компании (сайты подразделений), проекты (портфолио компании), «доска почета», идеи, опросы сотрудников, пресс-центр (ленты новостей, событий, галерея), заявки в СЭД, раздел для нового сотрудника и др.

По словам Павла Васильева, руководителя отдела информационных технологий Severin Development, созданный портал совмещает в себе функции медиапространства для сотрудников и централизованного хранилища структурированной информации.

2015: Внедрение EOS for SharePoint

29 февраля 2016 года пресс-служба ЭОС сообщила о запуске в декабре 2015 года EOS for SharePoint в ООО «Сев. Р. Девелопмент». Исполнитель работ и поставщик программного обеспечения ООО «Юниксофт».

Начало проекта

ООО «Сев. Р. Девелопмент» имеет разветвленную структуру – кроме шести департаментов центрального офиса, в документообороте участвуют 13 удаленных подразделений. На дату проведения обследования бизнес-процессов общий объем электронных версий документов по актуальным проектам достигал 1,5 ТБ. По оценке специалистов заказчика, в процессе деятельности компании в год создавалось до 900 ГБ различных документов.

Коллектив Severin Group (2014)

Каждый департамент формировал из них тематические папки. К моменту обследования системы создано более 90 тыс. папок, в которых хранилось порядка 800 тыс. файлов.

При выборе автоматизированной системы для управления корпоративным контентом, которая заменила использовавшиеся ранее решения, рассматривалось множество представленных на рынке ECM-систем.

Комплексно учитывались три фактора:

  • цена программного продукта;
  • стоимость услуг внедрения;
  • готовность функционала (минимум доработок под специфику бизнес-процессов).

Совокупности критериев, по мнению представителей заказчика, соответствовала ECM-система EOS for SharePoint, разработанное компанией ЭОС портальное решение. В качестве исполнителя проекта выбрана компания «Юниксофт», с которой в августе 2015 года заказчик заключил договор на поставку ПО и внедрение.

Ход проекта

На стадии подготовки к внедрению проектная команда ООО «Юниксофт» проанализировала исходные данные:

  • объем документооборота,
  • бизнес-процессы и состав групп документов, работу с которыми предполагалось автоматизировать.

По итогам анализа и обследования выданы рекомендации по адаптации существующего документооборота под технологическую схему (возможности платформы и EOS for SharePoint), по архитектуре и аппаратному обеспечению для развертывания и по оптимизации расходов на внедрение.

Разворачивание системы, настройка, обучение сотрудников, тестирование решения, устранение замечаний заняли около четырех месяцев. В период внедрения заказчик сформулировал около 140 вопросов и пожеланий, большинство из которых внедрено в EOS for SharePoint.

Итог проекта

Компания-заказчик получила автоматизированный управленческий документооборот. Работа с проектами документов, задачами, управление совещаниями, ряд сопутствующих бизнес-процессов автоматизированы.

В результате внедрения ECM-системы EOS for SharePoint в ООО «Сев. Р. Девелопмент» автоматизированы процессы согласования большинства документов, унифицированы справочники (организаций, видов документов, и т.п.) и документально ориентированные бизнес-процессы (в том числе управление совещаниями), организован доступ для внешних пользователей (удаленных подразделений).

Запуск системы в эксплуатацию произошел 15 декабря 2015 года.