Проект

Транспортный дивизион ОАК интегрировал системы Directum

Заказчики: Авиационный комплекс им С.В.Ильюшина (ПАО Ил)

Машиностроение и приборостроение

Подрядчики: Танаис (Tanais)
Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2018/04  - 2019/07
Количество лицензий: 3000
Технология: СЭД
подрядчики - 584
проекты - 5886
системы - 641
вендоры - 317

2019

Интеграция СЭД Directum в «Ил», «ВАСО» и «Авиастар-СП»

28 августа 2019 года компания Directum сообщила, что ПАО «Ил», ПАО «ВАСО», АО «Авиастар-СП» настроили интеграцию собственных независимых систем DIRECTUM. Сократилось время на доставку корреспонденции, а поручения теперь гарантированно вовремя принимаются в работу. Сквозные бизнес-процессы стали более прозрачными и контролируемыми для всех сторон.

Интеграция СЭД Directum в «Ил», «ВАСО» и «Авиастар-СП

Компания TANAIS продолжает развитие проекта цифровизации в дочерних обществах ПАО «Объединенная авиастроительная корпорация». Система DIRECTUM уже внедрена в ряде организаций: ПАО «Ил», ПАО «ВАСО», АО «Авиастар-СП», а также АО «Гражданские самолеты Сухого». Очередным этапом проекта стала интеграция независимых систем электронного документооборота компаний транспортного дивизиона Корпорации, которые находятся под управлением ПАО «Ил».

Настроенное взаимодействие решений требовалось для организации сквозных бизнес-процессов между ПАО «Ил» (г. Москва), ПАО «ВАСО» (г. Воронеж), АО «Авиастар-СП» (г. Ульяновск):

  • обмен исходящими письмами;
  • согласование сделок и получение доверенностей из ПАО «Ил»;
  • выдача поручений из ПАО «Ил» в управляемые общества;
  • контроль исполнения выданных поручений.

Все системы DIRECTUM были обновлены до версии 5.5, а реализованная плотная интеграция между системами DIRECTUM дивизиона дала возможность обмениваться документами, записями справочников, перепиской по задачам, историей работы с объектами системы и даже информацией об ЭП.

Синхронизация нормативно-справочной информации по подразделениям, работникам и их должностям помогает поддерживать актуальность штатной структуры. Это необходимо для корректного исполнения бизнес-процессов. Информация обновляется автоматически, при этом каждая организация может редактировать только собственные данные.

Уже на август 2019 года компании могут оценить эффект:

  • сократились временные и материальные затраты на пересылку корреспонденции. Ранее приходилось пользоваться услугами Почты России и курьерской службы, но доставка письма все равно отнимала минимум 1 день при стоимости пересылки 150-300 рублей за одно отправление. Теперь на доставку требуется от 1 до 10 минут в зависимости от объема вложенных документов без дополнительных трат на пересылку.
  • обеспечен защищенный обмен данными. Для передачи информации используются защищенные каналы связи, что гарантирует безопасность обмена.
  • сократилось время доставки и регистрации поручений. Исполнители незамедлительно информируются о принятых решениях и выданных поручениях. Процент вовремя проделанных работ растет.
  • повышена прозрачность исполнения поручений, выходящих за рамки управляющей компании. Инициаторы поручений могут контролировать процесс, так как видят переписку, историю работу с документами и пр.

Компании транспортного дивизиона теперь более оперативно принимают решения, которые требуют участия всех сторон. Руководство ПАО «Ил» обладает более полной картиной по каждому направлению.

В свою очередь, руководство ПАО «ОАК» также положительно оценивает результаты проекта и планирует провести интеграцию собственной системы DIRECTUM с системой ПАО «Ил».

Завершение автоматизации делопроизводства в ПАО «Ил» и управляемых обществах

Компания TANAIS завершила летом 2019 года автоматизацию делопроизводства в ПАО «Ил» и управляемых обществах. К работе в системе DIRECTUM подключено 3000 сотрудников, возможности системы они осваивали параллельно с внедрением – на курсах обучения. Также в ПАО «Ил» организована собственная служба технической поддержки системы, специалисты компании выполняют роль первой линии обработки обращений от пользователей.

В 2018 году в «Авиационном комплексе им. С.В. Ильюшина» стартовал проект внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM. На первом этапе в цифровой вид были переведены договорные процессы: согласование комплекта договорных документов и согласование приложений. Уже тогда к работе в системе подключили более 600 сотрудников Общества.

Следующий этап проекта оказался более масштабным. Требовалось автоматизировать процессы делопроизводства, а в дальнейшим еще и наладить интеграцию между системами DIRECTUM в дочерних обществах ПАО «ОАК».

Цифровое делопроизводство в DIRECTUM

Для того чтобы процессы как можно быстрее запускались в работу, проект поделили на две итерации. Первая итерация коснулась поручений, входящих и исходящих документов, вторая – внутренней документации.

Среди преимуществ решения DIRECTUM для автоматизации делопроизводства сотрудники ПАО «Ил» отметили:

  • легкость регистрации документа в системе;
  • ведение журналов регистрации и номенклатуры дел в соответствии с законодательством;
  • удобный механизм создания поручений, который обеспечивает контроль исполнения работ.

Специалисты TANAIS адаптировали решение под требования заказчика. Так, после регистрации входящего письма в электронном документе появляется штамп с информацией о регистрационном номере и дате регистрации.

Для удобства работы с поручениями разработаны печатные формы карточек поручений по документам. Распечатать поручения можно в формате А4, А5, А6. Более того, пользователь может распечатать сразу несколько поручений в виде сводного документа.

Права доступа к журналам регистрации строго разграничиваются. Часть документов регистрируется централизованно, а другие – исключительно в собственных подразделениях. Каждое подразделение видит только свои журналы регистрации.

По итогам второй итерации в DIRECTUM была перенесена работа с внутренними документами, в их числе приказы по АХО и основной деятельности, кадровые приказы, распоряжения, поручения и внутренние отчеты. В процессах обмена рапортами, служебными и докладными записками компания полностью отказалась от бумаги.

Сотрудникам ПАО «Ил» стало значительно проще соблюдать регламенты и правила оформления документов. В системе DIRECTUM предусмотрены готовые шаблоны под каждый вид документа: пользователь выбирает нужный шаблон и ему остается только отредактировать текст. Остальные данные, такие как ФИО, должность адресата заполняются автоматически. По итогам согласования документ подписывается ЭП, преобразуется в формат PDF и регистрируется в системе.

Обучение пользователей и дополнительные решения для удобства работы

Эффект от внедрения системы электронного документооборота зависит от того, используют ли сотрудники все возможности в работе. Осваивать решение, как правило, будущие пользователи начинают параллельно с проектом внедрения – в рамках обучения.

Для сотрудников ПАО «Ил» было организовано обучение работе в системе в очном и дистанционном форматах. Более 200 специалистов прошли обучение очно и 1300 – дистанционно. Дополнительно специалисты команды внедрения от ПАО «Ил» провели обучение еще для 350 человек.

Делопроизводители и руководители часто обращаются к специальным обложкам, которые представляют собой панели с часто используемыми функциональными возможностями. Так, например, для руководителей на панель быстрого доступа выведены разные формы отчетности, создание поручений и поиск.

В рамках проекта автоматизировано взаимодействие с управляемыми обществами. Свыше 90% документооборота между ПАО «Ил» и АО «ЭМЗ им. В.М. Мясищева», а также АО «123 АРЗ» переведено в цифровой вид:

  • обмен исходящими письмами;
  • запросы на согласование сделок с последующим получением доверенностей;
  • работа с поручениями и контроль их исполнения;
  • отправка на ознакомление распорядительных документов.

Еще один существенный блок работ – миграция данных из предыдущей системы электронного документооборота. Специалисты TANAIS выполнили перенос основных документов в новую систему: письма, внутренние документы, договоры и приложения к ним, доверенности, отчеты.

Собственная служба технической поддержки и сопровождения системы

В ПАО «Ил» сформирована своя служба технической поддержки DIRECTUM. Специалисты прошли обучение по курсам разработки и администрирования системы электронного документооборота. Теперь они являются первой линией обработки обращений пользователей. Специалисты поддержки самостоятельно вносят изменения и адаптируют решения, если это требуется.

В компанию TANAIS поступают обращения, которые не были по какой-либо причине взяты в работу специалистами первой линии. Все поступающие обращения регистрируются, по ним назначаются ответственные. Сроки решения устанавливаются исходя из критичности и срочности работ. Специалисты ПАО «Ил» могут просматривать статус работ по обращению в системе службы технической поддержки, доступ к которой обеспечивается через специальный раздел сайта TANAIS. Так, процесс становится прозрачным для заказчика.

Результаты проекта и планы по развитию

В системе DIRECTUM работают свыше 3000 сотрудников ПАО «Ил». Благодаря автоматизации сократились сроки обмена корреспонденцией между организациями, а расходы на обмен сведены к минимуму. Руководители отмечают управляемость бизнес-процессов: инициаторы заданий всегда видят стадии работ и могут контролировать результат.

Компания входит в состав ПАО «Объединенная авиастроительная корпорация» (ПАО «ОАК»). И в 2019 году стартовали работы по интеграции систем DIRECTUM ПАО «Ил», ПАО «ВАСО», АО «Авиастар-СП». В перспективе такое решение позволит:

  • снизить расходы на доставку документов;
  • обеспечить своевременную выдачу и доставку поручений;
  • повысить скорость принятия управленческих решений;
  • организовать единую базу с нормативно-справочной информацией.

Также в планах ПАО «Ил» перевод в цифровой вид процесса по управлению командировками и использование мобильного решения для топ-менеджеров предприятия.

2018: Первый этап проекта внедрения СЭД

Компания TANAIS завершила в сентябре 2018 года первый этап проекта внедрения СЭД в ПАО «Ил». Автоматизированы процессы согласования договорных документов. Около 600 сотрудников, так или иначе участвующих в договорной деятельности, теперь ведут работу в DIRECTUM.

Ежедневно в компании обрабатываются большие объемы документации, при этом сложная организационная структура, специфика деятельности и строгие регламенты накладывают свой отпечаток на все процессы. Несмотря на то, что сотрудники ПАО «Ил» давно работали в СЭД, процессы документооборота часто затягивались.

Когда руководство компании приняло решение о развитии проекта автоматизации, стало ясно, что имеющаяся СЭД не сможет адаптироваться к новым требованиям. Нужно было новое решение – более гибкое и масштабируемое, которое отвечает политике безопасности ПАО «Ил» и которое можно легко настроить под собственные задачи.

Выбирая новую систему, рабочая группа ПАО «Ил» обращала внимание на проекты, реализованные в области авиастроения. На тот момент в ПАО «ОАК», ПАО «ВАСО», в АО «Гражданские самолеты Сухого» и АО «Авиастар-СП» была внедрена система DIRECTUM, которая отлично зарекомендовала себя. Так, выбор был сделан, а в качестве подрядчика выступила компания TANAIS.

«При проектировании системы были учтены все особенности бизнес-процессов заказчика, такие как, работа с государственными контрактами, организация и ведение электронного архива договорных документов, интеграция с системой «1С: Комплексная автоматизация», согласование проекта договора, входящего в состав закупочной документации. В итоге ПАО «Ил» получили гибкий, удобный и эффективный инструмент для управления договорными документами», – Анастасия Ведина, аналитик компании TANAIS.

На первом этапе проекта перед командой внедрения стояли задачи:

  • заменить низко производительную систему электронного документооборота;
  • ускорить и упростить процесс согласования договорных документов;
  • обеспечить прозрачность бизнес-процессов для сотрудников и руководителей;
  • вовлечьв работу в системе всех участников автоматизируемых бизнес-процессов.

Автоматизированы два ключевых процесса: согласование комплекта договорных документов и согласование приложений договорных документов. На последних этапах документы утверждаются руководителями подразделений и руководителями высшего звена.

Для удобства систему DIRECTUM интегрировали с другими решениями предприятия:

  • : Предприятие Комплексная автоматизация (СБНУ) – для передачи данных по контрагентам, договорам и реквизитам договоров.
  • Служба каталогов Active Directory передает в систему информацию о пользователях и организационно-штатной структуре.
  • Microsoft Exchange рассылает сотрудникам письма о входящих заданиях в системе электронного документооборота.

В договорных процессах ПАО «Ил» участвуют до 600 человек, и все они работают в системе DIRECTUM. В перспективе, когда сотрудники освоят возможности системы в полной мере, сроки согласования сократятся на 30-40%.