Проект

Интеграция Directum с сервисами Google Apps в "Агрофирме Ариант"

Заказчики: Агрофирма Ариант

Челябинск; Сельское хозяйство и рыболовство

Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2016/03  - 2016/12
Технология: СЭД
подрядчики - 579
проекты - 5735
системы - 633
вендоры - 315

Агрофирма «Ариант» — вертикально интегрированный холдинг, уникальность которого заключается в принципе замкнутого производственного цикла: от формирования собственной сырьевой базы до продажи готовой мясной продукции в сети фирменных магазинов. Это позволяет компании строго контролировать каждый этап производства — от поля до прилавка — и формировать самостоятельную ценовую политику. Предприятие выпускает более 300 видов мясной, колбасной и деликатесной продукции.

Агрофирма входит в состав компании «Ариант», одного из крупнейших агропромышленных холдингов России.

Интеграция Directum с сервисами Google Apps

Задача

До начала внедрения СЭД в компании были внедрены и активно использовались все сервисы Google Apps: корпоративная почта, диск, календарь и другие. Поэтому руководство компании поставило вопрос о возможности интеграции СЭД с сервисами Google Apps. Были рассмотрены порядка 7 систем — лидеров российского рынка в области автоматизации электронного документооборота, среди которых была и система DIRECTUM. После предварительного анализа была разработана схема интеграции DIRECTUM c Google.

На старте проекта внедрения основными требованиями были:

  • исключить использование документов Microsoft Word в качестве шаблонов (макетов);
  • обеспечить возможность одновременной разработки проектов документов несколькими пользователями, то есть совместного редактирования документов.

Стоит отметить, что многие компании еще питают недоверие к облачным сервисам. Именно прогрессивное мнение первого лица стало ключевым при принятии положительного решения об использовании интеграционного решения СЭД и Google Apps.

Описание решения

Внедрение DIRECTUM и первоначальный вариант интеграции выполнял партнер вендора — компания "СТ Урал". Первая версия интеграционного решения была запущена в промышленную эксплуатацию в декабре 2014 г., после чего дорабатывалась и совершенствовалась. Схема интеграции начала 2017 года работает с февраля 2016 г. Решение состоит из службы интеграции, специального справочника "Настройки интеграции с Google", ряда функций для работы со службой.

В справочнике создается запись с настройками генерации документов по определенному шаблону. Каждый новый шаблон нужно описать в новой записи справочника.

Мастера действий DIRECTUM помогают пользователям легко выбрать нужный шаблон и отправить по соответствующему маршруту на согласование.

Макеты документов разрабатываются в формате Gdoc и хранятся на Google Drive в специальном аккаунте.

Процесс работы решения

Инициация. Проект документа создается через мастер действий DIRECTUM по макету документа в Google Drive (Gdoc). Пользователь готовит документ, используя редактор Google в браузере. После создания проекта документа на него в облаке выдаются права доступа, которые соответствуют маршруту его дальнейшего согласования. В DIRECTUM одновременно создается документ, хранящий в первоначальной версии ссылку на документ в облаке.

При отправке на согласование по типовому маршруту документ Google преобразовывается и в DIRECTUM создается новая версия документа в формате PDF.

Согласование. Согласование и подписание с помощью сертификата электронной подписи происходит в DIRECTUM, таким образом, согласующие подписывают только PDF, а не ссылки на Gdoc. О поставленных задачах, сроках, самом документе и истории взаимодействия с ним сотрудники компании узнают по пришедшим задачам в системе DIRECTUM.

Согласующие при выполнении задания на согласование могут вносить свои замечания и корректировки сразу в первоначальную версию документа в Google Drive, при этом редактировать могут одновременно все согласующие (при параллельном согласовании).

Доработка. При выполнении задания на доработку, то есть переходе на второй круг согласования, инициатор создает новую версию на основе первоначальной версии в формате Gdoc и вносит в неё изменения. При выполнении задания на доработку с результатом "Отправить на повторное согласование" снова автоматически создается новая версия в формате PDF.

Утверждение. Далее задание приходит руководителю на подписание согласованного документа. Подписание документа происходит в системе DIRECTUM, что гарантирует неизменность документа и авторство подписи, его надежное хранение в электронном архиве компании.

Регистрация. Подписанный документ приходит ответственному сотруднику, который регистрирует его в справочнике DIRECTUM.

Хранение. Хранение и оперативный доступ обеспечивается электронным архивом DIRECTUM.

В веб-клиенте DIRECTUM интеграция работает аналогично.

Результаты применения решения

На март 2017 года в системе одновременно работают до 200 пользователей, ежедневно оформляется порядка 100 документов по макетам Gdoc. Разработано и успешно применяется порядка 40 макетов документов в формате Gdoc: приказы, распоряжения, служебные записки, исходящие письма, протоколы совещаний, протоколы разногласий к договорам и другие. Во всех мастерах действий DIRECTUM, с помощью которых оформляются документы по макетам, используется служба интеграции с Google Apps.

В результате:

1. Пользователи могут оформлять по макетам и редактировать документы с любого компьютера без установленных офисных приложений, необходимо только интернет-соединение. Для оформления документов по макетам и их последующего редактирования не требуется установка Microsoft Office.

2. Сократилось время на разработку и согласование проектов документов за счет использования функций совместного редактирования Gdoc.

3. Пользователи быстрее освоили все удобства сервисов Google Apps и мастеров действий DIRECTUM.

4. Достигнуто соблюдение корпоративной культуры по оформлению документов. Компания вышла на новый уровень бизнес-процессов и работы с документами, которое можно обеспечить в электронном виде. Именно такие инновационные шаги дают конкурентные преимущества бизнесу.

Кастомизация раздела согласования договоров

20 декабря 2016 года компания Directum сообщила о проекте кастомизации раздела согласования договоров системы Directum по заказу ООО "Агрофирма Ариант".

В процессе согласования договора все замечания (если они имеются) согласующие прописывают в тексте задания и отправляют документ на доработку. Инициатору, чтобы посмотреть все замечания для устранения, необходимо листать всю переписку по задаче - это не удобно. Стандартный отчет "Лист согласования" у заказчика не используется, поскольку в переписку по задаче добавлены данные о параметрах маршрута и информация о подписях документа, он формируется некорректно.

Согласующие затруднялись искать в переписке по задаче тексты с замечаниями предыдущих согласующих. Возникла задача консолидации замечаний в один документ.

Скриншот окна ПО с отметками изменений, (2016)
Скриншот окна ПО с отметками изменений, (2016)

Было принято решение - не ограничиваться доработкой отчета, а разработать справочник "Замечания по Договорному документу". Запись справочника автоматически создавать при старте задачи согласования договора по типовому маршруту и автоматически записывать в неё данные о всех замечаниях в ходе процесса согласования.

Таким образом, при отправке договора на согласование по типовому маршруту в задачу автоматически вкладывается запись справочника Замечаний.

При выполнении Согласующим задания с определенным результатом (На доработку, Согласовано с замечаниями) автоматически вносятся данные в Справочник замечаний:

  • Запись справочника Замечаний по договорному документу привязана к ИД задачи согласования и ко всем Согласуемым в этой задаче документам. На карточке Договорного документа есть кнопка, по которой можно посмотреть все Замечания по согласованию.
  • Разработали печатную форму для Записи справочника, которую регистраторы печатают и помещают в архив вместе с оригиналами договора:

Итог проекта:

  • Упрощена работа пользователей.
  • Строгая фиксация всех замечаний по документу.
  • Возможность проведения аналитической работы по замечаниям - по справочнику можно настраивать различные отчеты, сводки в целом по всем договорам, кураторам договоров. А в такой аналитике мы также нуждались, т.к. если менеджер изначально невнимательно просматривает договор и не замечает ошибки в его оформлении, это затягивает процесс согласования.

Проведенный анализ позволил выявить таких менеджеров и провести с ними работу.