Проект

Импортонезависимая СЭД Правительства Новосибирской области победила в конкурсе «ПРОФ-IT.2018»

Заказчики: Администрация Новосибирской области

Новосибирск; Государственные и социальные структуры

Подрядчики: InterTrust (ИнтерТраст)
Продукт: CompanyMedia

Дата проекта: 2015/03  - 2017/09
Количество лицензий: 5 тыс.
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5409
системы - 591
вендоры - 301
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 283
проекты - 2422
системы - 152
вендоры - 80

2018: Победа в конкурсе ПРОФ-IT.2018

Проект модернизации подсистемы «Обращения граждан» системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) Правительства Новосибирской области стал победителем Всероссийского конкурса региональной информатизации «ПРОФ-IT.2018» в номинации «Интерактивное взаимодействие с гражданами – Работа с обращениями».

О конкурсе

Всероссийский конкурс проектов региональной и муниципальной информатизации «ПРОФ-IT» проводится в рамках одноименного форума, который с 2013 года ежегодно организуется Экспертным центром электронного государства при поддержке Администрации Президента РФ. Всего в конкурсе в 9 номинациях приняли участие 178 проектов региональной и муниципальной автоматизации. Финалистов определило региональное жюри, состоящее из представителей региональной исполнительной власти, а победителей экспертный совет, в который вошли представители федеральных органов власти, профильные эксперты и представители научного сообщества.

Проект модернизации подсистемы «Обращения граждан» СЭДД Правительства Новосибирской области стал победителем «ПРОФ-IT.2018»

Представленный в номинации «Интерактивное взаимодействие с гражданами» проект Правительства Новосибирской области - Модернизация системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области (СЭДД) подсистема «Обращения граждан», стал финалистом и был признан победителем Экспертным советом конкурса.

О системе

Автоматизированная система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области (СЭДД) внедрена и развивается специалистами компании «ИнтерТраст». В основу системы легла импортонезависимая СЭД CompanyMedia 5.

Благодаря СЭДД, в едином контуре электронного документооборота находятся более 5000 пользователей - все областные органы исполнительной власти, подведомственные учреждения, управление по работе с обращениями граждан – общественная приемная губернатора, муниципальные районы, городские округа, сельсоветы и др.

Одним из наиболее критичных приложений используемой СЭДД является подсистема «Обращения граждан». Она обеспечивает 100% прозрачность всех этапов рассмотрения обращений с сохранением истории взаимодействия, полную автоматизацию процесса контроля за соблюдением сроков рассмотрения обращений, унификацию процессов контроля в соответствии с 59-ФЗ, формирование единой методологической базы процесса рассмотрения обращений граждан и единства нормативно-справочной информации, во всех региональных органах Новосибирской области. Подсистема автоматизирует процесс передачи данных о результатах рассмотрения обращений граждан на федеральный уровень (ССТУ.РФ) и расширяет интеграционные механизмы СЭДД с единой платформой nso.ru, на которой размещены сервисы электронной подачи обращений. Также решение реализует полный цикл обратной связи (передача статусов и ответов гражданину в Личный кабинет), с возможностью оценки результатов рассмотрения обращений непосредственно заявителем.

Особенно ценно то, что подсистема является неотъемлемой частью комплекса СЭДД на базе прикладного ПО CompanyMedia компании «Интертраст» и позволяет бесшовно использовать все доступные сервисы комплекса, такие как "Согласование", "Уведомления", "Ознакомление", "Рассылки", "Аналитика" и пр. Подсистема интегрирована с инфраструктурой собственного РУЦ НСО, МЭДО 2.5, а также имеет мобильный клиент.

В областных органах исполнительной власти нет другой информационной системы, в которой работало бы больше пользователей, чем в СЭДД. При этом подсистема «Обращения граждан» имеет тот же интерфейс, логику, приемы работы пользователя, что и другие модули СЭДД.

Эффекты внедрения

К экономическим эффектам внедрения подсистемы можно отнести:

  • Соблюдение норм Федерального закона от 202.05.2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», обращения выполняются в срок, так как все этапы работ контролируются системой.
  • Автоматический контроль - снижение вероятности подачи жалоб, судебных исков и наложения административных штрафов за несвоевременное выполнение обязательств перед заявителями.
  • Быстрый и удобный поиск предыдущих обращений, экономия времени сотрудника.
  • Экономия годового расхода бумаги оценивается почти в 2,0 млн рублей, сокращение издержек на отправку почтовых писем в муниципальные образования оценивается в 1,0 млн рублей, сокращение времени согласования документов в среднем с 20 до 5 минут позволяет каждому сотруднику экономить в месяц как минимум 1 рабочий день.
  • Сокращение расходов. Применяемое СПО поставляется по открытой лицензии, что позволяет сократить затраты на тиражирование и увеличивать количество рабочих мест, не неся лицензионных расходов.

Социальный эффект от внедрения складывается из следующего:

  • Открытость государственной власти, прозрачность для гражданина всего хода рассмотрения обращения – с момента поступления, регистрации, перенаправления и т.д, до направления ответа (поддерживается передача всех статусов хода рассмотрения, передача файлов ответа).
  • Повышение уровня своевременности и объективности рассмотрения обращений граждан, достигаемого за счет автоматического контроля исполнительской дисциплины должностных лиц и сохранения истории всех действий и решений, принимаемых на каждом этапе рассмотрения.
  • Повышение репутации органов власти за счет оперативного решения вопросов.

Почему CompanyMedia?

Организация электронного документооборота – необходимый технологический сервис, сопутствующий деятельности любой организации. CompanyMedia сочетает в себе производительные, надежные и масштабируемые средства для сквозной автоматизации документооборота с решениями, повышающими эффективность основной деятельности организации.

Система ориентирована на автоматизацию документооборота, процессов и управления проектами в территориально распределенных организациях со сложной структурой. Она поддерживает централизованный, децентрализованный и федеративный принципы работы с документами и задачами. CompanyMedia применяется как головным офисом организации, так и филиалами, дочерними предприятиями, аффилированными обществами и производственными площадками в качестве единой информационной среды. В результате создается надежная платформа для сквозной автоматизации документооборота и деловых процессов, предусматривающих совместную работу субъектов организации.

Базовое ПО для CompanyMedia

Система электронного документооборота CompanyMedia — является полностью российской разработкой, способной работать на базе СПО и отвечает требованиям в области импортозамещения. CompanyMedia включена под номером 871 в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Разработчик СЭД - «ИнтерТраст» - сотрудничает с такими известными российскими производителями программного обеспечения, как «Базальт», «Диасофт Платформа», «Релэкс», Postgres Professional и другими. В партнерстве с перечисленными компаниями заказчикам предлагается программный комплекс, в состав которого входят исключительно сертифицированные по требованиям безопасности (ФСБ России, ФСТЭК России) компоненты отечественной разработки. И подсистема «Обращения граждан» может также функционировать в импортонезависимом окружении.

2017: СЭДД на базе CompanyMedia 5 запущена в промышленную эксплуатацию

В администрации Новосибирской области запущена в промышленную эксплуатацию система электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) на базе свободного программного обеспечения. В основу системы легла СЭДД CompanyMedia 5, разработанная компанией ИнтерТраст. На сегодняшний день в Правительстве Новосибирской области ведется полностью электронный внутренний документооборот в импортонезависимой среде, к системе подключены все 30 муниципальных районов и 5 городских округов.

Проект по созданию региональной системы электронного документооборота и делопроизводства на базе CompanyMedia стартовал в Новосибирской области в конце 2008 года. Система имела веб-интерфейс и работала на платформе IBM Lotus Domino. С помощью CompanyMedia автоматизирован внутренний документооборот в администрации Губернатора Новосибирской области и Правительстве Новосибирской области, в областных исполнительных органах государственной власти, также к системе подключены 30 муниципальных районов и 5 городских округов Новосибирской области.

При этом стратегической целью проекта являлся переход на новую платформу хранения и обработки данных на основе свободного программного обеспечения (СПО). Такая возможность реализована в системе CompanyMedia пятого поколения. (CompanyMedia 5). Система также имеет веб-интерфейс и использует СПО на уровне СУБД (PostgreSQL) и серверной операционной системы (CentOS). СЭДД CompanyMedia входит в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. В 2017 году система CompanyMedia 5 признана лучшей СЭДД на премии «Цифровые вершины», первой национальной награды в области ИТ, поощряющей лучшие отечественные решения для повышения эффективности.

Проект перехода на CompanyMedia 5 стартовал в 2015 году, в его рамках было необходимо перенести функционал с платформы Domino на импортонезависимую платформу и интерфейс «толстого» клиента Notes в веб-интерфейс, а также осуществить миграцию данных в новую систему.

В 2017 году система введена в промышленную эксплуатацию. С помощью СЭДД автоматизирован документооборот в аппарате Губернатора, в областных органах исполнительной власти и 35 муниципальных образованиях Новосибирской области. СЭДД служит единым информационным пространством для коллективной работы и обмена электронными документами без дублирования на бумажных носителях.

Функциональность системы

Система охватывает такие функциональные области, как делопроизводство, обработка обращений граждан, подготовка нормативных правовых актов, а также внутренних и организационно-распорядительных документов, работа с номенклатурой дел, организация заседаний и совещаний, работа с поручениями руководства разных уровней. Система обеспечивает целостность, управляемость и прозрачность процессов подготовки, согласования и обработки документов в рамках выполнения различных деловых задач (с помощью инструментария адаптивного кейс-менеджмента), предоставляет широкие возможности для подготовки отчетности по документообороту. Мобильные приложения CompanyMedia для планшетных устройств используются членами Правительства Новосибирской области, руководителями структурных подразделений областных исполнительных органов государственной власти.

Обеспечивается интеграция СЭДД с другими информационными системами:

  • с Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, официальными сайтами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области;
  • с порталом Правительства Новосибирской области в части публикации нормативных правовых актов;
  • с ГИС ЖКХ;
  • с региональной геоинформационной системой Новосибирской области.

Итоги

В системе работает более 5000 пользователей. Все пользователи работают в веб и мобильном интерфейсах. Переход на СПО позволяет полностью исключить лицензионные отчисления, минимизировать риски в области информационной безопасности и сформировать дополнительный спрос на услуги разработчиков СПО.

Дальнейшее развитие

Основные задачи текущего этапа развития — тиражирование системы на уровень сельских органов власти. На очереди подключение нескольких организаций, которые используют предыдущую версию системы и работают с СЭДД через шлюз, в частности Прокуратура Новосибирской области, Администрация Тогучинского района Новосибирской области, Законодательное собрание Новосибирской области, Главное управление министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области, Администрации МО г. Обь, Администрация Чистоозерного района Новосибирской области, Контрольно-Счетная палата Новосибирской области.

2015: Модернизация СЭДД

Задачи проекта

Проект по созданию региональной системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) начался в конце 2008 года. На 24 июня 2015 года с помощью CompanyMedia автоматизирован документооборот во всех областных исполнительных органах государственной власти и муниципальных образованиях Новосибирской области. Система служит единым информационным пространством для коллективной работы и обмена электронными документами без дублирования на бумажных носителях. Исключение составляют специальные виды документов, не предполагающие создания электронных версий[1].

Администрация Новосибирской области, 2013

СЭДД обрабатывает разделы:

  • делопроизводство,
  • управление персоналом,
  • обработка обращений граждан,
  • подготовка и согласование нормативных правовых актов,
  • подготовка и согласование внутренних и организационно-распорядительных документов.

Мобильные приложения CompanyMedia для планшетных устройств используются руководителями высшего звена Правительства Новосибирской области. В системе реализована возможность применения простой и усиленной электронной подписи.

Ход проекта

24 июня 2015 года компания "ИнтерТраст" сообщила о проекте модернизации региональной СЭД, в рамках которого предполагаются несколько этапов.

На 24 июня 2015 года в Правительстве Новосибирской области ведется полностью электронный внутренний документооборот, к системе подключены 30 муниципальных образований и 5 городских округов Новосибирской области. Обеспечено технологическое и информационное взаимодействие с Прокуратурой Новосибирской области и другими территориальными органами федеральных органов власти. Основные задачи следующего этапа — тиражирование системы на уровень органов местного самоуправления, переход на свободное программное обеспечение базового и промежуточного уровней.

На этом этапе проекта выполняется поэтапный переход к использованию четвертой версии CompanyMedia. Одна из особенностей программного продукта — наличие веб-интерфейса, разработанного специалистами "ИнтерТраст". Этим обеспечена независимость от зарубежных программных решений в части клиентского интерфейса СЭДД.

Стратегическая цель - переход на новую платформу хранения и обработки данных на основе свободного программного обеспечения (СПО). Такая возможность реализована в системе CompanyMedia следующего, пятого поколения. Внедрение данного программного продукта станет логичным этапом развития СЭДД и обеспечит полную импортонезависимость в области электронного документооборота.

Параллельно с развитием системы ведется доработка действующей нормативно-методологической базы, регламентирующей работу с электронными документами. Определяющий целевой показатель — достижение уровня внутреннего документооборота в органах власти в электронном виде до 100%.

Еще одно направление развития — расширение числа пользователей за счет дальнейшего тиражирования системы в районных администрациях муниципальных образований и на уровне сельсоветов. Для последних разрабатываются рабочие места веб-интерфейса CompanyMedia с консолидацией вычислительных облачных ресурсов на базе Центра обработки данных Правительства Новосибирской области.

Анатолий Дюбанов, руководитель департамента информатизации и развития телекоммуникационных технологий Новосибирской области, поведал: "Система постоянно развивается и функционально, и технологически. В ближайших перспективах СЭДД должна стать единым ядром документооборота региона, которая включит в единый информационный контур документооборота все областные органы исполнительной власти и подведомственные им учреждения, муниципальные образования Новосибирской области, до уровня сельских поселений. Использование облачных технологий и применение СПО позволит без особых затрат осуществлять централизованное администрирование всей системы и создание рабочих мест с доступом к единой системе документооборота, что обеспечит оперативную отправку корреспонденции в органы власти всех уровней независимо от территориальной удаленности, а также единство и прозрачность процесса обработки документов всеми пользователями. Что касается стратегической цели, то мы последовательно идем к полной замене проприетарных компонентов системы на свободное ПО с аналогичными возможностями. В 2015 году будет развернут тестовый комплект СЭДД CompanyMedia на базе СПО, определены функциональные требования к обновленной системе. К концу года планируем завершить работы по настройке и провести испытания системы. Полноценная промышленная эксплуатация системы должна стартовать в 2016 году. Переход на СПО, на наш взгляд, позволит существенно снизить лицензионные отчисления, минимизировать риски в области информационной безопасности и сформировать дополнительный спрос на услуги разработчиков СПО".
Андрей Линев, генеральный директор компании "ИнтерТраст", сообщил: "В 2014 году мы вывели на рынок открытую конфигурацию СЭДД CompanyMedia. Это кроссплатформенное решение — система может работать и на основе проприетарных платформ, и на базе свободного ПО. В частности, в качестве слоя хранения данных может использоваться СУБД PostgreSQL, а не только сервер IBM Domino, как это было в наших системах предыдущего поколения. Основной пользовательский клиент системы реализован в web-интерфейсе, созданном на базе открытой технологии Java. Именно открытость системы и возможность поэтапного перехода на свободные компоненты вызвала интерес со стороны наших коллег из департамента информатизации и развития телекоммуникационных технологий Новосибирской области. Мы ценим доверие нашего давнего заказчика и уверены, что накопленный опыт позволит совместной команде проекта достойно справиться с новой масштабной задачей".

Примечания