Проект

"Администрация Санкт-Петербурга" автоматизировала процедуру управления помещениями

Заказчики: Администрация Санкт-Петербурга

Санкт-Петербург; Государственные и социальные структуры

Подрядчики: Контек (Conteq)
Продукт: DocSpace (Conteq)
На базе: Microsoft SharePoint 2013

Дата проекта: 2016/07  - 2016/09
Технология: CPM
подрядчики - 211
проекты - 972
системы - 110
вендоры - 61
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
подрядчики - 676
проекты - 5601
системы - 1232
вендоры - 684
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5413
системы - 591
вендоры - 301

20 октября 2016 года компания Conteq сообщила о завершении проекта по внедрению решения «Управление бронированием помещений» на базе СЭД/ECM-системы DocSpace в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

Администрация Санкт-Петербурга (2016)

Цель проекта

Основной целью проекта была автоматизация процесса бронирования залов в комплексе зданий Смольного. Решение «Управление бронированием помещений» позволяет отобразить занятость всех переговорных и конференц-залов на одной календарной сетке.

Ход проекта

В первую очередь были решены задачи построения удобной системы бронирования и распределения загрузки переговорных и конференц-залов. Решение позволяет предоставить информацию о запланированных мероприятиях, их датах и времени, и отобразить текущий статус помещения.

В модуль «Управление бронированием помещений» были включены одиннадцать залов комплекса зданий Смольного. Решение позволяет реализовать возможность согласования и планирования ресурсов, необходимых для проведения мероприятия, определить ответственных за подтверждение или аннулирование бронирования помещения. При планировании необходимых ресурсов, учитывается включенное в решение дополнительное оснащение, для проведения мероприятий. Данные список содержит: столы для регистрации, наград, цветов, куверты (для фамилий), приборы для подписания, синхронный перевод речи и т.д. Также, модуль позволяет отправлять уведомления ответственным о запросе на бронирование помещения с списком необходимых ресурсов, разграничивать права доступа между сотрудниками, напоминать о бронировании, визуально и просто отображать занятость помещений непосредственно на календаре.

Решение «Управление бронированием помещений» предоставляет подход к рутинному процессу подготовки и бронирования залов, делая его более быстрым и устраняя неприятные коллизии, связанные с назначением мероприятий в одном и том же месте на одно и то же время.

В процессе внедрения решения «Управление бронированием помещений», руководители проекта на стороне клиента были максимально вовлечены в проект на всех этапах, что позволило достигнуть полного соответствия результатов проекта задачам в рекордно кратчайшие сроки.

«
«Проектная команда Conteq в сжатые сроки внедрила решение «Управление бронированием помещений» на базе СЭД/ECM-системы DocSpace. Пользователям больше не придется тратить много времени на коммуникации и согласование бронирования переговорных и конференц-залов. В результате проекта Администрация Санкт-Петербурга получила эффективной ИТ-инструмент для управления помещениями.»

Александр Остренко, директор по продажам Conteq
»