Проект

Офис-Док автоматизировал СЭД «ДЕЛО» в Администрации города Вологды

Заказчики: Администрация города Вологды

Вологда; Государственные и социальные структуры

Подрядчики: Офис-Док, ООО
Продукт: Дело (ЭОС)
На базе: Oracle Database 11g

Дата проекта: 2010/03  - 2014/11
Количество лицензий: 541
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5409
системы - 591
вендоры - 301
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 283
проекты - 2422
системы - 152
вендоры - 80

Содержание

Администрация Вологды автоматизировала[1] СЭД «ДЕЛО» сообщила компания-интегратор "Офис-Док" 21 ноября 2014 года.

Проект по автоматизации документооборота в структурах Администрации Вологды на базе СЭД «ДЕЛО» (флагманского продукта компании ЭОС) стартовал в 2007 году и развивается по настоящее время. Работы по внедрению СЭД осуществлялись специалистами компании «Офис-Док» - регионального представителя компании ЭОС в Северо-Западном Федеральном округе. По состоянию на 13 октября 2014 года, в СЭД «ДЕЛО» работает 541 пользователь (к системе подключены все муниципальные служащие), всего в системе зарегистрировано 965 137 документов, к концу текущего года это число может достигнуть миллиона.

Предпосылки проекта

Администрация Вологды проявила интерес к вопросам автоматизации документооборота еще в 2006 году. Целями внедрения были: своевременное и качественное исполнение документов, поэтапный переход на электронный документооборот, и, как следствие, повышение эффективности деятельности органов Администрации города Вологды, а также повышение качества принятия управленческих решений.

СЭД «ДЕЛО» была выбрана Администрацией Вологды с учетом многолетнего опыта успешной эксплуатации данной СЭД в различных государственных и коммерческих структурах. Так, в госсекторе многолетними пользователями СЭД «ДЕЛО» являются федеральные министерства и ведомства, региональные правительства, администрации, законодательные органы, а также сотни муниципалитетов по всей территории России. Если говорить о городских муниципалитетах, то, кроме Вологды, крупные проекты по автоматизации документооборота реализуются в администрациях Калининграда, Ставрополя, Азова, Благовещенска, Ростова-на-Дону, Норильска, Тольятти, Подольска и многих других.

В качестве интегратора была приглашена компания «Офис-Док» как региональный представитель ЭОС в Северо-Западном Федеральном округе, имеющий богатый опыт внедрения СЭД в органах государственной власти и местного самоуправления.

Ход проекта

Интерес администрации Вологды к вопросам автоматизации документооборота восходит к 2006 году, а в 2007 организация внедрила 16 рабочих мест системы «ДЕЛО» , 14 рабочих мест подсистемы «ДЕЛО-WEB» и 7 рабочих мест опции «Сканирование». Автоматизированы основные делопроизводственные процессы – регистрация, контроль исполнения документов, а также обеспечена возможность удаленной работы в системе и перевода бумажных экземпляров в электронный вид. Также использовалась опция «Мониторинг документов».

В 2008, 2010 годах и в феврале 2013 года происходило расширение системы – закупка дополнительных рабочих мест и новых опций. Например, только в феврале 2013 года Администрация Вологды приобрела 7 лицензий «ДЕЛО», 30- «ДЕЛО-WEB», а также 3 АРМ опции «Поточное сканирование», 5 – «Печать штрих-кода», по 15 – «Оповещение и уведомление» и «Информер» и опцию «ЭП и шифрование». Уже на первых этапах внедрения СЭД «ДЕЛО» позволила Администрации Вологды значительно повысить эффективность работы за счет автоматизации процессов регистрации, обработки и прохождения документов, а также обеспечения непрерывного контроля исполнения управленческих решений со стороны руководства.

В 2012 году в Администрации Вологды прошел ряд мероприятий по переходу на согласование проектов муниципальных правовых актов (МПА) в электронном виде. В апробации схемы прохождения проектов МПА в июле-декабре 2012 года принимали участие следующие органы Администрации: Управление делами, Управление информационных технологий и защиты информации, Правовое управление, Департамент городского хозяйства и Департамент имущественных отношений. В рамках апробации схемы успешно прошли согласование в электронном виде свыше 500 проектов МПА, прошли групповое обучение 277 пользователей, индивидуальное обучение - 34 пользователя.

Результаты проделанной работы

  • Сокращение сроков согласования;
  • Снижение расходов на бумажный носитель при распечатке и ксерокопировании документов и приложений;
  • Стимулирование персональной ответственности каждого разработчика МПА за своевременную и качественную подготовку МПА;
  • Повышение качества подготовки МПА;
  • Возможность работы с версиями документов;
  • Обеспечение прозрачности процедуры согласования;
  • Создание полнотекстовой базы электронных копий МПА;
  • Возможность предоставления электронных копий МПА из СЭД «ДЕЛО».

Также было налажено электронное взаимодействие Администрации города Вологды с Вологодской городской Думой и прокуратурой города Вологды. С 2013 года Администрация города Вологды направляет копии нормативных правовых актов из СЭД «ДЕЛО» в электронном виде в Государственно-правовой департамент Правительства Вологодской области для ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Вологодской области.

С 28 декабря 2012 года проекты нормативных правовых актов представляются Правовым управлением в прокуратуру города Вологды для проведения антикоррупционной и правовой экспертизы на бумажном носителе с сопроводительным письмом, а также в электронном виде на официальный электронный адрес прокуратуры города Вологды. А с 13 августа 2013 года Администрация города Вологды направляет копии МПА, заверенные электронной подписью Администрации города Вологды, в электронном виде на адрес электронной почты Вологодской городской Думы. Об этом рассказала консультант отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды Ольга Седова.

По данным на середину октября 2014 года СЭД «ДЕЛО» была внедрена во всех департаментах и структурных подразделениях Администрации Вологды. Общее число пользователей системы достигло 541. «В работе используется как толстый, так и тонкий клиенты – «ДЕЛО WEB» доступно 446 пользователям. Вариантов лицензирования – два, в том числе конкурентное», - комментирует Ольга Седова.

Проблемы, с которыми столкнулись специалисты Администрации Вологды, по словам Ольги Седовой, касались необходимости внесения в РКПД дополнительной информации о проекте ивведения дополнительных реквизитов, разработки печатных форм:листа согласования, указателя рассылки.

Количество документов, зарегистрированных в системе, ежегодно увеличивается: если за 2008 год в СЭД «ДЕЛО» было зарегистрировано 16090 документов, то за 2013 – 200023, в 2014 году, по состоянию на 13 октября - 159609 документов. «Всего в системе уже 965 137 документов. К концу года мы выйдем на миллион», - прогнозирует Ольга Седова.

Итоги проекта

К настоящему времени с помощью СЭД «ДЕЛО» автоматизированы следующие процессы:

  • Регистрация документов, в том числе с применением технологии поточного сканирования;
  • Регистрация и рассмотрение обращений граждан (в том числе обращений граждан, поступивших с официального сайта Администрации);
  • Протокольное сопровождение совещаний;
  • Направление документов на исполнение в электронном виде;
  • Контроль за ходом исполнения документов и поручений, за исполнительской дисциплиной в целом на всех уровнях контроля;
  • Осуществление выборочного контроля за рассмотрением обращений граждан с выездом на место и фотофиксацией;
  • Автоматизация составления отчетности;
  • Разработка, согласование, утверждение и рассылка муниципальных правовых актов в электронном виде;
  • Организация переписки между органами Администрации города Вологды в электронном виде (переход на внутренний юридически значимый электронный документооборот);
  • Организация быстрого поиска документов по штрих-коду с использованием ручных сканеров штрих-кода;
  • Автоматическое оповещение пользователей о поступлении документов, уведомление о приближении сроков исполнения документов;
  • Направление копий правовых актов из СЭД «ДЕЛО» в электронном виде, заверенных электронной подписью Администрации города Вологды.

«Развитие и эксплуатация системы «ДЕЛО» в муниципалитете Вологды – пример продуманного и последовательного подхода в достижении этой цели. Такой подход, во-первых, позволил сотрудникам Администрации на каждом из этапов внедрения осваивать по максимуму возможности СЭД «ДЕЛО», во-вторых – постепенно вовлекать в работу в системе все больше подразделений и работников Администрации. В течение всего периода эксплуатации система освоена в полном объеме, все ее возможности используются в ежедневной работе. «ДЕЛО» позволило Администрации Вологды значительно повысить эффективность работы за счет автоматизации процессов регистрации, обработки и прохождения документов, а также обеспечения непрерывного контроля исполнения управленческих решений со стороны руководства. Внедрение СЭД в итоге не только повысило исполнительскую дисциплину, но и позволило оптимизировать документооборот, а также частично отказаться внутри аппарата от рассылки бумажных документов», - отмечают представители ЭОС.

Примечания