Проект

Администрация городского округа Верхняя Пышма (DocsVision (СЭД/ECM-система))

Заказчики: Администрация городского округа Верхняя Пышма

Верхняя Пышма; Государственные и социальные структуры

Подрядчики: O3
Продукт: DocsVision (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2016/07  - 2016/09
Количество лицензий: 150+
Технология: СЭД
подрядчики - 594
проекты - 6083
системы - 645
вендоры - 319
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 313
проекты - 2765
системы - 168
вендоры - 96

Итоги проекта внедрения системы на базе новейшей версии платформы Docsvision 5.4

  • Подключены все необходимые сотрудники администрации в т.ч. учреждений и удаленных подразделений – более 150 пользователей
  • Настроен почтовый клиент Docsvision с расширенными функциями
  • Разработаны формы дополнительных отчетов. К примеру, это отчеты по мониторингу деятельности структурных подразделений (создание документа, подписание, согласование, поступило документов), отчет по исполненным документам в разрезе подчиненности (по структуре) – именно документов, не поручений. Выведен отчет по рассмотрению материалов, зарегистрированных в КУСП (КУСП – книга учета сообщений о правонарушениях) и поступивших для рассмотрения должностными лицами органов местного самоуправления по административному законодательству субъекта РФ.
  • Настроено автоматическое заполнение отчета по обращениям граждан по шаблону согласно методическим рекомендациям администрации Президента РФ.
  • Настроены специальные бланки документов для подразделений администрации
  • Загружен архив распорядительных документов из файловых папок. С 2010 года их накопилось приблизительно по 3000 шт. в каждом году.
  • Изменена логика маршрутизации согласований (автоматическое пересогласование)
  • Формирование реестров для отправки корреспонденции, исходя из указанного в карточке способа доставки

Статистика из СЭД по объёму документооборота за 2016 год

  • Входящие: 14 000
  • Исходящие: 12 500
  • Внутренние: 2 500
  • Распорядительные: 2 000
  • Итого документов: 31 000
  • Выполнено поручений: 54 000
  • Проведено согласований: 10 000

Результаты внедрения СЭД:

  • Внедрение СЭД в полном объёме решило все делопроизводственные задачи: подготовку и регистрацию документов, контроль за их исполнением, поиск, хранение и справочную работу по массиву документов
  • Обеспечено правильное разграничение функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации
  • Налажен контроль за соблюдением стандартов на документы, мониторинг работы конкретного специалиста
  • Появились инструменты получения статистики по документам по требуемым параметрам