Проект

СЭД «ДЕЛО» внедрено в Администрации Янаульского района компанией «Медиалюкс»

Заказчики: Администрация муниципального района Янаульский район

Государственные и социальные структуры

Подрядчики: Медиалюкс
Продукт: Дело (ЭОС)
На базе: Oracle Database 11g

Дата проекта: 2014/11
Технология: СЭД
подрядчики - 607
проекты - 6301
системы - 656
вендоры - 321
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 311
проекты - 2812
системы - 172
вендоры - 99

Содержание

12 ноября 2014 года в СЭД Администрации Янаульского района автоматизировали[1] документооборот СЭД «ДЕЛО». Проект реализует компания «Медиалюкс», региональный партнер ЭОС.

Цели и задачи

Автоматизация документооборота в Администрации МР Янаульский район проходила в два этапа. До начала проекта процедуры обработки документов в организации осуществлялись без использования специализированного программного обеспечения. Целью внедрения СЭД заказчик обозначил постепенный переход от «бумажных» технологий работы с документами к электронному документообороту. Старт проекту был дан в январе 2014 года, а внедрение системы началось с автоматизации регистрации документов.

Ход проекта

На первом этапе были решены следующие задачи:

  • автоматизация регистрации корреспонденции, поступающей в Администрацию (как в бумажном виде, так и по электронной почте);
  • переход от бумажной формы регистрационных журналов к электронной;
  • повышение исполнительской дисциплины за счет внедрения автоматизированной системы контроля, предусматривающей регистрацию в СЭД всех поручений высшего руководства;
  • автоматизация формирования отчетных форм по документообороту (для обеспечения руководства необходимой для принятия управленческих решений информацией);
  • снижение временных затрат на рутинные процедуры регистрации и поиска документов и поручений.

Для решения данных задач и определения последовательности внедрения СЭД первоначально был проведен анализ структуры и объема документооборота Администрации, обследование схемы движения документов внутри организации и способов взаимодействия с контрагентами. На основании полученных данных была произведена настройка программного обеспечения на структуру организации и особенности документооборота.

Реклама
Ультралегкие Fujitsu LIFEBOOK для вашего бизнеса

Производительные устройства с высокой степенью защиты данных для комфортной работы как в офисе, так и дома. Ваше рабочее место всегда с вами вместе с мобильными Fujitsu LIFEBOOK

Узнать больше

Настроенная система была установлена на серверное оборудование заказчика, к которому были подключены клиентские рабочие станции. Доступ в систему получили Глава Администрации и его заместители. Первый этап проекта был завершен в течение января 2014 года.

Второй этап проекта стартовал в октябре. Он предусматривал распространение СЭД на подразделения Администрации, подведомственные организации и более полное освоение функционала системы «ДЕЛО». В рамках этой стадии проекта требовалось решить следующие задачи:

  • дальнейшее развитие системы контроля исполнения через автоматизацию передачи поручений в подразделения и получения отчетов об исполнении;
  • переход на безбумажное взаимодействие между подразделениями – отказ от передачи бумажных документов;
  • сокращение времени на прохождение и исполнение документов;
  • оптимизация работы с удаленными подразделениями.

На данном этапе к СЭД были подключены отделы Администрации и обособленные подведомственные подразделения, а руководителям (Глава и первый заместитель Главы Администрации) установлены и настроены мобильные клиенты Electrodocs (разработка ООО «Медиалюкс») для планшетов iPad.

Результат

В обособленных подразделениях была организована собственная регистрация входящей, исходящей корреспонденции. Отделам Администрации были настроены учетные записи для получения поручений и ввода отчетов об исполнении. Пользователи прошли групповое обучение, а также получили индивидуальные консультации по актуальным для них вопросам.

Планы

В дальнейшем планируется расширение использования системы внутри Администрации и подключение к ней других организаций, связанных в рамках работы с документами и оказания муниципальных услуг.

Примечания