Проект

Алабуга ОЭЗ ППТ (Особая экономическая зона промышленно-производственного типа)

Заказчики: Алабуга ОЭЗ ППТ (Особая экономическая зона промышленно-производственного типа)

Елабуга; Машиностроение и приборостроение

Подрядчики: Фирма Лист НН
Продукт: 1С:Документооборот 8 КОРП
На базе: 1С:Документооборот 8

Дата проекта: 2014/12  - 2015/05
Количество лицензий: 180
Технология: СЭД
подрядчики - 579
проекты - 5735
системы - 633
вендоры - 315

Содержание

Команда проекта со стороны ЗаказчикаИнтегратора-Консультанта
Зиатдинов Руслан Фаритович (Заместитель начальника управления)
не указана

2015: Создание СЭД на базе «1С:Документооборот 8 КОРП»

Основной целью деятельности ОЭЗ «Алабуга» является оказание содействия развитию экономики Республики Татарстан и РФ, путем создания наиболее благоприятных условий для реализации российскими и международными компаниями инвестиционных проектов в области промышленного производства.

Достижение данной цели было бы невозможно без создания промышленной и деловой инфраструктуры международного уровня, запуска отлаженного механизма совместной работы всех задействованных государственных органов и служб, передовой системы информационных технологий, в том числе в области делопроизводства и документооборота.

Предпосылки

Заказчиком были поставлены следующие задачи перед проектом внедрения системы электронного документооборота:

  • 1.Оптимизация, систематизация и регламентация работы с документами.
  • 2. Подготовка договоров по шаблонам.
  • 3. Автоматизация учета документов, в том числе:
    • классификация документов по различным критериям;
    • регистрация документов по заданным критериям;
    • учет сроков хранения

  • 4. Автоматизация поиска документов.
  • 5. Автоматизация процедур коллективной работы с документами:

    • разработка проекта документа;
    • согласование документа;
    • исполнение документа

  • 6. Обеспечение защиты от несанкционированного доступа и искажения или удаления информации.

Выбор системы и подрядчика

Для автоматизации делопроизводства и документооборота ОЭЗ ППТ «Алабуга» было принято решение создать систему электронного документооборота (СЭД) на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП». Для работ по внедрению системы был заключен договор с компанией ООО «Фирма ЛИСТ» — фирмой-франчайзи , которая имеет опыт внедрения автоматизированных систем на предприятиях Закамского региона.

Ход работ

В рамках проекта внедрения СЭД специалистами Фирмы ЛИСТ в командном содействии со специалистами ОЭЗ ППТ «Алабуга» были выполнены следующие работы:

  • Установлено и настроено программное обеспечение на серверах и рабочих станциях пользователей. Развернута и протестирована система автоматизации.
  • Настроены основные параметры «1С:Документооборот КОРП»: константы, справочники, виды документов, почты, учетных записей и т.п.
  • Созданы списки пользователей, назначены им прав доступа, индивидуальная настройка рабочих мест.
  • Выполнена адаптация типовой конфигурации (доработка программы под особенности предприятия) согласно технического задания.
  • Внедрены следующие бизнес–процессы:
    • «Задание на проведение закупки»;
    • «Выбор единственного поставщика»;
    • «Оформление и согласование договора»;
    • «Оформление и согласование заявки на платеж».

  • Разработаны отчеты в соответствии с техническим заданием.
  • Доработан и протестирован обмен данными с «1С:Бухгалтерия предприятия».
  • Проведено обучение работе в системе документооборота как в группах пользователей, так и индивидуально на рабочих местах.
  • Проведена опытно-промышленная эксплуатация на реальных данных длительностью 1 квартал, в ходе которой была детально протестирована системы электронного документооборота на предмет полного удовлетворения потребностей пользователей, а также выполнена проверка подготовленности пользователей к работе в СЭД.

Итоги проекта

Всего в рамках проекта автоматизировано 180 рабочих мест.

В результате внедрения:

  • Упорядочена работа сотрудников с документами, заявками;
  • Сократилось время поиска нужной информации и качество обработки документов;
  • Налажен учет и контроль исполнения поручений, что повысило исполнительскую дисциплину на предприятии;
  • Автоматизированы бизнес-процессы «Задание на проведение закупки», «Выбор единственного поставщика», "Оформление и согласование договоров", "Оформление и согласование заявки на платеж".
  • Программа "1С:Документооборот КОРП" интегрирована с программой "1С:Бухгалтерия предприятия 8, ред.2.0", что позволило получить дополнительные удобства работы в единой информационной системе электронного документооборота.

Автоматизированы следующие функции:

Система передана в промышленную эксплуатацию. Планируются работы по дальнейшему развитию функционала.