Проект

«Арбат Отель Менеджмент» автоматизировал процессы делопроизводства с помощью DirectumRX

Заказчики: Арбат Отель Менеджмент

Анапа; Туризм, гостиничный и ресторанный бизнес

Подрядчики: Directum (Директум)
Продукт: DirectumRX
На базе: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2017/12  - 2018/03
Количество лицензий: 200
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
подрядчики - 742
проекты - 6338
системы - 1330
вендоры - 741
Технология: СЭД
подрядчики - 579
проекты - 5735
системы - 633
вендоры - 315
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 307
проекты - 2602
системы - 166
вендоры - 92

19 апреля 2018 года компания DIRECTUM сообщила о проведении проекта по автоматизации работы с корреспонденцией, договорами и проектными документами в Управляющей компании сети курортов Черноморского побережья с помощью решения DirectumRX. В системе организовано взаимодействие между 100 подразделениями компании.

ООО «Арбат Отель Менеджмент» – управляющая компания сети курортов на Черноморском побережье России Alean Family Resort Collection. Учитывая количество пользователей системы – все подразделения и службы курортов, перед компанией встала проблема систематизации документооборота.

Входная группа отеля Alean Family Resort & Spa Doville в Анапе
Входная группа отеля Alean Family Resort & Spa Doville в Анапе

Перед разработчиками DirectumRX были поставлены следующие задачи:

  • возможность объедения всех филиалов в одну сеть;
  • cильная функциональность;
  • прогрессивная платформа для развития;
  • удобный и понятный интерфейс для пользователей.

На выбор ECM-системы был всего 1 месяц, а реализовать проект предстояло за 3 месяца – до старта сезона отпусков.

Специалисты DIRECTUM автоматизировали процессы делопроизводства: работу с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распределительной документацией. Налажен полный цикл работы с договорами и нормативными документами. Модуль «Управление совещаниями» позволил перевести в электронный вид процессы подготовки и согласования повесток и протоколов встреч, здесь же ведется календарь мероприятий. Индивидуально для Alean Family Resort Collection разработано решение «Планирование проектов», т.к. компания использует проектную модель управления.

Интеграция DirectumRX с «1С:Управление производственным предприятием» играет важную роль в процессах финансового планирования. В регистрационной карточке входящего счета в ECM-системе планово-экономический отдел расписывает суммы по разным статьям и проектам бюджета. Данные берутся из справочников «Статьи бюджета», «Центры финансовой ответственности» и «Проекты бюджета», все они синхронизируются с одноименными справочниками в .

На основании информации из карточки счета ответственный сотрудник формирует заявку на расходование средств и платежное поручение в 1C. Его номер автоматически появляется в карточке счета в DirectumRX.

Все работы по проекту завершились в установленные сроки, при этом использовалась сокращенная технология внедрения. На этапе освоения системы пользователям помогали встроенные информационные справки и подробные инструкции к каждому процессу.

На апрель 2018 года в DirectumRX работают 200 сотрудников. В будущем планируется: автоматизация работы со справочниками номенклатуры на основе стандартов компании, модификация модуля «Проекты», а также внедрение финансового архива с элементами бюджетирования.