Проект

«МайТэк» развивает управление кадрами с помощью Directum в «Банке Казани»

Заказчики: Банк Казани - Коммерческий Банк Экономического Развития (КБЭР)

Казань; Финансовые услуги, инвестиции и аудит

Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2011/03  - 2018/10
Количество лицензий: 400
Технология: СЭД
подрядчики - 527
проекты - 5355
системы - 587
вендоры - 298

2018

Результаты автоматизации кадровых процессов

11 октября 2018 года компания «МайТэк» сообщила, что для управления по работе с персоналом «Банка Казани» в системе автоматизированы процессы по согласованию заявок на подбор персонала и рассмотрение анкет кандидатов. По информации компании данный подход к работе позволяет рекрутерам банка минимизировать рутину и повысить качество подбора персонала.

В 2018 году «Банк Казани» утверждает очередную стратегию развития. В ее основе лежит планомерное внедрение цифровых технологий в процессы учреждения. Следуя ИТ-вектору, отдел подбора, оценки и развития персонала банка автоматизирует заявки на подбор и согласование специалистов. Проект выполнен компанией «МайТэк» в системе DIRECTUM с помощью бизнес-решения «Кадровые процессы».

«МайТэк» проведена максимальная адаптация решения под требования учреждения. Под логику банка доработаны справочники «Заявки на поиск новых сотрудников», «Кандидаты на работу» и мастер-действий по согласованию соискателей. Разработаны шаблоны резюме по форме банка и предусмотрена возможность приглашения специалистов на собеседование через Оutlook из карточки кандидата. Благодаря проработанным типовым маршрутам обеспечено подключение линейных руководителей в обсуждение и выбор специалистов на вакантную должность. Налажен всесторонний обмен кадровой информацией между всеми уровнями управления. Прозрачность работы с вакансиями и резюме обеспечена за счет фиксации истории обращения к объектам и документам системы.

«
Автоматизация процессов позволила снизить нагрузку HR-специалистов банка. Многократно упрощены рутинные операции: сбор и обработка резюме, формирование единой базы резюме, текущие согласования по вакансиям и кандидатам, ведение истории работы по позициям и соискателям и многое другое. Оптимизирован поиск кандидатов под требуемые вакансии за счет ранжирования анкет. Все это позволило выделить больше времени на продуктивную деятельность – личные собеседования и объективный анализ компетенций потенциальных кандидатов. Тем самым удалось еще больше повысить качество отбора персонала в банк.

Олег Бачурин, председатель правление ООО КБЭР «Банк Казани»
»

Автоматизация кадровых процессов

28 мая 2018 года компания «МайТэк» сообщила о реализации проекта по автоматизации в DIRECTUM процессов отдела подбора, оценки и развития персонала «Банка Казани».

«Банк Казани» более 6 лет развивает внутренние процессы электронного документооборота и взаимодействия в ECM-системе DIRECTUM. В 2018 году банк оптимизирует работу специалистов по работе с персоналом – автоматизирует заявки на поиск новых сотрудников и процессы согласования кандидатов. Планируется, что «перенос» процессов в DIRECTUM:

  1. сократит количество рутинных операций рекрутеров при оформлении документов по соискателям;
  2. сформирует прозрачную и контролируемую среду взаимодействия в цепочке «инициатор - сотрудник по персоналу - кандидат»;
  3. ускорит доступ к необходимой кадровой информации по кандидату.


Также в «Банке Казани» на базе DIRECTUM будет действовать собственный сервис для размещения резюме, где претендент на вакансию сможет самостоятельно предложить свою кандидатуру. Соискателю будет доступно выделенное рабочее место на площадке работодателя, где он, следуя инструкции или при помощи консультанта, сможет внести свое резюме в DIRECTUM и направить его на рассмотрение ответственному за вакансию специалисту.

Так кандидат сможет заочно «связаться» с нужным отделом, а сотрудники по подбору персонала получат в DIRECTUM базу резюме по форме банка. На основе нее будет осуществляться автоматическая выборка и подборка соискателей под соответствующие вакансии.

На май 2018 года основной блок работ подходит к завершению. Ведется тестирование процессов.

2017

Автоматизация бюджетирования

27 февраля 2017 года компания «МайТэк» сообщила об автоматизации бюджетирования с помощью ECM-системы Directum в ООО КБЭР «Банк Казани».

Ход проекта

В 2017 году банк приобрел еще 100 лицензий Directum и начал настройку новых процессов. В их числе – бюджетирование.

Автоматизация охватила все этапы работы с бюджетами: от момента формирования потребности до ее полного закрытия и контроля исполнения обязательств.

Работа по бюджетам в Directum избавила владельцев бюджета и банк в целом:

  • от ручной консолидации и контроля данных по бюджету;
  • ошибок человеческого фактора;
  • превышения лимитов по бюджетам;
  • нерациональных потерь времени.

А также позволила:

  • видеть комплексную картину по всем бюджетам банка;
  • прозрачно контролировать и гибко корректировать показатели бюджетов;
  • экономить выделенные средства;
  • осуществлять стратегическое прогнозирование и планирование бюджетов.

«
«Автоматизация бюджетирования нацелена на внутреннее совершенствование программы финансового управления Банка. ECM-система Directum выступит как инструмент контроля бюджетных показателей. Основной акцент будет сделан на четком планировании и исполнении бюджетов, на контроле финансовой составляющей договорного блока и на оценке эффективности системы бюджетирования».

Галия Рафаезовна, заместитель Председателя Правления ООО КБЭР «Банк Казани»
»

Итоги проекта

24 августа 2017 года «Банк Казани» объявил об автоматизации бюджетирования на базе ECM-системе Directum. По результатам внедрения достигнуты ключевые цели проекта — ускорены процессы согласования потребностей и облегчен контроль лимитов по бюджетам подразделений. Исполнителем проекта стала компания «МайТэк».

КБЭР «Банк Казани» более 5 лет использует Directum как стандарт корпоративного взаимодействия и обмена документами. В 2017 году банк расширил функционал системы по нескольким направлениям.

В части производственно-финансового планирования банк автоматизировал процессы бюджетирования. В ходе проекта требовалось упростить сбор потребностей всех подразделений «Банка Казани», ускорить их консолидацию и анализ. По отзыву банка, данные задачи были успешно решены.

Развернутый на базе Directum процесс сбора и формирования бюджетов позволил запараллелить согласование потребностей подразделений банка, унифицировать формы по бюджетам и обеспечить прозрачную среду контроля за всеми изменениями по показателям бюджетов через карточки потребностей. В них отражаются корректировки по суммам, владельцам, инициаторам и потребителям бюджетов. Здесь же прикрепляются договоры и счета, привязанные к суммам бюджетов, предусмотрена автоматическая проверка лимитов бюджета при согласовании затрат по счетам и договорам. Также учтена возможность фиксации сумм выдачи и получения наличных средств, контроля остатков по бюджетам и внеплановых расходов.

Суммы планируемых затрат детализируются по месяцам. Все изменения по потребностям корректируются через справочники и автоматически учитываются в сводном бюджете учреждения.

Настройка финансового планирования в Directum позволила «Банку Казани»:

  • сократить рутинную работу сотрудников за счет исключения ручного сведения бюджетов;
  • обеспечить прозрачную среду управления потребностями подразделений;
  • ускорить процессы согласования бюджетов;
  • сократить кассовые разрывы за счет гибкого управления финансами;
  • экономить выделенные средства и не превышать лимиты.

«
С автоматизацией бюджетирования «Банк Казани» получил эффективный инструмент прогнозирования и перспективного планирования финансового состояния, ресурсов, доходов и затрат банка в краткосрочной и долгосрочной перспективе, — подвел итоги проекта Олег Бачурин, вице-президент КБЭР «Банк Казани».
»

Автоматизация аттестации персонала

28 сентября 2017 года «Банк Казани» объявил о планировании перехода на автоматизированное проведение аттестаций и опросов сотрудников. Выполняться данные процедуры будут на базе корпоративной системы Directum. Выполняет проект компания «МайТэк».

С целью оптимизации кадровых процедур «Банк Казани» совместно с компанией «МайТэк» внедряет на базе Directum решение «Аттестация». Решение позволит в автоматизированном режиме планировать тестирования и опросы, собирать необходимые пакеты документов и быстро анализировать результаты проведенных исследований.

Прозрачная и удобная процедура аттестационно-опросных мероприятий будет организована за счет:

  • Настроенных каналов взаимодействия: формирование, подготовка и согласование документов будет осуществляться сотрудниками кадрового отдела в Directum, что структурирует работу с документами и обеспечит автоматическое оповещение всех участников процесса о принятых решениях.
  • Экономии времени: проведение аттестаций в системе Directum позволит избежать рутинной работы по подготовке материалов и ручной консолидации данных по ее завершению.
  • Структуризации данных: результаты исследований будут храниться в единой базе Directum, благодаря чему специалисты кадрового отдела смогут быстро обращаться к архивам и обрабатывать необходимые документы в СЭД.
  • Организационной четкости: сотрудники будут отвечать на тесты и опросы в рамках установленного лимита времени. Формы опросных листов и аттестационных бланков будут унифицированы и ранжированы в зависимости от категории специалистов.
  • Географической доступности: работники смогут проходить тестирование с рабочего компьютера под своей учетной записью Directum с любой геоточки.
  • Объективной оценки: данные будут фиксироваться в системе и не смогут быть изменены после завершения процедуры. Расчет показателей будет выполняться системой в соответствии с заложенным алгоритмом обработки данных.

Все это позволит исключить возможные нарушения процедуры тестирования и повысит лояльность сотрудников к проводимым кадровым мероприятиям. А также максимально оптимизирует работу специалистов кадрового отдела и освободит их время для решения стратегически важных задач. Проект уже прошел работу в тестовой нагрузке и готов для сдачи в опытно-промышленную эксплуатацию.

2016: Внедрение СЭД Directum

Программа развития «Банка Казани» предусматривает автоматизацию деятельности всего банка, что определяет необходимость использования системы электронного документооборота. Одной из задач банка в 2011 году стало внедрение СЭД. Для ее решения, представленные в республике Татарстан СЭД, были тщательно проанализированы. На выбор в пользу DIRECTUM повлияло тестирование системы, которое проходило в банке на протяжении 2 месяцев. Преимущественными характеристиками стали широкие функциональные возможности DIRECTUM, наличие инструмента разработки для возможности самостоятельной адаптации системы, а также гибкая ценовая политика.

Проект внедрения стартовал в августе 2011 года и осуществлялся Авторизованным партнером DIRECTUM – компанией «МайТэк» (MT Group. В число автоматизируемых процессов вошли:

  • регистрация входящих, исходящих, внутренних документов, контроль исполнения поручений;
  • работа с организационно-распорядительной документацией (ОРД): служебными записками, а также приказами и распоряжениями по основной деятельности;
  • согласование входящих, исходящих договоров и других договорных документов, формирование реестра договоров;
  • формирование и согласование повестки и протокола совещаний, контроль исполнения принятых на совещании решений.

Поставленные задачи были решены с использованием Базовых модулей DIRECTUM и дополнительных модулей «Канцелярия», «Управление договорами», «Управление совещаниями». Их внедрение позволило перевести в электронный вид и оптимизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, получить электронный архив, возможность структуризации и быстрого поиска документов, повысить прозрачность процессов и контроль исполнительской дисциплины. Также появилась возможность реального использования электронно-цифровой подписи на всех уровнях банка, чему придавалось особое значение. Внедрение СЭД обеспечило сокращение сроков исполнения поручений, ускорение процесса подготовки и согласования договоров, уменьшение канцелярских расходов, повышение эффективности работы сотрудников банка.

По результатам проекта, который завершился в ноябре 2011 года, в единой системе работают порядка 150 сотрудников банка. В рамках головного и дополнительных офисов автоматизирована работа как рядовых работников, так и высшего руководства, в части рассмотрения документов, вынесения резолюций и контроля над исполнением поручений, а также согласования договорных документов, приказов и распоряжений.

В качестве дальнейшего развития «Банк Казани» планирует автоматизацию и оптимизацию процессов по заявкам на ИТ-отдел, согласование счетов на оплату, а также осуществить интеграцию с «1С: Предприятие 8». Внедрение системы DIRECTUM позволяет анализировать работу и принимать более эффективные управленческие решения, сосредоточив все внимание банка на ключевых направлениях деятельности.

Летом 2016 года стало известно, что коммерческий банк экономического развития «Банк Казани» расширяет функциональные возможности и масштабирует количество рабочих мест в СЭД Directum. С начала июня 2016 г. количество одновременно работающих сотрудников в ECM-системе возросло до 300 человек.

В банке непрерывно работает комиссия по развитию системы Directum, ответственная за развитие процессов по мере расширения потребностей предприятия, анализ необходимости изменений и организацию их внедрения. Так, за время владения системой ИТ-специалисты банка самостоятельно внедрили процессы управления заявками в ИТ, управления рисками, прохождения заявок на обслуживание банкоматов, реализовали интеграцию с АБС банка. Благодаря масштабируемости системы ежегодно растет количество пользователей — в июне 2016 г. «Банк Казани» приобрел еще 50 лицензий Directum версии Enterprise, увеличив количество пользователей системы до 300 сотрудников, отметили в компании.