Проект

Белый Раст, ТЛЦ (DocsVision (СЭД/ECM-система))

Заказчики: Белый Раст, ТЛЦ

Московская область; Логистика и дистрибуция

Подрядчики: Смарт-Докс (Smart-Docs)
Продукт: DocsVision (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2017/11  - 2018/01
Технология: СЭД
подрядчики - 539
проекты - 5477
системы - 594
вендоры - 301
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 286
проекты - 2483
системы - 154
вендоры - 82

2018

Сотрудники компании Smart-Docs провели интервью с представителями бизнес-подразделений компании «ТЛЦ «Белый Раст», в процессе которого получены сведения об особенностях работы с основными видами документов. Основными процессами, на выполнение которых вручную уходило наибольшее количество рабочего времени сотрудников, являлись: работа с корреспонденцией, согласование и подписание договоров, подготовка протоколов заседаний и формирование поручений по ним с последующим отслеживанием исполнения. Было принято решение перевести работу с указанными видами документов в электронный вид в первую очередь. Далее запущены процессы подготовки основных требований к реализации перечисленных видов документов, подготовка и согласование технического задания, настройка решения в инфраструктуре Заказчика, тестирование разработанного функционала, обучение сотрудников Заказчика работе в системе, была оказана поддержка на этапе опытной эксплуатации.

После завершения проекта внедрения в «ТЛЦ «Белый Раст» следующие процессы компании выполняются автоматически:

  • Учет и рассмотрение входящей корреспонденции, подготовка и согласование исходящих писем.
  • Подготовка, согласование, подписание, регистрация договоров. Отслеживание исполнения условий договоров.
  • Формирование протоколов заседания, постановка поручений и отслеживание их выполнения.

Итоги проекта внедрения СЭД Docsvision в «ТЛЦ «Белый Раст»:

  • проблема поиска документов ушла в прошлое, т.к. СЭД содержит информацию по всем договорам и связанным с ними документам, поступающей или отправляемой корреспонденции
  • благодаря автоматической подготовке итоговой версии документов на основе промежуточных и определению маршрутов согласования исходя из вида документа сократились сроки согласования договоров и исходящих писем, промежуточные версии документов перестали теряться.
  • значительно сократились сроки вынесения резолюции и подготовки ответов на поступающие в компанию письма.
  • поручения, обозначенные в ходе совещаний, формируются автоматически, ушел в прошлое контроль исполнения поставленных заданий по электронной почте или телефону – статус выполнения можно отследить в системе документооборота.
  • Исполнительская дисциплина в компании стала лучше благодаря тому, что роль контролера выполнения поставленных заданий или поручений в срок берет на себя СЭД на платформе Docsvision.