Проект

ВОИ, Всероссийское общество инвалидов (DocsVision (СЭД/ECM-система))

Заказчики: ВОИ, Всероссийское общество инвалидов

Москва; Государственные и социальные структуры

Подрядчики: Смарт-Докс (Smart-Docs)
Продукт: DocsVision (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2018/04  - 2018/05
Технология: СЭД
подрядчики - 539
проекты - 5477
системы - 594
вендоры - 301
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 286
проекты - 2483
системы - 154
вендоры - 82

2018

Сотрудники компании Smart-Docs провели интервью с представителями бизнес-подразделений заказчика, в процессе которого получены сведения об особенностях работы с основными видами документов. Были выявлены операции документооборота, выполнение которых нужно автоматизировать в СЭД в первую очередь, т.к. выполнение их вручную приводило к значительным временным затратам и не исключало ошибок, связанных с человеческим фактором. В качестве документов, работу с которыми принято решение автоматизировать, были определены: организационно-распорядительные документы (Приказ, Служебная записка, Распоряжение) и корреспонденция (Входящие письма, Исходящие письма). Далее запущены процессы подготовки основных требований к реализации перечисленных видов документов, подготовка и согласование ТЗ, настройка решения в инфраструктуре Заказчика, тестирование разработанного функционала, обучение сотрудников Заказчика работе в системе, была оказана поддержка на этапе опытной эксплуатации.

После завершения проекта внедрения в ВОИ следующие процессы делопроизводства выполняются автоматически (а не вручную, как было ранее):

  • Учет и рассмотрение входящей корреспонденции, подготовка и согласование исходящих писем.

  • Подготовка, согласование, отслеживание исполнения Организационно-распорядительной документации (Приказы, Распоряжения, Служебные записки).

Итоги проекта внедрения системы электронного документооборота в ВОИ:

  • проблема поиска документов ушла в прошлое, т.к. СЭД содержит информацию по всем организационно-распорядительным документам и поступающей или отправляемой корреспонденции
  • сократились сроки согласования документов, промежуточные версии документов перестали теряться.
  • Процессы ознакомления с приказами или выполнения поручений стали прозрачными
  • значительно сократились сроки вынесения резолюции и подготовки ответов на поступающие в организацию обращения, что является важным моментом с учетом большого объема поступающей в общественную организацию корреспонденции
  • Исполнительская дисциплина во всех подразделениях стала лучше благодаря тому, что роль контролера выполнения поставленных заданий или поручений в срок берет на себя СЭД на платформе Docsvision.