Проект

Подробности о проекте внедрения СЭД Docsvision во «Всероссийском обществе инвалидов»

Заказчики: Всероссийское общество инвалидов (ВОИ)

Москва; Государственные и социальные структуры

Подрядчики: Смарт-Докс (Smart-Docs)
Продукт: DocsVision (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2018/04  - 2018/05
Технология: СЭД
подрядчики - 584
проекты - 5885
системы - 640
вендоры - 317
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 311
проекты - 2623
системы - 168
вендоры - 96

Содержание

2018

Подробности о проекте на базе Docsvision

Всероссийскому обществу инвалидов (ВОИ) удалось оптимизировать работу с корреспонденцией и процессы обработки внутренней документации. Работы по реализации проекта автоматизации в системе Docsvision выполнялись силами сотрудников компании «Смарт-Докс». Вся работа с обращениями граждан, входящими, исходящими письмами и организационно-распорядительными документами полностью происходит в системе электронного документооборота, сообщили в компании «ДоксВижн» 7 мая 2019 года.

Проектной командой заказчика рассматривались различные платформы и решения для автоматизации. Выбор был сделан в пользу российской платформы Docsvision 5, на базе которой специалисты «Смарт-Докс» представили оптимальное решение и продемонстрировали возможности дальнейшего развития системы.

После аудита существующих процессов ВОИ экспертами «Смарт-Докс» были собраны и систематизированы основные требования, подготовлено и согласовано техническое задание, выполнена настройка решения в инфраструктуре заказчика, после чего проведено тестирование и обучение сотрудников работе в системе. На этапе опытной эксплуатации оказывалась гарантийная поддержка.

Проект был полностью завершён за 2 месяца. По его итогам весь внутренний документооборот ведётся в системе Docsvision: учет и рассмотрение входящей корреспонденции, подготовка и согласование исходящих писем, подготовка, согласование и отслеживание исполнения ОРД (приказов, распоряжений, служебных записок).

Ушла в прошлое проблема поиска документов, т. к. система Docsvision содержит информацию по всей документации, сократились сроки согласования документов, не теряются промежуточные версии документов. Процессы ознакомления сотрудников с приказами или выполнения поручений стали прозрачными.

Значительно сократились сроки рассмотрения и подготовки ответов на поступающие в ВОИ обращения, что является важным моментом с учетом большого объема поступающих писем от граждан и организаций. На май 2019 года обращения поступают в виде бумажных документов, по электронной почте, а также с сайта ВОИ из раздела «Обращения граждан», поэтому была сделана интеграция сайта с системой Docsvision.

Повысилось качество исполнительской дисциплины во всех подразделениях, роль контролера выполнения поставленных заданий или поручений в срок берет на себя СЭД на платформе Docsvision.

ВОИ и «Смарт-Докс» планируют дальнейшее сотрудничество по части подключения СЭД Docsvision в региональных отделениях общественной организации.

Проект внедрения СЭД Docsvision

Сотрудники компании Smart-Docs провели интервью с представителями бизнес-подразделений заказчика, в процессе которого получены сведения об особенностях работы с основными видами документов. Были выявлены операции документооборота, выполнение которых нужно автоматизировать в СЭД в первую очередь, т.к. выполнение их вручную приводило к значительным временным затратам и не исключало ошибок, связанных с человеческим фактором. В качестве документов, работу с которыми принято решение автоматизировать, были определены: организационно-распорядительные документы (Приказ, Служебная записка, Распоряжение) и корреспонденция (Входящие письма, Исходящие письма). Далее запущены процессы подготовки основных требований к реализации перечисленных видов документов, подготовка и согласование ТЗ, настройка решения в инфраструктуре Заказчика, тестирование разработанного функционала, обучение сотрудников Заказчика работе в системе, была оказана поддержка на этапе опытной эксплуатации.

После завершения проекта внедрения в ВОИ следующие процессы делопроизводства выполняются автоматически (а не вручную, как было ранее):

  • Учет и рассмотрение входящей корреспонденции, подготовка и согласование исходящих писем.

  • Подготовка, согласование, отслеживание исполнения Организационно-распорядительной документации (Приказы, Распоряжения, Служебные записки).

Итоги проекта внедрения системы электронного документооборота в ВОИ:

  • проблема поиска документов ушла в прошлое, т.к. СЭД содержит информацию по всем организационно-распорядительным документам и поступающей или отправляемой корреспонденции
  • сократились сроки согласования документов, промежуточные версии документов перестали теряться.
  • Процессы ознакомления с приказами или выполнения поручений стали прозрачными
  • значительно сократились сроки вынесения резолюции и подготовки ответов на поступающие в организацию обращения, что является важным моментом с учетом большого объема поступающей в общественную организацию корреспонденции
  • Исполнительская дисциплина во всех подразделениях стала лучше благодаря тому, что роль контролера выполнения поставленных заданий или поручений в срок берет на себя СЭД на платформе Docsvision.