Проект

"Внешторгбанк" автоматизировал закупки внедрением СЭД

Заказчики: ВТБ - Внешторгбанк

Москва; Финансовые услуги, инвестиции и аудит

Подрядчики: InterTrust (ИнтерТраст)
Продукт: CompanyMedia

Дата проекта: 2014/03  - 2014/09
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5413
системы - 591
вендоры - 301
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 283
проекты - 2425
системы - 152
вендоры - 80

Содержание

21 декабря 2016 года стало известно о запуске в эксплуатацию в ИТ-инфраструктуре Банка ВТБ технологии для оптимизации процессов подготовки и оформления документов, необходимых для проведения процедуры закупок. Разработку провели специалисты компании "ИнтерТраст", она получила название "СДО-Закупки" ("Система документационного обеспечения – Закупки"). В основе внедренного решения — четвертая версия СЭД CompanyMedia[1].

Задачи проекта

Предпосылками к началу проекта послужили потребности банка в оптимизации и автоматизации закупочной деятельности и связанных с ней бизнес-процессов, внедрение обновленных механизмов закупочной деятельности с целью повышения эффективности закупок и сокращение расходов на сопровождение закупочной деятельности. При реализации проекта учли специфику законодательного регулирования закупочной деятельности — банк осуществляет закупочную деятельность в рамках Федерального закона № 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц". Согласно закону, компании с долей государственного участия 50% и более обязаны публиковать сведения о планируемых и осуществленных закупках на едином портале госзакупок, а также на электронных торговых площадках.

Здание офиса банка


Система "СДО-Закупки"применяется для сквозной автоматизации всех этапов закупочной деятельности, включая сбор и согласование заявок внутри банка, формирование и публикацию пакетов закупочной документации, осуществление процедур закупок, выбор контрагентов и подготовку договоров с поставщиками.

Работа в проекте

В ходе проекта решен ряд интеграционных задач. Одна из них — обмен данными между внедренной технологией и системой бюджетирования, применяемой в банке - собственная разработка ВТБ.

Создан механизм автоматического формирования заявок в "СДО-Закупки" на основе годового плана, формируемого в системе бюджетирования. Из решения "СДО-Закупки" выгружаются данные о договорах, заключенных по результатам завершенных закупочных процедур.

Организовано двустороннее взаимодействие между "СДО-Закупки" и "Единой Электронной Торговой Площадкой", на которой создана специальная секция для размещения закупок компаний группы ВТБ.

В составе решения специализированный модуль, посредством которого автоматизирована работа комиссии по закупкам — коллегиального органа банка. Специализированный модуль служит для автоматизации подготовки и проведения заседаний комиссии, контроля исполнения решений. Участники комиссии получили возможность дистанционного участия в ее работе с использованием планшетных устройств. Внедрение модуля помогло сократить среднее время проведения заседания более чем на 50% — с 4 часов до 1,5-2 часов.

Итог проекта

«
Соответствие действующему законодательству было важной, но не единственной задачей, которую необходимо было решить в ходе проекта. Благодаря внедренному решению нам удалось перейти к электронному документообороту в области закупок, оптимизировать весь бизнес-процесс. На бумажных носителях остались только договоры с контрагентами, а весь внутренний документооборот ведется в системе с применением электронной подписи. Это существенно экономит время всех категорий пользователей — инициаторов закупки, экспертов исполняющих подразделений, специалистов финансового и юридического департаментов, центральной бухгалтерии банка, службы безопасности и других подразделений, участвующих в закупочной деятельности. Значительно упростилась и работа комиссии по закупкам, в которую входят руководители высокого уровня. Им обеспечена возможность мобильной работы с документами и фиксация предварительных решений по вопросам заседаний с помощью мобильных устройств.
Кристина Землянская, эксперт отдела организации закупок управления анализа и контроля затрат ВТБ
»

В системе работают пользователи головного офиса и региональная сеть ВТБ.

Примечания