Проект

Ведомственная охрана Министерства финансов РФ (Directum (СЭД/ECM-система))

Заказчики: Ведомственная охрана Министерства финансов РФ

Государственные и социальные структуры

Подрядчики: Akelon (Акелон)
Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2013/04  - 2013/09
Технология: СЭД
подрядчики - 578
проекты - 5720
системы - 632
вендоры - 315

Ведомственная охрана Минфина России состоит из Главного управления и 74-х филиалов-отрядов, которые осуществляют защиту 2117 объектов в 69 субъектах Российской Федерации.

Тесно взаимодействуя с органами исполнительной власти субъектов РФ и организациями, сотрудники учреждения защищают охраняемые объекты от противоправных посягательств, пресекают преступления и административные правонарушений.

В начале 2013 года Руководство учреждения приняло решение о внедрении ECM-системы, с целью организации единого электронного архива, а также автоматизации процессов делопроизводства. Главным фактором выбора системы стало удобство работы и большие возможности в части организации территориально-распределенной работы.

Для автоматизации процессов делопроизводства были использованы стандартные возможности модуля «Канцелярия» системы DIRECTUM, полностью реализующие принципы ГСДОУ. Система DIRECTUM стала единым местом регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, а также архивом для хранения электронных документов. Благодаря системе DIRECTUM значительно сократилось время на поиск нужного документа, и была практически исключена необходимость работы с оригиналами.

Одной из ключевых задач по проекту являлось организация работы 74 территориально распределенных филиал-отрядов Ведомства. Так как основным требованием в данном вопросе со стороны заказчика ставилось сохранение принципа единой системы, было принято решение организовать работу удаленных сотрудников в веб-клиенте системы DIRECTUM. При помощи сервера веб-доступа DIRECTUM сотрудники ФКУ «Государственное учреждение «Ведомственная охрана Министерства финансов РФ» получили удобный инструмент для удаленной работы с документами организации через интернет в едином корпоративном облаке.

Система DIRECTUM была переведена в промышленную эксплуатацию 10 сентября 2013г. В настоящий момент в ФКУ «Государственное учреждение «Ведомственная охрана Министерства финансов РФ» стартует новый проект по наращиванию функций системы DIRECTUM. Также в рамках проекта предполагается провести обучение персонала и подключение дополнительных пользователей.

В рамках заданного курса по развитию системы в конце января 2014 года начались работы по адаптации системы DIRECTUM. За 2,5 месяца были оптимизированы основные бизнес-процессы, модифицированы карточки канцелярии, проведено обучение персонала.

Таким образом, информационное пространство Ведомственной охраны Минфина России было значительно модернизировано. Электронный архив DIRECTUM обеспечил надежное хранение документов, конфиденциальность и разграничение прав доступа пользователей, отслеживание истории использования документа, удобство и скорость поиска, что позволило учреждению выйти на качественно новый уровень.