Проект

Docsvision для территориально распределенных предприятий: опыт корпорации «ВОЛМА»

Заказчики: Волма

Волгоград; Строительство и промышленность строительных материалов

Подрядчики: Эркер
Продукт: DocsVision (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2010/03  - 2016/09
Количество лицензий: 500
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5406
системы - 591
вендоры - 301
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 283
проекты - 2420
системы - 152
вендоры - 80

Содержание

О заказчике

Корпорация «ВОЛМА» — крупное предприятие строительной отрасли, производящее строительно-отделочные материалы на основе натурального природного гипса и цемента.

Главный офис компании расположен на территории завода «ВОЛМА-Волгоград», а всего корпорация объединяет 7 производственных площадок в Волгограде, Воскресенске, Челябинске, Оренбурге, Майкопе и Абсолямово. Корпорация – обладатель многочисленных сертификатов качества, занимает активную позицию, участвуя в жизни отрасли и общества, используя современные технологии для предоставления услуг самого высокого уровня.

По состоянию на ноябрь 2016 года ВОЛМА занимает лидирующие позиции в ряде сегментов в России и странах таможенного союза:

  • №1 на рынке пазогребневых плит / ПГП в РФ и ЕАЭС
  • №2 на рынке гипсокартонных листов/ГКЛ в РФ и ЕАЭС
  • №3 на рынке гипсовых сухих строительных смесей в РФ и ЕАЭС

Ситуация

Предпосылками для внедрения системы электронного документооборота стали:

  • необходимость в повышении управляемости при динамичном росте компании и географически распределенной структуре подразделений
  • рост расходов на печать
  • потери бумажных документов
  • трудоёмкость и затратность процедуры контроля за сроками прохождения

Решением для повышения скорости принятия решений и контроля исполнительской дисциплины стала система электронного документооборота.

Платформа Docsvision была выбрана в ходе длительного анализа предложений на рынке за счёт отличительных факторов:

  • Windows-подобный интерфейс,
  • возможности масштабирования системы,
  • богатый стандартный функционал,
  • возможность гибкой настройки под уникальные процессы компании.

Проект по внедрению Docsvision осуществлён силами специалистов корпорации «ВОЛМА» при поддержке компании «Эркер» - партнера Docsvision в Южном федеральном округе (г. Краснодар).

Решение

В Docsvision сегодня:

  • ведется претензионная работа с дилерами
  • динамично утверждаются цены для ключевых клиентов и объектов строительства
  • автоматизирован входящий, исходящий и внутренний документооборот
  • организован удобный архив
  • ежедневно в системе создается около 500 новых карточек документов и порядка 400 новых заданий и согласований

Реализован полный набор шаблонов внутренних документов: от служебных записок до приказов и распоряжений, которые оперативно подготавливаются как из головной компании, так и с производственных площадок, доводятся до исполнителей в виде задач и эффективно контролируются с помощь разработанных отчетов.

Пользователями являются сотрудники всех подразделений. Директора функциональных направлений используют также почтовый клиент Docsvision, позволяющий согласовывать документы в интерфейсе почтовой программы без необходимости заходить в СЭД.

В 2016 году завершен переход на новейшую версию Docsvision 5.4, что обеспечило более современный интерфейс, возможность использования приложений для мобильной работы и более гибкие инструменты по настройке карточек и маршрутов согласований.

Результаты проекта

  • С внедрением системы расходы на печать в компании были снижены на 32%
  • Возросла скорость прохождения документов, особенно в географически удаленных офисах
  • Исключены потери документов, сократилось время на их поиск и контроль исполнения
  • Поддержку Docsvision сегодня оказывает один сотрудник, что говорит о высоком уровне пользователей и настройке системы надлежащим образом.

Александр Любимов, руководитель управления ИТ управляющей компании «Волма», об итогах проекта:


«
Для качественной реализации ИТ-проекта необходимы три фактора: настроенная под процессы потребителя система, обученные пользователи и качественные справочники данных. Все это было реализовано в ходе проекта с переходом на новую версию Docsvision 5.4. Если компания использует 80% предложенного функционала системы, а все документы, за исключением идущих вовне и требующих подписи, находятся в СЭД, я считаю проект внедрения успешным!

»