Проект

ГК Интеко (Directum: Канцелярия)

Заказчики: Интеко, ЗАО (Inteco Beteiligungs)

Москва; Строительство и промышленность строительных материалов

Подрядчики: Ксеон
Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2013/04
Количество лицензий: 1000
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5406
системы - 591
вендоры - 301

Реализация бизнес-решения "Канцелярия" по проекту Внедрение DIRECTUM в ГК "ИНТЕКО", г. Москва

Период выполнения работ:

04.2013 - н.в.

Цели проекта:

  • 1) Организация работы ГК ИНТЕКО в едином информационном пространстве. Работа всех юридических лиц ГК ИНТЕКО в единой базе данных.
  • 2) Унификация процессов канцелярии в ГК ИНТЕКО.
  • 3) Сокращение времени на создание и поиск документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов с возможностью поиска по ключевым полям и тексту документов.
  • 4) Упорядочивание работы с документами за счет использования типовых шаблонов, типовых маршрутов и введения в действие инструкций по работе с документами.
  • 5) Оптимизация взаимодействия сотрудников за счет уменьшения личных обращений к секретарям, делопроизводителям и др. сотрудникам (для поиска нужных документов, для контроля работы с документом, для снятия дополнительных копий, для согласования документов).
  • 6) Сокращение потерь документов за счет:
  • a. хранения документов в едином электронном архиве;
  • b. минимизации передачи бумажных документов;
  • c. ведения регистрационных карточек на существующие бумажные документы.
  • 7) Упрощение контроля над исполнением поручений за счет возможности формирования отчетов и поисков в системе, а также использования задач, в которых фиксируются действия по работе с документом.
  • 8) Ускорение документооборота за счет:
  • a. автоматического перемещения документов между сотрудниками;
  • b. отсутствия необходимости физического размножения и перемещения бумажных копий документов;
  • c. возможности параллельной рассылки документа;
  • d. • возможности задания маршрута и контроля перемещений бумажного документа в системе без дополнительной регистрации и без передачи бумажных документов курьерами.
  • 9) Сокращение бумажного документооборота за счет:
  • a. перевода внутренних управляющих документов в электронный вид и использования электронной подписи;
  • b. рассылки документов исполнителям в электронном виде вместо копирования документов с резолюциями и печати РКК;
  • c. единого общедоступного хранилища документов, исключающего необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками.
  • 10) Повышение безопасности данных за счет разграничения прав доступа на уровне каждого документа.
  • 11) Получение возможности анализа загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и о результатах выполнения работ.


Описание работ: В данном проекте компания КСЕОН выступила субподрядчиком, генподрядчиком выступала компания ДИРЕКТУМ. Компанией КСЕОН был разработан программный пакет автоматизирующий работу канцелярии. Автоматизированы следующие процессы:

  • 1) Работа с входящими документами;
  • 2) Работа с исходящими документами;
  • 3) Работа с приказами и распоряжениями по ОД, ЛНА;
  • 4) Работа со служебными записками;
  • 5) Работа с внутренними протоколами совещаний;
  • 6) Работа с кадровыми приказами;
  • 7) Работа с доверенностями;
  • 8) Работа с сопроводительными официальными документами;
  • 9) Работа с поручениями.

Доработаны механизмы интеграции с Active Directory по синхронизации пользователей. Разработаны механизмы интеграции с 1C по синхронизации организационной структуры и контрагентов.

Достигнутые результаты: Разработка была выполнена в намеченные сроки, в данный момент идет ее опытная эксплуатация.

Количество автоматизированных рабочих мест: более 2000.