Проект

"Газпром газомоторное топливо" завершила замену СЭД

Заказчики: Газпром газомоторное топливо

Санкт-Петербург; Газовая промышленность

Подрядчики: Directum (Директум)
Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2015/09  - 2015/12
Количество лицензий: 560
Технология: СЭД
подрядчики - 578
проекты - 5720
системы - 632
вендоры - 315

Содержание

17 февраля 2016 года компания Directum сообщила о замене СЭД «Дело» в компании "Газпром газомоторное топливо" на ECM-систему Directum.

Задача проекта

Замена ПО обусловлена необходимостью повысить эффективность и прозрачность внутренних бизнес-процессов. Для этого в апреле 2015 года руководство компании приняло решение о внедрении Directum. Как утверждается в официальном пресс-релизе Directum СЭД СЭД «Дело» перестала соответствовать требованиям бизнеса[1].

Мероприятие \"Газпром газомоторное топливо\" (2015)
Мероприятие "Газпром газомоторное топливо" (2015)

Основные задачи для команды внедрения:

  • сокращение бумажного документооборота и ускорение электронного;
  • исключение потери документов;
  • сокращение времени на создание, согласование и поиск документов;
  • повышение исполнительской дисциплины и взаимозаменяемости сотрудников.

Ход работ

На первом этапе проекта акцент сделали на использовании стандартной версии системы Directum 5.1 с минимальными модификациями модуля «Канцелярия» в бизнес-процессах заказчика. При внедрении применили инновационный подход к исследованию и проектированию:

  • вместо полноценного исследования – демонстрация системы и GAP-анализ для выявления расхождений между процессами компании и тем, что предлагает система;
  • вместо проектных решений – перечни модификаций.

По итогам первого этапа проекта, он продолжался 12 недель, в электронный вид переведены процессы работы с входящей и исходящей корреспонденцией, распорядительными документами и служебными записками.

На втором этапе с помощью модуля «Управление договорами» команда внедрения автоматизировала сложный процесс согласования договорных документов в головном офисе и филиалах организации. При этом учля тонкости согласования договоров с учетом проведения конкурсных процедур и прочих сложностей договорной работы предприятия.

Итог проекта

«
На сегодняшний день можно констатировать снижение бумажного документооборота, улучшение исполнительской дисциплины работников Общества, сокращение времени согласования документов. В процессе эксплуатации работники Общества отмечают удобство интерфейса СЭД Directum, четкую прослеживаемость пути согласования и быстрый поиск необходимых документов, уменьшение временных затрат благодаря использованию типовых маршрутов согласования и создания документов из шаблонов.
»

На 16 февраля 2016 года в системе Directum работает более 550 сотрудников компании. В 9 филиалах организации, расположенных в разных часовых поясах от Калининграда до Томска, работа в системе организована посредством терминального доступа.

Примечания

  1. В компании "Электронные офисные системы" обращают внимание, что данная фраза приведена без какого-либо обоснования. Задачи, которые решала команда внедрения не содержат каких-либо пунктов, которые не реализованы в системе документооборота «ДЕЛО» и вообще в любой из представленных на рынке СЭД/ECM-систем, в том числе с минимальным функционалом автоматизации документооборота. По мнению компании ЭОС, замена системы «ДЕЛО» на другой продукт, вероятно, вызвана другими причинами.