Проект

Главное управление строительства дорог и аэродромов при Спецстрое России приступает к автоматизации системы документооборота

Заказчики: Главное управление строительства дорог и аэродромов при Спецстрое России (ГУСДА)

Москва; Строительство и промышленность строительных материалов

Продукт: 1С:Документооборот 8 КОРП
На базе: 1С:Документооборот 8

Дата проекта: 2012/03  - 2012/11
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5407
системы - 591
вендоры - 301

Федеральное главное управление строительства дорог и аэродромов при Спецстрое России автоматизирует делопроизводство в одном из своих подразделений с помощью программы «1С:Документооборот 8». Подрядчик и инегратор в проекте компания «1С-Архитектора бизнеса», сообщила пресс-служба компании 20 ноября 2012 года.

Начало

В конце 2011 года руководство ФГУП приняло решение о создании системы электронного документооборота, поскольку значительный рост оборота бумажных документов стал требовать слишком много времени на их обработку. Затягивалась подготовка проектной документации: документы терялись или «зависали» в процессе согласования, сотрудники путались в версиях. Отслеживать и контролировать сроки выполнения заявок становилось все сложнее: назрела явная необходимость в автоматизации документооборота.

Новая система по мнению заказчика должна обеспечить:

  • доведение конкретного задания в электронном виде до исполнителей (как отдельных сотрудников, так и целых подразделений);
  • оперативный доступ исполнителей в пределах их компетенции к информации о подлежащих к исполнению документах и поручениях;
  • оперативный доступ руководителей к информации о ходе рассмотрения документов и исполнения поручений;

разграничение прав доступа пользователей по типам документов.

Заказчик провел открытый конкурс по выбору поставщика решения. По его результатам проект, предложенный компанией «1С-Архитектор бизнеса», был признан лучшим. По рекомендации экспертов «1С-Архитектора бизнеса» было решено использовать для автоматизации программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП». Именно это решение оказалось оптимальным для реализации пожеланий заказчика.

Решение

Проект осуществлен в два этапа. На первом проведена автоматизация процессов, связанных с входящими документами. На втором – с исходящей корреспонденцией. Оба этапа включали в себя:

  • сбор требований для разработки технического задания по индивидуальным требованиям заказчика;
  • разграничение прав доступа пользователей по типам документов;
  • настройку ролей для руководителей подразделений;
  • обучение работе в системе делопроизводителей, топ-менеджеров и руководителей компании.