Проект

Российское подразделение Glenmark завершило внедрение системы DirectumRX

Заказчики: Гленмарк Импэкс (Glenmark Impex)

Москва; Фармацевтика, медицина, здравоохранение

Подрядчики: Directum (Директум)
Продукт: DirectumRX
На базе: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2017/09  - 2018/09
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
подрядчики - 739
проекты - 6333
системы - 1326
вендоры - 736
Технология: СЭД
подрядчики - 578
проекты - 5730
системы - 632
вендоры - 315
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 307
проекты - 2598
системы - 166
вендоры - 92

Содержание

2018

Завершение проекта по внедрению облачного решения DirectumRX

9 ноября 2018 года компания DIRECTUM сообщила, что российское подразделение компании Glenmark - компания «Гленмарк Импэкс» автоматизировала бизнес-процесс, включающий комплекс кросс-функциональных процедур, в том числе оценку контрагентов, согласование закупочной документации, договорных документов и счетов на оплату.

Деятельность компании «Гленмарк Импэкс» связана с обработкой большого объема договорной документации, и с ростом клиентской базы бумажный документооборот стал слишком трудозатратным и неэффективным. Руководство компании приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу DirectumRX – система быстро развертывается, легко масштабируется и имеет простой интерфейс.

При переходе на электронный документооборот были поставлены две основные задачи:

  • сократить сроки согласования контрагентов, договоров, платежей и закупочной документации;
  • повысить уровень контроля и прозрачности процессов согласования документов.

Специалисты DIRECTUM автоматизировали несколько процессов с учетом требований компании:

  1. Согласование и оценка контрагентов. Участники согласования вводят показатели юридической и финансовой благонадежности контрагента, а DirectumRX по заданной формуле автоматически рассчитывает его итоговую оценку. Система отслеживает срок действия проверки одобренных контрагентов и заблаговременно напоминает о сроке проведения повторной оценки. Благодаря автоматизации процесса компания «Гленмарк» минимизировала налоговые и кредитно-финансовые риски.
  2. Согласование закупочной документации и проведения тендера. Система DirectumRX поддерживает два маршрута согласования закупочной документации – состав согласующих определяется в зависимости от того, будет проводиться тендер или нет. При проведении тендера тендерный комитет проводит анализ предложения, выставляет оценки поставщику и проводит голосование прямо в системе. За счет автоматизации ускорилось проведение закупочных процедур и оценка поставщика, стал проще процесс подготовки конкурсной документации.
  3. Согласование договоров и дополнительных соглашений. При инициировании процесса согласования DirectumRX автоматически проверяет комплектность пакета договорных документов. Любой документ можно выгрузить в формате PDF, а чтобы легко найти электронный документ по бумажному экземпляру, используется штрихкодирование. Сканер считывает штрихкод, и по идентифицированным данным система сама находит электронный документ.
  4. Согласование счетов на оплату. После того, как бухгалтер проверил правильность оформления, счет отправляется на согласование и подписание руководителю. При работе со входящими счетами заполняется плановая дата выполнения платежа, это помогает избежать задержек по оплате. Процессы проверки и согласования счетов проводятся быстрее и автоматически контролируются на соответствие правилам организации.

Для удобного поиска счетов и отчетов по счетам сформирован единый архив, что также экономит рабочее время сотрудников.

Пример результата голосования тендерного комитета
«
«Предметная область автоматизации данного процесса была качественно исследована на старте проекта, в ходе работ все пожелания к системе были обработаны и реализованы командой внедрения. В результате мы получили продукт, упрощающий решение повседневных задач при работе с электронными документами на всех стадиях взаимоотношений с партнерами. Более того, DirectumRX стал платформой для дальнейшей автоматизации других процессов в нашей компании. Интуитивно понятный интерфейс, встроенная интеграция с продуктами MS Office, продуманная справочная подсистема помогли сотрудникам быстро обучиться и адаптироваться для работы в системе».

Дмитрий Шведов, ИТ-директор «Гленмарк» в России
»

Работы по проекту

Реализован проект на базе системы DirectumRX. Подрядчик - Directum.

Сроки проекта - с сентября 2017 по февраль 2018.