Проект

ГАЗ. Опыт автоматизации управления документами и бизнес-процессами

Заказчики: Группа ГАЗ Управляющая компания

Машиностроение и приборостроение

Продукт: DocsVision (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2016/04  - 2017/09
Количество лицензий: 15000
Технология: СЭД
подрядчики - 545
проекты - 5525
системы - 603
вендоры - 304
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 289
проекты - 2519
системы - 155
вендоры - 82

Ситуация с автоматизацией

  • Устаревшая СЭД - Lotus Notes 6.5 и самописная система на базе СУБД Oracle
  • Большое количество локальных автоматизированных систем эффективно решающих свои задачи
  • Нет единой справочной системы

Функциональный объем проекта

Централизованное решение для всей группы – около 15 000 пользователей:

  • Канцелярия (входящие, исходящие, внутренние, документы КД)
  • ОРД
  • Многопунктные резолюции по документам, различные виды контроля, инициативные и периодические поручения
  • Делопроизводственный архив
  • Потоковое сканирование с поддержкой штрих-кодирования
  • Договорной документооборот
  • Архив первичной бухгалтерской документации
  • Кадровый документооборот (согласование приказов)
  • Интеграции со более чем 10 внешними КИС

Критерии выбора

  • Достаточная производительность (целевые показатели зафиксированы в договоре)
  • Механизмы проектирования бизнес-процессов различной природы
  • Открытый API для интеграций со смежными системами
  • Возможность масштабировать решение по мере роста нагрузки
  • Низкая стоимость владения:
  • Отечественное ПО
  • Нет зависимости от одного «внедренца»
  • Наличие готового персонала на рынке труда
  • Идеология low code в развитии функциональности
  • Гибкость настроек системы и возможность внесения их ad hoc
  • Подтвержденные большие внедрения требуемой функциональности

Стратегия проекта

  • Формирование центра компетенции Заказчиком для минимизации привлечения внешних ресурсов
  • Разработка Исполнителем типового шаблонного решения для всех юр.лиц
  • Самостоятельное тиражирование решения на все компании
  • Самостоятельная доработка решения на основе реализованной Исполнителем функциональности
  • Оптимизация NPV инвестиций в проект (лицензии и оборудование)
  • Поэтапное внедрение:
  • Этап 1. Жестко регламентированные процессы. Обучение команды внедрения со стороны Заказчика
  • Этап 2. Более сложные, не полностью формализованные на момент внедрения процессы
  • Этап 3. Тиражирование и самостоятельное доработки

План проекта

Waterfall+Agile

Особенности решения

  • Разные виды интерфейсов:
    • windows клиент – специализированные АРМ (делопроизводитель, архивариус)
    • Веб-клиент – управленческий аппарат
    • E-mail клиент – сценарии согласования

  • Планшетный – не целесообразен
  • Удаленная работа в системе с мобильных устройств через Интернет
  • В системе непосредственно работает ТОП-менеджмент
  • Жесткое разделение прав доступа к контенту с использованием контекстно-ролевой модели
  • Работа нескольких юр.лиц в одной системе (справочники, номенклатура дел и т.д.)

Показатели на август 2018 г.

  • 12 500 пользователей
  • 407 200 документов
  • 1 632 000 поручений
  • 48 юридических лиц
  • 26 000 подразделений в справочнике

Аппаратная архитектура

Сервера Docsvision:

  • 2 сервера СУБД (failover кластер) (каждая node - RAM 97ГБ, CPU 32 ядра)
  • 5 серверов приложений и веб-клиента (каждая node CPU 2.6ГГЦ х 8 RAM 12ГБ)
  • Балансировщик нагрузки
  • Два сервера Workflow (каждая node CPU 2.6ГГЦ х 8 RAM 16ГБ)

Существующие ресурсы инфраструктуры Заказчика:

  • База данных на СХД
  • Сервер MS Exchange для e-mail клиента
  • Сервер терминалов для удаленных пользователей
  • Сервер DMZ для удаленных пользователей веб-клиента

Интеграции

Итого более 10 разнородных интеграций:

  • Справочник сотрудников – собирается из трех внешних автоматизированных систем
  • Интеграция с оператором ЭДО «Диадок»
  • Интеграция с системой управленческого учета на базе Oracle
  • Интеграция с системами бухгалтерского учета юр.лиц на базе 1С (Web Services)
  • Интеграция с системой потокового сканирования
  • Интеграция с системой атрибутизации

Планы 2019 – и далее

  • Усиление центра компетенций
  • Развитие функциональности решения своими силами
  • Выход на открытый рынок региона
  • Внедрение редакции Docsvision 5.5 ECM
  • Реализация смежных бизнес-процессов на Docsvision