Проект

"Группа 999" масштабировала СЭД "Тезис"

Заказчики: Группа 999

Пушкино; Торговля

Подрядчики: Haulmont (Хоулмонт)
Продукт: ТЕЗИС
На базе: CUBA.platform

Дата проекта: 2012/11  - 2013/04
Количество лицензий: 100
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5408
системы - 591
вендоры - 301
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 283
проекты - 2421
системы - 152
вендоры - 80

До внедрения СЭД в компании существовал стандартный бумажный документооборот. С развитием компании поток документов увеличился, а процесс их согласования стал занимать значительное время и трудовые ресурсы. Как и во многих крупных компаниях, человеческий фактор играл большую роль в оперативной транспортировке договоров.

Для создания универсального процесса движения документов, повышения скорости согласования договоров и быстрого поиска необходимой информации руководство компании «ГРУППА 999» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбор СЭД, соответствующей требованиям компании «ГРУППА 999», проходил в несколько этапов. За 2 месяца было протестировано 5 систем.

Основными требованиями к системе являлись:

  • возможность самостоятельного внедрения, интуитивно-понятный интерфейс конструктора бизнес-процессов;
  • максимально удобный и простой интерфейс пользователя;
  • развитая система уведомлений;
  • возможность импорта списка контрагентов;
  • прозрачная авторизация;
  • возможность замещения пользователей.

В результате была выбрана система управления документами и задачами ТЕЗИС, которая является готовым решением, работающим сразу после установки, и создана на гибкой платформе, позволяющей автоматизировать, в том числе, и уникальные бизнес-процессы компании.

В ноябре 2012 года силами специалистов компании «ГРУППА 999» было проведено внедрение СЭД ТЕЗИС. Главной задачей стала автоматизация юридически значимого документооборота, и в первую очередь – универсализация процесса согласования договоров. В ходе первого этапа проекта внедрения к системе электронного документооборота были подключены сотрудники высшего управленческого звена компании «ГРУППА 999»: генеральный директор, руководство департаментов, топ-менеджеры, а также отдела бухгалтерии.

За весь период использования СЭД в компании «ГРУППА 999» удалось сократить время согласования договоров в 3 раза, мгновенно находить необходимые документы и систематизировать процесс документооборота. Кроме того, как отметил Анатолий Лоик, заместитель руководителя департамента ИТ компании «ГРУППА 999», в компании сформировался высокий уровень лояльности сотрудников к внедренной системе.

«Часто в компаниях СЭД внедряются очень тяжело из-за сопротивления персонала. В нашем же случае сотрудников удалось легко заинтересовать в работе в СЭД, в первую очередь благодаря удобному в управлении и интуитивно-понятному интерфейсу системы. Хочу отметить и повышение скорости работы сотрудников при взаимодействии с процессами электронного документооборота за счет возможности оперативно находить важную информацию. На сегодня я вижу, что тот эффект, который мы ожидали от внедрения СЭД, мы на 100% получили и продолжаем развивать систему электронного документооборот в компании», - добавил Анатолий Лоик.
В апреле 2013 года, согласно стратегии развития электронного документооборота в компании «ГРУППА 999», было осуществлено масштабирование системы ТЕЗИС. На июнь 2013 года решение используется не только руководящим составом, но и рядовыми сотрудниками.