Дикси (Syntellect Tessa (ЮЗДО)).
 
Проект

«Дикси» автоматизировала обмен юридически значимыми документами с помощью TESSA

Заказчики: Дикси

Москва; Торговля

Продукт: Syntellect Tessa

Дата проекта: 2016/01  - 2017/09
Технология: СЭД
подрядчики - 483
проекты - 4740
системы - 545
вендоры - 272
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 258
проекты - 2100
системы - 140
вендоры - 70

Предыстория проекта

Группа компаний «ДИКСИ» - это розничная торговая сеть, насчитывающая более 2500 магазинов по всей России. Проект по организации юридически значимого электронного документооборота (ЮЗДО) с поставщиками товаров был обусловлен интересом руководства компании к обмену счетами-фактурами в электронном виде. Это было логичным этапом повышения эффективности основного бизнеса и сокращения себестоимости бизнес-процессов.

На момент старта проекта ЮЗДО в 2016 г. в части реализации входящих счетов-фактур система электронного документооборота уже функционировала в «ДИКСИ». В частности, в компании работал обмен с контрагентами некоторыми видами исходящих документов. Однако были замечания к работе отдельных модулей информационной системы в части производительности и скорости работы.

Так как новый проект предполагал многократное увеличение обрабатываемого объема документов, то это повлекло за собой необходимость поиска современной и высокотехнологичной платформы, имевшей примеры реальных внедрений на больших нагрузках в крупных компаниях. Выбор был сделан в пользу системы TESSA.

Характеристики и особенности автоматизированного решения

В рамках проекта реализован обмен с поставщиками входящими счетами-фактурами, а также различными видами исходящих документов, как формализованными, так и неформализованными.

Обмен электронными документами осуществляется через нескольких крупных операторов ЭДО, в их числе Диадок, Сфера, Exite и другие. Разработанное архитектурное решение при необходимости позволяет расширять список операторов ЭДО.

В проекте автоматизированы следующие процессы и функциональность:

  • получение и обработка входящих счетов-фактур, в т.ч. корректировочных и исправленных;
  • формирование и отправка уведомления об уточнении, запросов на аннулирование входящих счетов-фактур;
  • получение от поставщика и обработка запроса на аннулирование входящего УПД;
  • организация архивного хранилища электронных документов;
  • отслеживание статусов обработки электронных документов;
  • выгрузка электронных счетов-фактур для передачи в ФНС;
  • формирование исходящих документов;
  • подписание и пакетная отправка исходящих документов;
  • обработка результата подписания (не подписания) документов поставщиком;
  • статистические отчеты.

На рисунке 1 приведен общий процесс создания и обработки входящих счетов-фактур.

Рис. 1 Процесс создания и обработки входящих счетов-фактур (кликните, чтобы увеличить)


Переведены в формат ЮЗДО следующие виды исходящих документов:

  • УПД в формате СЧФДОП;
  • Акт выполненных работ/оказанных услуг;
  • Счет;
  • Уведомление;
  • Отчет по товарам;
  • Акт сверки;
  • Заявление о проведении взаимозачета
  • и другие неформализованные документы.

В настоящее время силами внутренней ИТ-команды «ДИКСИ» осуществляется самостоятельное подключение новых видов исходящих документов на базе созданного решения ЮЗДО.

Общая архитектура решения ЮЗДО в «ДИКСИ» приведена на рисунке 2.

Рис. 2 Общая архитектура решения ЮЗДО в «ДИКСИ» (кликните, чтобы увеличить)


Система xDE от компании TerraLink с точки зрения общей архитектуры используется как инструмент взаимодействия с операторами ЭДО.

EDOC – интеграционный модуль (ИМ), в который вынесена вся бизнес модель обработки документов ЮЗДО. Разработан компанией ECMGroup.Pro на базе ранее существующего в компании «ДИКСИ» модуля. Основная задача EDOC – это непрерывное управление потоками входящих и исходящих данных, постановка в очередь на обработку событий по документам, маршрутизация данных между информационными системами, многопоточная обработка документов. ИМ EDOC плотно интегрирован с такими системами как xDE от TerraLink, TESSA, Axapta, SAP.

СЭД TESSA используется в качестве хранилища электронных документов и всей истории действий по документу. На каждый документ в СЭД создается своя карточка, в которую сохраняются метаданные по документу, xml-файл документа и электронная подпись, технические квитанции, другие дополнительные сведения.

В СЭД TESSA отслеживаются статусы обработки документа, это позволяет в любой момент времени понимать, на каком этапе обработки находится каждый документ.

Работа с архивом документов может осуществляться непосредственно через СЭД TESSA. Дополнительно для удобства работы сотрудников реализована возможность просмотра электронных печатных форм прямо из документов учетной системы Axapta, при этом вход пользователя в СЭД не требуется.

Планируемый ежемесячный прирост документов в СЭД составляет 1 миллион документов в месяц (с прогнозом роста до 1,5 миллионов документов), а количество файлов более 13 млн (или около 1500 файлов в час). При этом архитектура решения учитывает, что фактическое ежедневное количество в отдельные дни может значительно превышать плановое среднее значение.

Для обеспечения непрерывной обработки большого потока входящих и исходящих документов организована работа электронного архива в режиме 24*7.

По результатам проведения серии нагрузочных тестов выявлено среднее время сохранения одного файла в архивное хранилище TESSA - 0,002 секунды, что с запасом позволяет выйти на планируемую в «ДИКСИ» максимальную мощность.

Особое внимание в проекте было уделено проверке всего интеграционного решения на отказоустойчивость. Была разработана система логирования, позволяющая выявить на каком участке обработки данных произошел сбой.

Работы над проектом были выполнены при совместном участии команд ECMGroup.Pro и «СИНТЕЛЛЕКТ».

Для обеспечения соблюдения требований Приказа ФНС от 24.03.16 № MMB-7-15/155@ силами ECMGroup.Pro и ИТ-команды «ДИКСИ» был автоматизирован обмен универсальными передаточными документами (УПД). Таким образом, с 1-го июля 2017 г. компания смогла осуществить «бесшовный» переход со старого формата счета-фактуры на новый формат УПД.

Основные бизнес-эффекты от автоматизации

  • уменьшено время на отражение счетов-фактур в финансовой системе;
  • сокращена численность персонала, занятого в обработке входящих счетов-фактур;
  • сокращено время на подготовку и отправку исходящих финансовых документов;
  • организован электронный архив первичных финансовых документов;
  • сокращено время на обработку замечаний по документам;
  • для компании сокращена общая стоимость процесса обработки входящих счетов-фактур.

Планы развития

В планах заказчика продолжить автоматизацию в части процессов по обработке Договоров и Дополнительных соглашений с поставщиками в электронном виде, а также продолжить подключение к ЮЗДО новых поставщиков.

Примеры интерфейсов системы

125