Проект

"Ижевский механический завод" автоматизировал документооборот в BPM-системе ELMA

Заказчики: Ижевский механический завод (ИМЗ, Байкал)

Ижевск; Машиностроение и приборостроение

Продукт: ELMA BPM Suite
Второй продукт: ELMA ECM+

Дата проекта: 2016/10  - 2017/11
Технология: BPM
подрядчики - 248
проекты - 2629
системы - 295
вендоры - 178
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
подрядчики - 750
проекты - 6672
системы - 1339
вендоры - 750
Технология: СЭД
подрядчики - 580
проекты - 5870
системы - 640
вендоры - 316

21 декабря 2017 года компания ELMA сообщила об автоматизации документооборота в BPM-системе ELMA в Ижевском механическом заводе.

Автоматизация документооборота ИМЗ началась с трех основных контуров:

  • Настройка модуля управления задачами и исполнительской дисциплиной.
  • Автоматизация работы с организационно-распорядительной документацией.
  • Управление договорами.

В проекте внедрения ELMA активно участвовали руководители подразделений завода, сотрудники ИТ-службы, специалисты отдела организационного развития и юридического департамента. Остальные сотрудники подключались по необходимости.

Итоги проекта

Благодаря автоматизации заметно сократилось количество бумажных документов на предприятии. Разумеется, осталась документация, отвечающая требованиям законодательства.

Автоматическая постановка задач

На базе распорядительной документации формируются поручения исполнителям. Если в тексте приказа есть ответственный, конкретная задача и срок выполнения – система автоматически отправляет поручение исполнителю. Уведомление о задаче получает сам сотрудник и его непосредственные руководители.

Оптимизация маршрутов документооборота

Это наиболее значимый этап в рамках автоматизации работы с договорами. Она в той или иной степени затрагивает каждый департамент завода – можно представить, какое количество персонала вовлечено в этот процесс. Проанализировав требования и пожелания специалистов разных служб, ИМЗ выявил более 200 маршрутов движения договорных документов. Они были оптимизированы. Сегодня в системе ELMA настроены 6 направлений работы с договорами и 20 маршрутов движения документов.

Электронная канцелярия

Обработка входящей и исходящей корреспонденции ИМЗ – далеко не тривиальная задача. Поток писем огромный. Настройка электронной канцелярии, позволила разгрузить секретариат предприятия. В работе появился порядок, а официальная переписка ведется только теми специалистами, которым делегировано это право.

Безопасность

Права доступа к документам в системе и полномочия на выполнение действий по бизнес-процессам строго разграничены. ИМЗ относится к предприятиям военно-промышленного комплекса, поэтому безопасность – принципиальный момент.