Проект

Оптимизация системных процессов в «ВСМПО-АВИСМА»

Заказчики: ВСМПО-АВИСМА (титано-магниевый комбинат)

Екатеринбург; Металлургическая промышленность

Подрядчики: Directum (Директум)
Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2010/04  - 2014/09
Количество лицензий: 400
Технология: СЭД
подрядчики - 578
проекты - 5732
системы - 632
вендоры - 315

Корпорация «ВСМПО-АВИСМА» — российская металлургическая компания, производящая титан и изделия из него, входит в состав госкорпорации «Ростех». Является единственной в мире титановой компанией, осуществляющей полный цикл производства — от переработки сырья до выпуска конечной продукции.

2016: Модуль «Оценка ключевых показателей эффективности»

Предпосылки проекта

Специалисты отдела мотивации и стимулирования труда ПАО «ВСМПО-АВИСМА» раз в месяц оценивают статистику по руководителям разного уровня о выполнении тех или иных производственных, финансовых и управленческих показателей.

Ранее сбор этих данных производился в документе Excel, который рассылался по электронной почте и в дальнейшем обрабатывался вручную. Было очевидно, что этот метод имеет множество недостатков: ненадежность, высокие трудозатраты на сбор, агрегацию и подготовку отчетности, риск возникновения ошибок.

Для решения проблемы требовалось автоматизировать процесс — сделать удобным заполнение ключевых показателей эффективности (КПЭ), разработать интерфейс для просмотра оценок, разграничить доступ к информации, обеспечить возможность формирования соответствующих отчетов для генерального директора и балансовой комиссии.

Описание решения

Для автоматизации многих управленческих бизнес-процессов на предприятии используется ECM-система DIRECTUM. В системе на 2016 год зарегистрировано свыше 3000 пользователей. Внедрены базовые модули, «Канцелярия» и «Управление договорами». Специалистами предприятия разработано и внедрено несколько собственных модулей для автоматизации бизнес-процессов управления различными документами.

Для решения задачи, описанной выше, был разработан модуль «Оценка ключевых показателей эффективности (КПЭ)».

Основным объектом модуля является справочник «Оценка показателей эффективности». В нем заполняются * следующие данные:

  • участники процесса;
  • единицы измерения;
  • плановое и критическое значение для расчета премии;
  • процент вознаграждения;
  • главный показатель и расчеты выполнения КПЭ.

Администратор модуля раз в месяц формирует и направляет в системе DIRECTUM специальные задания на заполнение справочника. Он определяет список КПЭ, кто и кого по ним будет оценивать. На стадии проектирования планировалось около 1500 показателей в месяц, эта цифра периодически меняется. Поэтому был организован справочник «Ключевые показатели эффективности», в котором заведен шаблон всех оценок и каждый месяц из него формируются итоговые значения. Введена сущность «период оценки» – для нее реализован интерфейс, в котором руководители могут заполнять данные, а также просматривать уже проставленные оценки по себе и своим подчиненным.

Структура модуля «Оценка ключевых показателей эффективности (КПЭ)»
Структура модуля «Оценка ключевых показателей эффективности (КПЭ)»

Чтобы упростить вычисления был разработан специальный калькулятор для подсчета показателей, описание зависимостей выполняется на языке JavaScript с использованием подстановок переменных.

Расчет выполнения КПЭ
Расчет выполнения КПЭ

Структура предприятия

Для того чтобы дать возможность руководителям видеть показатели своих подчиненных, совместно с бюро разработки системы «Кадры и зарплата» был реализован справочник «Структура предприятия» и настроена интеграция между системами для его заполнения. Он хранит иерархическую структуру подчинения и содержит записи подразделений, дирекций и должностей руководителей.

В рамках работы с заполнением показателей определены роли:

  • администратор модуля;
  • ответственный за заполнение;
  • оценивающий/корректирующий;
  • оцениваемый.

Каждая роль имеет определенный набор доступных функций и прав корректировки данных показателей эффективности.

При делегировании задачи по внесению данных в систему имеется возможность настроить пользователей-дублеров по оценке показателей. Помимо постоянных дублеров, работу могут выполнять замещающие, причем факт замещения регистрируется в системе «Кадры» и «подхватывается» в модуле «Оценка КПЭ».

Интерфейс модуля

Особое внимание было уделено удобству работы с модулем. Пользователи в нем взаимодействуют только с одним объектом – справочником «Период оценки», на форме которого реализован интерфейс для ввода значений показателей и их просмотра. Открывая в соответствующем справочнике данную карточку, пользователь попадает на вкладку «КПЭ для оценки». В зависимости от роли он может либо заполнить данные, либо откорректировать плановые или фактические показатели. В отдельном поле пользователь видит процент премии, который автоматически рассчитывается по введенным данным. К каждому значению, по усмотрению сотрудника, может быть приложен документ-обоснование или сопроводительная документация. Модуль «Оценка КПЭ» позволяет задать показатели верхнего уровня (главные), которые могут быть рассчитаны на основании показателей нижнего уровня.

Интерфейс модуля. Вкладка «КПЭ для оценки»
Интерфейс модуля. Вкладка «КПЭ для оценки»

Важной задачей проекта также стало обеспечение веб-доступа к модулю – использовать его необходимо руководителям самого разного уровня, часто находящимся в командировках, в том числе топ-менеджерам. Модуль полностью закрыл эту потребность.

Интеграция с другими источниками данных

Заполнение фактических значений показателей ответственными и оценивающими — не единственный возможный источник данных. Часть из них можно получить отчетами из DIRECTUM, часть — из других информационных систем предприятия. Чтобы не заполнять вручную те данные, которые уже можно получить в электронном виде, был разработан механизм «Расчеты интеграции КПЭ». Настраивается периодичность и параметры выгрузки данных из других источников.

Дисциплина и регулярность расчетов

И наконец, был разработан типовой маршрут «ВСМПО. Оценка показателей эффективности». Он позволяет своевременно оповещать ответственных и оценивающих о необходимости ввести данные, произвести проверку их корректности и полноты, делегировать заполнение показателей.

Результаты проекта

Результаты проекта:

  • применение модуля КПЭ позволило значительно сократить трудозатраты по сбору информации по показателям и подготовке отчетности;
  • топ-менеджеры могут своевременно зафиксировать оценку показателей через веб-интерфейс, даже находясь удаленно.
  • существенно снижена вероятность ошибки как со стороны администратора модуля, так и со стороны исполнителей;
  • повысилась прозрачность расчетов и дисциплина, сотрудники стали более ответственными;
  • новый справочник "Кадровые замещения" разгрузил большую часть поступавших заявок о настройке замещения, которые ранее специалисты обрабатывали вручную.

Перспективы и планы

Перспективы и планы:

  • решено распространить применение модуля КПЭ в системе DIRECTUM на дочерние организации корпорации;
  • в ближайшее время процесс заполнения данных коснется руководителей низшего звена: начальников бюро, мастеров, руководителей секторов и т.п;
  • будут увеличены доли показателей, заполняемых автоматически через интеграцию.

2016: Внедрение решения «Штамп электронной подписи»

Пункт «Печать со штампом» в контекстном меню DIRECTUM
Пункт «Печать со штампом» в контекстном меню DIRECTUM

В системе DIRECTUM существует стандартный механизм утверждения документов электронной подписью (ЭП). Он обеспечивает неизменность подписанного текста, позволяет однозначно идентифицировать: кто, за кого и какую версию документа подписал.

Однако часть пользователей продолжает использовать бумажные документы. Поэтому требовалось реализовать возможность печати документа со штампом, сформированным в системе DIRECTUM на основе электронных подписей к нему.

Было разработано и внедрено соответствующее техническое решение, которое позволяет:

  • ставить штамп на документы наиболее распространенных форматов (RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PDF и т.д.);
  • формировать штамп динамически в формате изображения с прозрачным фоном, чтобы сохранить читаемость основного текста документа;
  • включить в штамп ФИО пользователя, логотип компании, информацию о подписях.

Пользователь может сформировать и распечатать документ со штампом, используя кнопку на карточке или контекстное меню.

Штамп формируется динамически, в виде изображения, а чтобы текст документа оставался читаемым, была реализована утилита, позволяющая сохранять фон прозрачным.

Штамп с прозрачным фоном
Штамп с прозрачным фоном

Изображение штампа автоматически вставляется в верхний левый угол документа. При этом в Word, Excel можно переместить его по своему усмотрению.

Вставка штампа в PDF-файл
Вставка штампа в PDF-файл

Результаты проекта:

В 2016 году введен процесс электронного утверждения договорных документов между ВСМПО и дочерними организациями. Фактом утверждения являются ЭП с признаком «Утверждающая» представителей ВСМПО и дочерней организации. При передаче пакета договорных документов в электронном виде в налоговую, эти документы выгружаются и сохраняются со штампом. В результате использования решения:

  • неавтоматизированные пользователи включены в общие бизнес-процессы и получают информацию об электронных подписях документа;
  • при выводе документа на принтер не требуется дополнительно печатать лист согласования, информация о подписях есть в штампе;
  • при передаче документов на подпись генеральному директору ПАО «ВСМПО-АВИСМА», контрагентам или в ФНС бумаги автоматически выгружаются из системы со штампом.
  • Перспективы и планы:
  • штампы планируется использовать для полностью автоматического создания служебных записок на основе шаблонов с оптимизацией процесса согласования и подписания;
  • рассматривается возможность реализовать сценарий для интеграции решения с другими системами, используемыми на предприятии, что позволило бы формировать файл со штампом на основе идентификатора документа DIRECTUM;
  • планируется внедрить электронное согласование и утверждение договорных документов с TISA (дочернее общество корпорации в Швейцарии).

2014: Перенос в систему нормативно-технических документов

10 апреля 2014 года стало известно о запуске проекта по переносу нормативно-технических документов в систему Directum.

Процесс перехода на Directum должен занять не больше года.

C завершением проекта сотрудники получат возможность напрямую обращаться к актуальным электронным версиям нормативно-технических документов, получать своевременные уведомления об их изменении.

Прежде управление нормативно-технической документацией в корпорации проводилось в другой системе электронного документооборота.

Положительное решение в пользу DIRECTUM дал Павел Ковальногов, начальник управления информационных технологий «ВСМПО-АВИСМА»:
  • Параллельное использование в корпорации двух СЭД невыгодно, поскольку для полноценной работы и поддержки совместимости с другими программными продуктами каждая из них как минимум нуждается в своевременном обновлении. К тому же мы не могли развивать параллельную систему собственными силами, поэтому специалистам ИВЦ была поставлена задача перевести функциональность управления нормативно-технической документацией в Directum.

Работы по переводу выполнены сотрудниками бюро систем электронного документооборота «ВСМПО-АВИСМА» под руководством начальника бюро Алексея Колесова. На 10 апреля 2014 года в системе Directum работает около 1,5 тыс. сотрудников «ВСМПО-АВИСМА».

2010: Внедрение DIRECTUM

В структуру холдинга входит несколько крупных производственных предприятий в России, использующих в своей работе различные решения для автоматизации документооборота и бизнес-процессов. В ходе естественного развития бизнеса в Корпорации назрела необходимость объединения всех систем делопроизводства в единую структуру взаимодействия.

Предпосылкой создания единой структуры стал положительный опыт использования модуля "Канцелярия" системы DIRECTUM в филиале АВИСМА в г. Березники. Функционал выбранного решения позволил делопроизводителям в канцелярии и секретарям высшего руководства филиала организовать удобный процесс регистрации входящей и исходящей корреспонденции, контроля местоположения бумажного документа и исполнения резолюций по нему. Опираясь на опыт филиала АВИСМА, руководство Корпорации ВСМПО-АВИСМА в г. Верхняя Салда приняло решение об автоматизации своей службы документационного обеспечения с помощью системы DIRECTUM.

Проект внедрения DIRECTUM, ставший первым шагом в процессе объединения всех систем делопроизводства холдинга, стартовал в апреле текущего года и затронул ключевых делопроизводителей ОАО "Корпорация ВСМПО-АВИСМА". Внедрение осуществлялось специалистами компании DIRECTUM. Ядром внедряемого функционала стал модуль "Канцелярия", с помощью которого были полностью автоматизированы процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, создания и рассылки распорядительных документов, контроля исполнения поручений и поиска документов. Специально для удобства работы делопроизводителей Корпорации были разработаны сценарии, по которым система в автоматическом режиме формирует маршрут рассылки, распределяет права доступа и уведомляет ответственных лиц о ходе работы с документами.

Сотрудники Корпорации быстро освоили систему и активно включились в работу благодаря простоте использования DIRECTUM и общей нацеленности бизнеса на внедрение новых технологий. По итогам опытной эксплуатации, которая завершилась в августе 2010 года, подразделения Корпорации в г. Верхняя Салда ежедневно регистрируют в системе около 100 входящих и свыше 110 исходящих писем, а также более 20 распорядительных документов.

Таким образом, внедрение модуля "Канцелярия" в ОАО "Корпорация ВСМПО-АВИСМА" позволило автоматизировать важнейшие процессы делопроизводства и создать условия для формирования унифицированной информационной системы документооборота масштаба всего холдинга. Благодаря апробированной технологии внедрения DIRECTUM, опирающейся на сотрудничество со специалистами ИТ-подразделений и представителями руководства заказчика, к концу внедрения в Корпорации сложилась команда квалифицированных специалистов, способная самостоятельно развивать решение и расширять охват автоматизации. В ближайших планах – автоматизация процессов договорной работы и объединение систем управления документооборотом ВСМПО г. Верхняя Салда и АВИСМА г. Березники в одно информационное пространство.