Проект

Кольцо Урала КБ (СЭД - DocsVision)

Заказчики: Кольцо Урала КБ

Екатеринбург; Финансовые услуги, инвестиции и аудит

Продукт: DocsVision (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2007/06  - 2008/04
Количество лицензий: 200
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5406
системы - 591
вендоры - 301
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 283
проекты - 2420
системы - 152
вендоры - 80
  • Проект - лицензии: 200
  • Проект - пользователи: 300
  • Распределенное решение: ДА
  • Делопроизводство: ДА
  • Управление процессами: ДА
  • Административное делопроизводство: НЕТ
  • ServiceDesk: НЕТ
  • Разработка на платформе DocsVision: НЕТ
  • Шлюз к 1С:Предприятие: НЕТ
  • Шлюз к Microsoft Office SharePoint Server: НЕТ
  • Шлюз к Microsoft Dynamics AX: НЕТ
  • Другие шлюзы: НЕТ
  • Электронная цифровая подпись: НЕТ

Решение предназначено для автоматизации документооборота и включает автоматизацию процессов обработки входящей и исходящей корреспонденции, служебных записок, согласования договоров, приказов и инструкций, обработки заявок на оплату счетов в территориально-распределенной структуре заказчика. Совместное внедрение партнером и заказчиком. Версия: 3.6. Количество пользователей: более 350 человек в 15 филиалах и отделениях, одновременно 200. Тип решения: настройка приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами».

Бурный рост филиальной сети потребовал обеспечить оперативное согласование и рассылку большого количества организационно-распорядительных документов, исключить возможность утраты документов, обеспечить автоматизированный контроль исполнительской дисциплины. Чтобы обеспечить выполнение поставленных задач, было принято решение внедрить систему электронного документооборота.

При выборе системы оценивался целый комплекс параметров: бюджет проекта, платформа и технологичность решения, гибкость настройки и модификации продукта.

Основные задачи системы:

  • ведение общего делопроизводства;
  • обработка организационно-распорядительной документации (ОРД);
  • обработка внутренних нормативных документов;
  • обработка процессов связанных с договорным документооборотом и оплатой счетов.

Для решения основных задач СЭД должна обеспечивать комплексный контроль по исполнению поручений и резолюций руководителей.

Решение включает в себя обработку входящей и исходящей корреспонденции, служебных записок, приказов и распоряжений, внутренних инструкций и положений, договоров, заявок на оплату счетов. Также реализован сводный контроль сроков исполнения поручений, настроена печатная форма листа согласований.

Разработаны следующие документы: руководство администратора, руководство по обработке документов в СЭД, регламент по обработке документов в СЭД, учебный курс для продвинутых пользователей.

К системе подключено 400 пользователей, активно работают около 200. Обрабатывается 100% договоров, входящих документов, приказов и около 80% других видов документов. Исключены потери документов, обеспечен контроль прохождения согласования документов, улучшилось исполнение поручений руководства. Обучено 10 руководителей, 20 продвинутых пользователей, 2 системных администратора.