Проект

Лента (сеть розничной торговли) (Microsoft Project)

Заказчики: Лента Сеть розничной торговли

Торговля

Подрядчики: Контек (Conteq)
Продукт: Microsoft Project
На базе: Microsoft Office SharePoint Server 2010
Второй продукт: Microsoft SharePoint

Дата проекта: 2011/11  - 2011/11
Технология: Системы управления проектами
подрядчики - 172
проекты - 648
системы - 188
вендоры - 137
Технология: CMS - Системы управления контентом
подрядчики - 100
проекты - 330
системы - 131
вендоры - 99
Технология: Корпоративные порталы
подрядчики - 245
проекты - 906
системы - 269
вендоры - 163
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5408
системы - 591
вендоры - 301

Содержание

Руководством компании было принято решение о старте проекта по внедрению системы управления проектами Microsoft Project. Выбор продукта был обусловлен наличием в системе от Microsoft всего набора функциональности, необходимого для решения поставленных задач. Партнером по внедрению был выбрана компания Conteq, имеющая многолетний опыт автоматизации ритейла и являющаяся сертифицированным партнером корпорации Microsoft в России по проектному направлению.

Цели и задачи проекты

  • Создание единого хранилища данных портфеля проектов компании, регулярно собирающего и накапливающего информацию по различным показателям проектов: календарный план-график, корпоративные объекты проекта (риски, вопросы), расчётные показатели KPI и динамика по ним.
  • Повышение эффективности использования собственных ресурсов.
  • Повышение качества выполнения планов проектов.
  • Оптимизация затрат на привлечение внешних ресурсов.
  • Сокращение затрат на формирование отчетности по проектам и увеличение качества отчетов.
  • Сокращение затрат на долгосрочное и краткосрочное планирование, расчет KPI.
  • Повышение достоверности информации о ходе выполнения проектов.
  • Обеспечение возможности фиксации сведений по проектам на русском и английском языках, одновременно, с целью сокращения трудоемкости руководителей проектов на подготовку двуязычных отчетов для русскоязычных и англоязычных пользователей.

Решение

Система управления проектами на базе Microsoft SharePoint, позволила тщательнее планировать работы и загрузку ресурсов руководителям проектов, собирать фактические данные о выполнении задач от каждого исполнителя. Также, благодаря решению Microsoft SharePoint, появилась возможность централизованного управления ресурсами повысилась скорость формирования еженедельных статус-отчетов и сводной отчетности по проектам. Система управления проектами позволила автоматически формировать статус-отчеты и утверждать их с проектной группой, непосредственно в самой системе. В рамках проекта по созданию комплексной системы отчетности проектов были выполнены следующие работы:

  • создано единое хранилище данных для сбора и хранения информации по проекту, в том числе данных из календарного плана проекта, данных с сайта проекта и расчётных показателей, рассчитывающихся на основе данных проекта прошлых сохраненных периодов;
  • разработана и спроектирована система отчетности, созданная на базе Microsoft Project;
  • разработана электронная форма еженедельных отчетов по проектам (Project Status Report), с возможностью выгрузки в формат Excel и Word на английском и русском языках;
  • проведено обучение пользователей «Лента» экспертами компании Conteq.

Результаты проекта

В результате проекта была создана универсальная информационная площадка для управления проектами и ресурсами компании, позволяющая повысить точность планирования и эффективность использования собственных ресурсов.

  • Разработана и внедрена собственная система KPI по эффективности использования ресурсов.
  • Организован сквозной процесс планирования не только проектов, но и всех работ по развитию ИС.
  • Организовано единое информационное пространства для менеджеров проектов, функциональных руководителей и исполнителей в рамках матричной структуры.
  • Реализован комплексный еженедельный мониторинг выполнения проектов и анализа их динамики, за счет организации отдельного хранилища данных.
  • Автоматизирован расчет статусов проектных задач, на основании комплексного анализа плановой и фактической информации о проекте.
  • Формировании еженедельных отчетов по проектам возможно, как на русском, так и на английском языке в формате MS Word.