Проект

"Мир детства" самостоятельно завершил внедрение СЭД

Заказчики: Мир детства

Торговля

Продукт: 1С:Документооборот 8 КОРП
На базе: 1С:Документооборот 8

Дата проекта: 2012/12  - 2013/12
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5406
системы - 591
вендоры - 301

Содержание

2 апреля 2014 года компания "Мир детства" сообщила о самостоятельном внедрении СЭД "1С:Документооборот 8".

Задачи проекта

В конце 2012 года компания приступила к выбору системы электронного документооборота. До этого процессы документооборота существовали в различных вариациях. В качестве носителя информации зачастую выступали бумага и файлы различных форматов. В качестве инструмента согласования выступали «ноги», звонки, обсуждения в Outlook. Частично автоматизированы некоторые процессы казначейства и кадрового делопроизводства.

Планируя внедрение СЭД и оценив возможности продуктов (1С Документооборот, Docsvision, DIRECTUM, ELMA и Евфрат), компания выбрала «1С: Документооборот КОРПОРАТИВНАЯ ВЕРСИЯ».

Ход проекта

Получив систему, изучив функционал системы, в компании приняли решение о пилотном внедрении собственными силами на нескольких процессах внутреннего документооборота.

Этапы внедрения:

  • Выбор процесса
  • Определение владельца и ключевых лиц процесса — т.е. определение ролевой структуры процесса
  • Анализ регламента процесса
  • Проведение цикла совещаний для формирования описания процесса, согласование процесса
  • Тестовый запуск
  • Промышленный запуск

К концу 2013 года мы ввели в СЭД 20 процессов, которые были запланированы на проект. Конечно это не все процессы компании, и в настоящий момент мы ведем активную работу по переходу от бумаги к системе. Эффект использования можно выразить как в количественном так и в качественном выражении. Не буду нагружать цифрами, для примера приведу лишь немного статистики:

Итог проекта

Через год от момента начала проекта ряд процессов документооборота передан в систему.

Организационно-экономические факторы:

  • Почти по всем процессам, связанным с согласованием сокращены временные затраты до 80%
  • Большинство внутренних документов теперь согласуются исключительно в системе, следовательно нет затрат на бумагу, тонер, электроэнергию и принтеры/копиры
  • Т.к. почти все процессы формализованы, то у пользователей почти не осталось возможности сделать ошибку, как в заполнении документа, так и при согласовании
  • От использования СЭД есть явный качественный эффект от удобства владения информацией, снижения ошибок, повышения контроля исполнительной дисциплины.