Проект

Многофункциональный центр оказания государственных услуг (МФЦ) г. Иркутска

Заказчики: Многофункциональный центр оказания государственных услуг (МФЦ) г. Иркутска

Иркутск; Государственные и социальные структуры

Подрядчики: RKIT Group (РКИТ)
Продукт: RKIT: Корпоративное делопроизводство
На базе: DocsVision (СЭД/ECM-система)
Второй продукт: DocsVision (СЭД/ECM-система)
Третий продукт: Ссылочный контрол RKIT

Дата проекта: 2014/03  - 2016/09
Количество лицензий: 90
Технология: BPM
подрядчики - 248
проекты - 2629
системы - 295
вендоры - 178
Технология: СЭД
подрядчики - 580
проекты - 5870
системы - 640
вендоры - 316
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 310
проекты - 2615
системы - 168
вендоры - 95

Ситуация

Сеть МФЦ стала активно развиваться в 2014 году. При большом объёме услуг и большом потоке документов не было чётко отлаженного документооборота. На момент открытия предприятию необходимо было поставить под контроль процесс согласования, сделать движение документов прозрачным и создать единое информационное пространство: как в центральном подразделении, так и в территориально удаленных. При открытии первого офиса многофункционального центра в Иркутске было принято решение установить систему, которая позволит систематизировать всю документацию и выстроить бизнес-процессы с ноля.

Задачи:

  • организовать электронный документооборот,
  • создать технологические регламенты,
  • автоматизировать филиалы.

Руководителю проекта со стороны заказчика важно было организовать согласование документов, написать «с чистого листа» регламенты по делопроизводству и с помощью СЭД придерживаться этих регламентов. В результате анализа были определены основные бизнес-задачи. Одним из главных условий при выборе СЭД была расширяемость системы, возможность подключения новых территориально-распределённых филиалов, организации централизованного документооборота во всех филиалах. Целью проекта была комплексная автоматизация делопроизводства всего предприятия, включая действующие филиалы.

Решение

По итогам общения с разными поставщиками СЭД было принято предложение компании RKIT Group – ключевого партнёра-интегратора Docsvision в регионе, обладающего многолетним опытом работы с системой. Эксперты предложили прикладное решение, функциональность которого полностью соответствовала ожиданиям заказчика. Платформа Docsvision позволяет максимально адаптировать решение под задачи предприятия.

Этапы:

  • экспертиза бизнес-процессов ГАУ «МФЦ ИО» аналитиками RKIT Group,
  • настройка прикладного решения под особенности работы предприятия.

На площадке ГАУ «МФЦ ИО» было поставлено решение «Делопроизводство и контроль исполнительской дисциплины». Сроки: Март 2014 - реализация пилотного проекта по автоматизации базового делопроизводства Апрель 2014 – опытная эксплуатация. С 1 июля 2014 года – все документы согласовываются внутри МФЦ в электронном виде. На данный момент в ГАУ «МФЦ ИО» с системой работает около 100 активных пользователей, включая удаленные рабочие места в филиалах.

Результаты Решение обеспечивает управление следующими бизнес-процессами:

  • Работа с входящими, исходящими документами
  • Работа с внутренними документами (приказы, распоряжения, служебные записки)
  • Согласование проектов документов
  • Поддержка библиотеки типовых документов
  • Типовые рабочие места сотрудника и руководителя
  • Работа с личными поручениями
  • Контроль выполнения задач исполнителями.

Благодаря решению, работа по регистрации и согласованию документов проходит быстро, эффективно соблюдаются регламенты. Каждый сотрудник, работающий в системе, может контролировать свои задачи, а руководители оперативно получают информацию об исполнении выданных ими поручений. Обеспечена удаленная работа территориально-разнесенных по области обособленных подразделений.

Проведено обучение сотрудников для пользователей и частично - по администрированию и разработке.

В ближайших планах ГАУ «ИО МФЦ» - автоматизация других бизнес-процессов предприятия, сертификация специалистов Многофункционального центра по курсам Docsvision.