Проект

Практический опыт по внедрению СЭД Tessa на машиностроительном заводе

Заказчики: Нижегородский завод 70-летия Победы

Нижний Новгород; Машиностроение и приборостроение

Продукт: Syntellect Tessa

Дата проекта: 2017/03  - 2017/09
Количество лицензий: 570
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5406
системы - 591
вендоры - 301
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 283
проекты - 2420
системы - 152
вендоры - 80

Цели реализации СЭД

На основании поставленных задач в целях в области качества и бережливого производства на АО НЗ 70-летия победы были выявлены следующие цели:

  • Автоматизация процессов работы с документами
  • входящие и исходящие документы,
  • организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, протоколы и другие);
  • служебная переписка;
  • Построение единого электронного архива договорных документов
  • контроль текущего состояния и отслеживание рекламаций
  • Формирование и автоматизация процессов согласования договоров
  • ускорение процесса согласования договоров
  • Автоматизация рабочего места руководителя и исполнителей
  • максимальная автоматизация работы с сообщениями, выдачей резолюций и получением отчетов по исполнению заданий.

Старт проекта

Первый этап тестирования - середина марта 2017

Рабочая группа – сотрудники УИТ АО `НЗ 70-летия Победы`

Тестирование типового функционала СЭД TESSA 2.2 в разрезе внутренних документов и их регистрации, а так же механизм поручений (заданий).

Первая очередь доработок

  • Создание справочника номенклатуры дел
  • Настройка нумерации документов на основании индекса номенклатуры дел
  • Возможность ввода конфиденциальных документов, срытых от всех кроме объектов адресации
  • Доработка стандартных карточек электронных документов
  • обеспечена возможность выбора номенклатуры дел и создания конфиденциального документа
  • Формирование журналов регистрации документов по номенклатуре дел

Первичный и вторичный этапы тестирования

В системе регистрируются:

  • служебные записки (входящие и исходящие)
  • распоряжения
  • приказы
  • входящие и исходящие из сторонних организаций
  • внутренние документы УИТ
  • (заявки на ввод пользователей в SAP ERP и SAP HR)
  • протоколы совещаний

Расширение СЭД НЗ 70-летия Победы

Вторая очередь доработок

  • Автоматическое формирования бланка служебной записки
  • Доработка входящих и исходящих документов
  • Доработка рабочих столов пользователей
  • Добавлена возможность контроля и просмотра документов для руководителей структурных подразделений.
  • Добавлен механизм контроля поручений по документу, в том числе и уже выполненных с индикацией просроченных.

Третья очередь доработок

  • Подсистема согласования договоров запущенна на АО `НЗ 70-летия Победы`, и ПАО `НМЗ`
  • В систему добавлен справочник «ИГК» и новый вид документа «Заявка на разработку/согласование проекта договора»

По состоянию на сентябрь 2017 общее кол-во пользователей составило 570

Четвертая очередь доработок

  • Доработка конфигурации для анализа и связей на основании Идентификатора госконтракта (ИГК) , доработка карточек и написание отчетов
  • Реализация замечаний по процессу согласования и перевод данной подсистемы в промышленную эксплуатацию
  • Запуск подсистемы внутренних документов по предприятию в целом. (текущее состояние регистрация и ввод документов осуществляет Дирекция по режиму и безопасности общий отдел и Дирекция по правовым и корпоративным вопросам частично дирекция по качеству )
  • Подключение подсистемы распознавание текстов документов и поиск по тексту документа.
  • Обновление до версии TESSA 2.4
  • Загрузка справочника изделий и материалов из PDM-системы