Проект

«Новые технологии эксплуатации скважин» автоматизировали делопроизводство и работу с договорами на базе DirectumRX

Заказчики: Новые технологии эксплуатации скважин НПО

Бугульма; Машиностроение и приборостроение

Подрядчики: Directum (Директум)
Продукт: DirectumRX
На базе: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2017/01  - 2017/05
Количество лицензий: 54
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
подрядчики - 676
проекты - 5592
системы - 1231
вендоры - 684
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5408
системы - 591
вендоры - 301
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 283
проекты - 2421
системы - 152
вендоры - 80

Содержание

18 июля компания Directum сообщила о том, что система DirectumRX была внедрена в НПО «Новые технологии эксплуатации скважин» (НТЭС). На базе ECM-системы автоматизированы делопроизводство и работа с договорами. Внедрение проводилось по сокращенному варианту. Все процессы компании вписались в стандартную функциональность, в результате чего дополнительных модификаций не потребовалось.


Этапы проекта

Предпосылки

До старта проекта абсолютно все вопросы внутри организации решались в бумажном виде. Служебные записки согласовывались с непосредственным руководителем и рассматривались лично директором, а при его отсутствии процесс переходил в Outlook. Но функций почтового сервиса было недостаточно для поддержания нормального ритма работы предприятия, а на согласование бумажных документов тратилось неоправданно много времени, поэтому руководство решило внедрить СЭД.

Выбор системы

Систему выбирали по четырем критериям:

  • Функциональность: возможность закрыть ключевые потребности компании;
  • Адаптируемость: простая настройка под процессы предприятия;
  • Надежность: гарантия бесперебойной работы и сохранности данных;
  • Удобство: понятный пользователям интерфейс.

По отзыву НТЭС, организация рассматривала несколько разных предложений, но уже после первых удаленных переговоров отдала предпочтение DirectumRX. Бизнес-процессы компании, достаточно линейные, хорошо вписались в проработанные и стандартные модули «Делопроизводство» и «Договоры», а команда внедрения показала возможность взаимодействия онлайн, что значительно удешевляло проект.

«Для меня важно иметь доступ ко всем документам и контролировать их исполнение. Кроме того, я часто нахожусь в командировках и не всегда есть возможность оперативно рассмотреть документ. Система DirectumRX стала оптимальным решением для нашей компании, так как зайти в нее можно не только с рабочего места, но и удаленно — через мобильное приложение Directum Solo», — завил Виктор Чудин, генеральный директор НПО НТЭС.

Руководителем проекта со стороны заказчика стал директор предприятия, что позволило ускорить внедрение. В состав рабочей группы вошли начальники подразделений — благодаря этому удалось охватить все процессы компании, которые требовали автоматизации.

Итоги внедрения

DirectumRX позволила полностью отказаться от служебных записок, приказов и поручений в бумажном виде: вся работа с ними теперь ведется в системе. Дополнительно был создан новый тип документа для работы с заявками на предоставление технико-коммерческих предложений (ТКП) от контрагентов. Теперь по таким заявкам можно формировать реестры, делегировать поручения и согласовывать их.

По оценкам заказчика, значительно повысилась прозрачность работы организации для руководства — поиск документов и задач теперь занимает считанные секунды. А благодаря мобильному приложению Directum Solo для iOS директор может решать рабочие вопросы не находясь в офисе: он рассматривает документы и выносит резолюции прямо с Apple_iPad.


По итогам проекта в системе работают все ключевые отделы и специалисты – всего 54 рабочих места. Освоение программы сотрудниками прошло без заминок, в чем, как отметили в НПО НТЭС, помог и интерфейс DirectumRX, похожий на Outlook, с которым в организации знакомы все.

За счет внедрения DirectumRX удалось на порядок сократить количество бумажных внутренних документов, служебные записки и поручения полностью переведены в электронный вид. Скорость согласования писем, договоров, ТКП, не нарушая регламентов работы, увеличилась в несколько раз.

В планах компании «Новые технологии эксплуатации скважин» — внедрить модуль «Финансовый архив» и автоматизировать межкорпоративный документооборот.