Проект

Cеть магазинов «Оптима» перевела ТОРГ-13 в электронный вид

Заказчики: Оптима (Сеть магазинов)

Торговля

Подрядчики: Directum (Директум)
Продукт: Synerdocs
На базе: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2019/04  - 2019/09
Технология: ИБ - Средства шифрования
подрядчики - 205
проекты - 648
системы - 356
вендоры - 173
Технология: СЭД
подрядчики - 585
проекты - 5890
системы - 641
вендоры - 317
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 311
проекты - 2626
системы - 168
вендоры - 96

2019: Внедрение Synerdocs

3 октября 2019 года компания Directum сообщила, что сеть магазинов «Оптима» перевела ТОРГ-13 в электронный вид с помощью сервиса Synerdocs.

Компания «Оптима» — крупная сеть магазинов формата дрогери, реализующих товары для красоты, здоровья и дома.

Чтобы поставки товаров в точки продаж партнеров были своевременными, «Оптима» воспользовалась услугами логистической компании и вместе с ней стала развивать множество проектов, направленных на улучшение бизнес-процессов.

До перехода на электронный документооборот сотрудники тратили на «бумажную» работу по несколько часов в день:

  • формируя каждую поставку в точки продаж, администратор оформлял множество накладных на внутреннее перемещение товара (по форме ТОРГ-13), сортировал по адресам доставки и передавал в пункты комплектовки;
  • комплектовщик отправлял документы вместе с товаром в точки продаж;
  • директор точки продаж получал пачки бумаг, после приемки подписывал их сам, а после этого передавал на подписание руководителю филиала;
  • затем документы возвращали обратно на склад.

В среднем возврат подписанной ТОРГ-13 на склад составлял 2-3 недели. Бумажная волокита приводила к ошибкам в оформлении документов и их потерям, проблемам с перемещением товаров и другим сложностям в логистике компании.

Чтобы сократить трудозатраты на распечатку, сортировку, подписание и доставку накладных, «Оптима» и логистическая компания обратились к экспертам Synerdocs.

Перед командой проекта поставили две задачи — избавить сотрудников склада и точек продаж от бумажной рутины и исключить потери накладных на внутреннее перемещение товаров. Переход на электронные ТОРГ-13 в сервисе Synerdocs занял несколько месяцев.

Теперь работники склада готовят документы в формате .PDF и через сервис обмена Synerdocs отправляют в торговые точки. За считанные минуты руководители торговых точек и филиалов получают ТОРГ-13 и могут сразу же подписать их электронной подписью:

ЭДО в сети Оптима

Благодаря Synerdocs сократили трудозатраты и ускорили бизнес-процессы:

6 часов в неделю в 2,5 раза 1 день 0 документов
теперь экономит каждый участник документооборота снизились финансовые затраты на обмен накладнымисоставляет срок возврата подписанного документа на складтеряются при обмене ТОРГ-13 через Synerdocs
«
Еще один плюс электронного документооборота, который мы отметили на практике, — сокращение канцелярских расходов на складах. Экономия на бумаге — от 80 000 листов в месяц. При этом существенно снизились затраты на обслуживание принтеров,
рассказывает Андрей Жезлов, управляющий отделом информационных технологий компании „Оптима`
»