Проект

Почему ММК написал и использует собственную СЭД

Заказчики: Магнитогорский металлургический комбинат (ММК)

Магнитогорск; Металлургическая промышленность

Подрядчики: ММК-Информсервис
Продукт: Проекты ИТ-аутсорсинга

Дата проекта: 2016/04  - 2017/09
Технология: ИТ-аутсорсинг
подрядчики - 528
проекты - 1603
системы - 88
вендоры - 76

Содержание

Почему мы написали собственную СЭД

Важность СЭД для работы предприятия

  • Ускорение информационных потоков и уменьшение количество ошибок при принятии управленческих решений за счет использования актуальных данных приводит к улучшению управляемости компании в целом
  • Организация единого информационного пространства - система должна разрешить проблему географической удаленности сотрудников и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры
  • Экономия рабочего времени сотрудников

Предпосылки

  • С 1999 использовали решение на платформе IBM Lotus Domino/Notes.
  • Система морально устарела, не имела мобильной и веб версии.
  • В 2014 году перешли на новую версию.
  • Получили функциональную, но медленно работающую, сложную в использовании систему. Мобильное приложение работало нестабильно. Как следствие руководители и менеджеры не работали в системе.
  • Рассматривали различные решения (Directum, Documentum, Docsvision, 1C, …), но не увидели решений, которые в комплексе удовлетворяли бы требованиям: Простоты и удобства, скорости, мобильности

Основные функции СЭД ММК

  • Простая в использовании система
  • Позволяет легко найти нужный документ (простой, быстрый Google-подобный поиск)
  • Экономит время
  • Прозрачность выполнения поручений, согласования документов
  • Вместо «работы в системе» позволяет сконцентрироваться на бизнесе
  • Предиктивное определение исполнителя
  • Также в 1 клик: Смена исполнителя, Ввод резолюции, Смена срока, Согласование документа, Подписание документа
  • Практически не требует обучения

  • Сразу отображается сам документ, а не его «карточка», не тратится время на открытие документа
  • После выдачи поручения автоматически открывается следующий документ
  • По опыту ПАО «ММК» экономия времени руководителя – до 2 часов в день
  • Благодарности от руководителей и пользователей

  • Проактивный мониторинг позволяет находить «узкие места» в производительности и устранять их не ожидая заявок от пользователей системы
  • Рутинная деятельность становится легкой, вызывает положительные эмоции


Возможность работы с документами с помощью:

Можно работать:

  • На рабочем месте
  • Дома
  • В поездке
  • На совещаниях

  • «Чат» дает возможность коммуницировать всем сотрудниками, вовлеченным в работу с данным документом
  • Формирует «командную» культуру работы для совместного решения задач
  • Индикатор Push-уведомлений покажет, в какихваших документах происходит коммуникация

Итоги проекта

  • Внедрена в эксплуатацию в 2016 году
  • Используется в 44 обществах Группы ПАО «ММК»
  • Количество клиентских мест:>9000

Статистика использования

  • Зарегистрировано задач/поручений: 6 142 490
  • Входящих документов: 2 273 289
  • Исходящих документов: 2 183 267
  • Договорных документов: 43 826