Проект

В Ростовской области за 2019 год количество пользователей системы «Дело» составило 17 200 человек

Заказчики: Администрация Ростовской области

Ростов-на-Дону; Государственные и социальные структуры

Продукт: Дело (ЭОС)
На базе: Oracle Database 11g

Дата проекта: 2013/06  - 2020/01
Количество лицензий: 7639
Технология: СЭД
подрядчики - 606
проекты - 6245
системы - 653
вендоры - 323
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 312
проекты - 2800
системы - 173
вендоры - 100

Развертывание СЭД Дело в КИС Правительства Ростовской области в 2010 году осуществила компания "ЭОС".

2019

Количество пользователей системы «Дело» составило 17 200 человек

29 января 2020 года стало известно о том, что Минсвязи Ростовской области отчиталось перед Губернатором региона Василием Голубевым и представителями сферы цифровых технологий об итогах работы ведомства за пять лет и реализации нацпроектов за 2019 год, в том числе по программе «Цифровая экономика» в части информатизации органов власти. Владимир Баласанян, председатель Совета директоров ЭОС, рассказал на совещании о развитии электронного документооборота в регионе, создании электронного архива и достигнутых в этих проектах положительных результатах.

Минсвязи Ростовской области отчиталось о цифровизации госуправления

Как сообщалось, в отчетном докладе министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин проинформировал об основных мероприятиях государственной программы «Информационное общество», в рамках которой финансируется 5 региональных проектов нацпрограммы «Цифровая экономика». Одним из направлений госпрограммы является внедрение информационных технологий в деятельность органов власти. Министр особо остановился на проектах, в которых регион находится на лидирующих позициях. В частности, он отметил, что Ростовская область в числе первых в России стала участником пилотного проекта по обмену электронными документами с Аппаратом Правительства России и федеральными органами исполнительной власти (через систему МЭДО).

Минсвязи Ростовской области отчиталось о цифровизации госуправления
«
По итогам 2019 года количество пользователей системы «ДЕЛО» составило 17 200 человек, а количество организаций-участников увеличилось до 2500 тысяч. Количество руководителей, использующих «Мобильный кабинет руководителя», с 2013 года возросло с 30 до 150. Мы одни из первых в России реализуем пилотный проект по архивному хранению электронных документов. На январь 2020 года во всех органах исполнительной власти и муниципальных образованиях (85 организаций) установлена система «АРХИВНОЕ ДЕЛО».

рассказал Герман Лопаткин, министр информационных технологий и связи Ростовской области
»

Более подробно о проектах, связанных с внедрением в деятельность органов власти современных технологий управления документами и архивами, рассказал Владимир Баласанян. В своем докладе «Цифровая трансформация региона и электронный документооборот» он поделился опытом компании ЭОС в цифровизации. Спикер отметил, что СЭД Ростовской области, реализованная на платформе «ДЕЛО», опережает в целом программу «Цифровая экономика» и является образцом для многих регионов и федеральных органов. СЭД – центральный информационный ресурс органов власти, с помощью которого организована работа всех властных структур и все взаимодействие с гражданами.

Владимир Баласанян подчеркнул, что главное достоинство и главный результат сделанного в Ростовской области – то, что здесь произведена реальная цифровая трансформация. Весь процесс работы с документом осуществляется в цифровом виде. Это позволило качественно изменить процесс управления регионом. Область – на январь 2020 года единственная в России региональная площадка, где регулярно собираются представители других субъектов для обмена передовым опытом развития электронного документооборота.

Спикер отдельно остановился на пилотном проекте создания архива электронных подлинников, реализованном ЭОС совместно с Ростовской областью. Его результаты были использованы Росархивом при разработке концепции хранения электронных документов.

Владимир Баласанян также рассказал о вызовах цифровой трансформации государственного управления, на которые уже на январь 2020 года ЭОС отвечает в своих разработках. Это создание полноценных стеков отечественных решений как практическая реализация импортозамещения, а также встраивание в СЭД «ДЕЛО» аналитических инструментов, инфографики, технологий ИИ, разработка специальных решений для проектного управления.

В системе «Дело» обработано около 2,8 млн документов

Ростовская область – один из первых субъектов РФ, который создал единую региональную СЭД. Платформой для нее стала система «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС. Об этом 23 января 2020 года сообщила компания ЭОС. Межведомственная система электронного документооборота и делопроизводства «ДЕЛО» охватывает все органы власти и местного самоуправления области, а также подведомственные им структуры, в том числе детские сады, школы, медицинские учреждения.

В целях развития электронного документооборота на муниципальном уровне Министерство информационных технологий и связи Ростовской области, отвечающее в целом за реализацию данного проекта, регулярно проводит оценки эффективности деятельности муниципалитетов в этом направлении (а в области 463 муниципальных образования). Мониторинг осуществляется по 10 показателям, выраженным в баллах. В числе критериев – наличие и соответствие законодательству необходимых для ведения электронного документооборота правовых актов, доля создания и согласования проектов документов с использованием СЭД, количество сотрудников, прошедших обучение работе в системе, использование программного сервиса «Мобильный кабинет руководителя» и ряд других.

Результаты этой оценки публикуются на официальном сайте Минсвязи, а также доводятся до сведения руководства региона. По итогам 2019 года ряд муниципалитетов отмечены по работе в системе «ДЕЛО» в лучшую сторону – это Таганрог, Гуково, Миллеровский, Белокалитвинский, Неклиновский, Заветинский, Сальский районы (см. результаты мониторинга). Межведомственная СЭД донского региона – один из самых масштабных и последовательных в России проектов автоматизации органов государственной власти и местного самоуправления. На начальной стадии в 2006 году в системе «ДЕЛО» было зарегистрировано 205 человек, а уже на начало 2020 года с электронным документооборотом работают более 16 тысяч сотрудников из почти 2,5 тысяч организаций донского региона.

«
Только за 2019 год в системе «ДЕЛО» было обработано около 2,8 млн документов, из которых более 1,4 млн – это подлинники, подписанные универсальной квалифицированной электронной подписью. Остальные – это отсканированные бумажные документы, которые в дальнейшем проходят также в рамках СЭД,
пояснил заместитель министра информационных технологий и связи Ростовской области Сергей Бондаренко
»

2017: Пилотный проект архива подлинников электронных документов в Ростовской области

В Ростовской области стартует еще один уникальный проект – «Электронный архив». Целью данного проекта является создание первого в России архива, в котором будут храниться как традиционные бумажные, так и подлинники электронных документов.

Разработчиком программных решений для реализации пилотного проекта является компания «Электронные Офисные Системы». Сформированная в рамках проекта база данных будет комплектоваться прежде всего документами органов исполнительной власти и местного самоуправления Ростовской области.

Задачи и основные этапы реализации проекта обсуждались на рабочем совещании, состоявшемся 22 декабря 2016 года. В нем принимали участие представители министерства информационных технологий и комитета по управлению архивным делом Ростовской области, а также администрации г. Волгодонска. Компания ЭОС представила здесь свою концепцию построения «электронного архива», реализующего возможность комплектования архивных учреждений области электронными документами для последующего их хранения, учета и использования уже в статусе архивных документов. Концепцией также предусмотрена возможность удаленного доступа к архиву вне зависимости от местонахождения пользователя (он может находиться как на территории области, так и за ее пределами). Отмечено, что система будет поддерживать учет традиционных (бумажных) архивных документов и иметь весь необходимый аналитический функционал в соответствии с требованиями Росархива.

Первый этап пилотного проекта стартует в 2017 году. На этой стадии компанией ЭОС будут предложены программные продукты, обеспечивающие решение поставленных задач. Затем начнется тестирование системы, по результатам которого будут определены сроки внедрения и запуска в эксплуатацию.

Важность данного проекта для всей системы органов государственной власти и местного самоуправления России сложно переоценить. В настоящее время ни одно учреждение не имеет архива, в котором электронные документы хранятся и используются в качестве подлинников, так как на долговременное хранение передаются только бумажные экземпляры. В случае успешной реализации пилотного проекта опыт Ростовской области можно будет распространить на любые государственные структуры.

В Ростовской области реализуется один из самых масштабных и последовательных проектов автоматизации органов государственной власти на базе СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС. Проект охватывает все региональные органы исполнительной власти и муниципальные образования. Также Ростовская область является одним из первых регионов, подключившихся к федеральной системе межведомственного электронного документооборота.

2016: 10 тысяч пользователей СЭД

3 октября 2016 года компания "Электронные офисные системы" сообщила о достижении числа 10 тыс. пользователей в системе электронного документооборота на платформе Дело в Ростовской области.

На стадии внедрения системы ее пользователями стали 200 человек, к 2014 году число выросло до 6,7 тыс, к 2016 году ~ 10 тыс. В регионе действует распоряжение губернатора Ростовской области Василия Голубева о полном переходе на электронный документооборот.

Офис Администрации Ростовской области, (2014)
Офис Администрации Ростовской области, (2014)
«
информационных технологий и связи Ростовской области
Некоторые муниципальные образования в Ростовской области удалены от райцентра на 400-450 км. На пересылку писем почтой по области уходит несколько дней, а при доставке на машине получается, что трудозатраты в большинстве случаев несоизмеримы с ценностью корреспонденции. Поэтому и было принято решение развивать электронный документооборот не только среди госорганов, но и вести работу в муниципалитетах. С 2006 года этот процесс был запущен. В 2009-м пользователи работали внутри системы «Дело» уже довольно активно. А в 2010-м мы начали использовать электронную подпись. Именно с этого момента пересылка корреспонденции и превратилась в юридически значимый электронный документооборот.
»

По словам министра, на 3 октября 2016 года в системе работают около 10 тыс. пользователей, из них почти 1,5 тыс. в областных организациях и учреждениях, есть коммерческие организации.

Согласно заявлению чиновника, переходу на электронный документооборот способствовало получение Ростовской областью безлимитной лицензии на СЭД «Дело» - в 2012 году председателю совета директоров компании ЭОС Владимиру Баласаняну сообщили о планах, объявленных губернатором РО. Разработчики поддержали амбиции чиновника, выделив Ростовскую область в пилотный регион по взаимодействию компаний. Администрация области получила преференции и смогла ими воспользоваться, обеспечив системе широкое распространение.

В 2012 году руководство области приняло решение о необходимости создания мобильной версии электронного документооборота, что положило начало волне развития электронного документооборота в области.

Мобильная версия СЭД интегрирована с СЭД «Дело», обе системы используют абсолютно одну и ту же базу документов, систему хранения, документирования, присвоения номеров, идентичный алгоритм взаимодействия по входящей и исходящей корреспонденции.

Из документов, зарегистрированных в 2016 году в СЭД «Дело» (~ 2 млн) более 300 тысяч отработаны руководителями с использованием программного сервиса «Мобильный кабинет руководителя».

В 2006 году с системой работал 30 членов правительства. В 2016 году мобильной версией пользуются 150 руководителей, в том числе руководители муниципальных образований.

Ответственный координатор системы министерство технологий и связи Ростовской области, сектор электронного документооборота.

Ежегодно администрация области проводит конкурсы на техническую поддержку СЭД. В 2016 году конкурс на техсопровождение выиграла компания «Бизнес ИТ».

2014: Ростовская область - более 4 тыс. пользователей СЭД

Проект в Ростовской области развивается с 2006 года. Полноценно он начал работать после распоряжения губернатора области №365 от 23 августа 2012 года, которое посвящено межведомственному электронному документообороту с использованием системы «Дело» и электронной подписи. Распоряжение определило, что с 1 сентября 2012 года при переписке между исполнительными органами госвласти и муниципальными образованиями документы на бумажном носителе не требуются. На 6 февраля 2014 года к системе «Дело» подключены МФЦ, а также УСЗН, ЗАГСы - 4100 пользователей.

В области есть планы - до 2016 года в органах власти, учреждениях и органах местного самоуправления области ввести до семи тысяч АРМ.

2013: Дополнение - мобильное решение

В Правительстве Ростовской области завершен проект создания программного сервиса «Мобильный кабинет руководителя» для межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» Правительства Ростовской области, органов исполнительной власти Ростовской области, сообщила пресс-служба интегратора 16 августа 2013 года.

Программный сервис разработан на основе решения «Портфель руководителя» согласно требованиям Министерства информационных технологий и связи Ростовской области.

Решение разработано под специфику работы руководителей высшего звена, позволяет организовать рабочее место на мобильных устройствах. Оно позволяет руководителю, находящемуся вне рабочего места, работать на мобильном устройстве с документами, содержащимися в базе данных межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело».

"У нас система работала на протяжении несколько лет и нам нужно обучить только чиновников высшего ранга. Фактически только членов правительства области. Губернатор потребовал, чтобы все члены правительства работали круглосуточно с электронными документами, чтобы чиновника не ждали на рабочем месте, когда он вернется из командировки", — отметил заместитель губернатора Виктор Гончаров.

2012 год. Модернизация

В 2012 году заказчик инициировал процедуру развития и обновления существующей системы.

С целью совершенствования электронного документооборота и делопроизводства в Правительстве Ростовской области, областных органах исполнительной власти и органах местного самоуправления, министерством информационных технологий и связи проведен мониторинг соответствия функционала и качества сервисов системы «ДЕЛО» с учетом предложений её участников.

Постановочные вопросы по развитию системы «ДЕЛО», доработки её функционала с целью полноценного использования возможностей электронного документооборота, а также по перспективам взаимодействия с системами ведомственного и межведомственного электронного документооборота (СМЭВ) были представлены разработчиком СЭД «ДЕЛО» компанией ЭОС и ее региональным партнером, компанией «Космос – 2».

Решение

Помимо текущих вопросов модернизации, исполнителям проекта поставлены дополнительные задачи. В частности, проведение сертификации «ДЕЛО» в соответствии требованиям информационной безопасности, консультирование по вопросам архивного хранения электронных документов, подписанных электронной подписью, с участием специалистов Федерального архивного агентства (Росархива), организация обучающего курса лекций по вопросам использования современных информационных технологий в области делопроизводства и архивного хранения электронных документов.

В качестве перспективного варианта дальнейшего развития системы «ДЕЛО» Владимир Баласанян предложил перейти от стандартной схемы технической поддержки системы «ДЕЛО» к индивидуальному проектному решению «Система межведомственного электронного документооборота и делопроизводства Ростовской области». Специалистами компании ЭОС будет проведен мониторинг текущего состояния системы «ДЕЛО» с выдачей рекомендаций по оптимизации её работы, а также проведена доработка программного модуля «Сервер проверки ЭЦП» для обеспечения одновременного подключения от 1000 пользователей и более.

Итог

В настоящее время на базе системы «ДЕЛО» завершены работы по подключению Правительства Ростовской области к защищенной системе межведомственного электронного документооборота (система МЭДО), и проводятся подготовительные мероприятия к запуску системы МЭДО в тестовую эксплуатацию.