Проект

Консультационно-технический центр «Профстандарт» организовал электронный архив документов

Заказчики: Профстандарт КТЦ (Консультационно-технический центр Профстандарт)

Рязань; Общественные и некоммерческие структуры

Продукт: Электронный архив Этлас
На базе: Платформа Этлас

Дата проекта: 2019/02  - 2019/07
Технология: СЭД
подрядчики - 578
проекты - 5720
системы - 632
вендоры - 315

2019: Внедрение электронного архива

9 августа 2019 года компания Atlas Soft сообщила, что Консультационно-технический центр «Профстандарт» организовал электронный архив документов.

В силу своей деятельности КТЦ «Профстандарт» – компания, работающая в сфере охраны труда, санитарно-эпидемиологического обследования и экспертизы, а также замеров факторов окружающей среды, сталкивается с большим потоком различного вида инспекционной документации, проектной документации, объектов хозяйственной и иной деятельности и многие другие.

В связи этим было принято решение о создании надежного, интуитивно понятного хранилища всех видов документов компании с гибким и быстрым поиском. В качестве инструмента для решения данной задачи была выбрана система электронного архива «Этлас», так как данная система представляет собой решение, которое полностью подходит под установленные требования:

  • простое создание и управление структурой архива документов;
  • наличие возможности быстрого импорта документов, а также заведения в систему документов со сканера;
  • удобный и настраиваемый поиск необходимых документов;
  • поддержка версионности документов;
  • наличие подсистемы работы с контрагентами;
  • формирование карточек контрагентов с привязкой к ней договоров и связанных документов;
  • организация и учет в системе хранения копий оригиналов документов;
  • возможность простого самостоятельного внедрения системы за короткий срок.

Специалисты центра создали в системе структуру архива, настроили карточки для всех видов хранимых документов, сформировали требуемые справочники, настроили группы пользователей и установили права доступа этим группам к различным частям архива. Сформировали реестр контрагентов с историей взаимоотношений.

Внедрение электронного архива позволило компании кардинально изменить подход к работе с документами за счет получения архива с быстрым поиском нужных документов и доступом к ним из любого места и с любого устройства. Также удалось снизить до нуля потерю различных версий документов, за счет чего значительно ускорилось формирование результатов экспертиз.