Проект

СКФ "Сфера" модернизирует систему электронного документооборота компании

Заказчики: СКФ Сфера

Южно-Сахалинск; Строительство и промышленность строительных материалов

Продукт: DocsVision (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2011/07  - 2011/07
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5406
системы - 591
вендоры - 301
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 283
проекты - 2420
системы - 152
вендоры - 80

Содержание

Строительная компания «Сфера» при поддержке Digital Design развивает систему электронного документооборота на базе платформы DocsVision.

Задачи

Специалисты организации переведут СЭД на версию 4.5 платформы DocsVision и расширят ее функционал в области управления внутренними процессами и автоматизации согласования договоров.

Компания «Сфера» внедрила систему электронного документооборота на базе DocsVision в 2009 году при участии Digital Design. До настоящего момента СЭД использовалась для делопроизводства и в качестве электронного архива, а ключевым пользователем продукта был секретариат. Сейчас потребности СК «Сфера» в области автоматизации документооборота возросли и было принято решение о преобразовании существующей СЭД.

Планы

В рамках нового проекта специалисты компании планируют усилить систему контроля исполнительской дисциплины, а также автоматизировать процесс согласования договоров. Ключевым моментом модификации СЭД станет внедрение офлайн клиента, необходимого для подключения к системе сотрудников на строительных площадках СК «Сфера». Сервис офлайн заданий предназначен для работы на клиентских компьютерах, не имеющих прямого онлайн доступа к серверу. Передача данных в этом случае будет осуществляться по электронной почте, а задание открываться через почтовую программу Microsoft Outlook. Таким образом, с помощью офлайн сервиса сотрудники на удаленных площадках смогут получать через систему задачи и актуализировать их состояние. Также для полноценной работы сотрудников на строительных участках с медленным доступом к сети (например, по мобильному Интернету) у клиентов устанавливается терминальное подключение с использованием технологии Microsoft RemoteApp.

Мнение

Дмитрий Востряков, заместитель директора по ИТ СК «Сфера», комментирует: «В настоящее время каждый сотрудник предприятия может получать до 40 задач – приказов, распоряжений, служебных записок в день. В системе только за первую половину 2011-го года накоплено несколько тысяч различных документов – служебных записок, входящей и исходящей корреспонденции, договоров, приказов и так далее. Контролируются сроки исполнения заданий через систему отчетов. Она позволяет снизить количество неисполненных и просроченных задач, поднимает ответственность работников, позволяет просмотреть загруженность сотрудника. Специалисты начинают более ответственно подходить к назначению сроков исполнения заданий, они становятся более адекватными реальности. В настоящий момент в системе задействованы около 200 офисных сотрудников, но нам требуется возможность контроля исполнительской дисциплины ещё более 100 человек, работающих на удаленных строительных объектах. Использование оффлайн клиента решит эту задачу и поможет оптимизировать взаимодействие удаленных площадок и офиса. Мы также планируем дальнейшее расширение функционала системы электронного документооборота, постепенно переходя к процессному управлению. Сейчас идет активное построение системы контроля исполнительской дисциплины и автоматизация процесса согласования договоров. Также в настоящее время создаются и описываются процессы по регламентным операциям и процессы с определенной логикой движения по цепочке исполнителей и контролеров».