Проект

ГК «Связной» отказалась от бумажного делопроизводства и перешла на Directum

Заказчики: Связной ГК

Москва; Торговля

Подрядчики: Akelon (Акелон)
Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2010/09
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5410
системы - 591
вендоры - 301

Содержание

Ситуация

Рост числа партнеров, поставщиков и покупателей Связного, сказывается на увеличении количества заключаемых договоров. Как следствие возрастает нагрузка на персонал, увеличиваются сроки согласования и подписания договоров, усложняется поиск договорных документов. Поэтому руководством Связного было принято решение о принятии комплекса мер, направленных на перевод процесса подготовки и согласования договоров в электронный вид и автоматизацию рутинных операций, выполняемых участвующими в данном процессе сотрудниками.

Выбор

Реорганизация договорной работы в Связном началась с исследования текущего процесса подготовки и согласования договоров силами собственных бизнес-аналитиков. На основании исследования были скорректированы ранее действующие регламенты и оптимизированы действующие бизнес-процессы.

Вопрос о выборе оптимального решения для автоматизации договорной работы был решен в пользу системы DIRECTUM, так как данная система лучше других соответствовала требованиям заказчика по стоимости, функциональности, гибкости, простоте настройки и эксплуатации. В качестве системного интегратора была выбрана компания Акелон, обладающая опытом эффективного внедрения системы DIRECTUM в крупных предприятиях и холдингах.

Анализ задач

Предварительные работы по формализации бизнес-процессов управления договорным документооборотом были выполнены Заказчиком до начала проекта, что позволило избежать временных затрат на разработку и согласование регламентов, схем бизнес-процессов и технического задания на проект.

Согласно техническому заданию в рамках проекта были поставлены следующие задачи:

  • Сокращение сроков создания и согласования договоров;
  • Автоматическое формирование списка согласующих и рассылка заданий ответственным исполнителям;
  • Обеспечение контроля исполнения договорных документов и выданных по документам поручений;
  • Сокращение времени поиска договорных документов;
  • Исключение потерь и порчи оригиналов договорных документов;
  • Экономия расходных материалов;
  • Повышение конфиденциальности договорных документов.

Среди особых условий Заказчика было жесткое ограничение временных рамок проекта. Утвержденный срок на внедрение составил 1 месяц.

Решение

Для решения поставленных задач было использовано бизнес-решение «DIRECTUM: управление договорами». Базовый функционал был существенно расширен за счет разработки сложного типового маршрута, позволяющего автоматически определять состав согласующих в зависимости от параметров договорного документа, выдавать соответствующие права доступа к документам, назначать задания с установленными сроками исполнения и оповещать контролеров о превышении установленных сроков.

Также в новой разработке были реализованы такие дополнительные возможности, как:

  • Указание центра финансовой ответственности (ЦФО);
  • Назначение пользователям ролей с расширенными полномочиями (VIP);
  • Делегирование заданий на согласование подчиненным сотрудникам;
  • Запрос пролонгации согласования у инициатора задачи;
  • Формирование расширенного листа согласования.

Результаты

Пользователями корпоративной СЭД DIRECTUM стали более 50 сотрудников Связного, участвующих в процессе подготовки и согласования договорных документов. При этом регулярно проводится анализ показателей эффективности договорного управления, подтверждающий существенное сокращение среднего срока согласования договоров, повышение уровня исполнительской дисциплины и уровня корпоративных коммуникаций. Так же уже есть тенденция к снижению расходов, связанных с доставкой бумажных копий документов адресатам, и снижению затрат на расходные материалы.

Перспективы

Успешное завершение проекта по автоматизации договорной работы позволило руководству Связного принять положительное решение о развитии системы DIRECTUM в компании. В настоящее время обсуждается новый проект по автоматизации работы с первичными финансовыми документами на базе бизнес-решения «DIRECTUM: Финансовый архив».