Проект

«Скан-Архив» снизил время подготовки к проверкам в «Стэм» на 50%

Заказчики: Стэм

Ростов-на-Дону; Торговля

Подрядчики: Гэндальф (Gendalf)
Продукт: Гэндальф: Скан-Архив

Дата проекта: 2017/11  - 2018/04
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5408
системы - 591
вендоры - 301
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 283
проекты - 2421
системы - 152
вендоры - 80

20 июня 2018 года компания Гэндальф сообщила о создании электронного архива в «» в компании «Стэм», из которого требуемый документ можно выгрузить за несколько секунд.

Крупные объемы поставок и большое количество клиентов обуславливают обширный документооборот компании, особенно первичных документов: счетов-фактур, актов выполненных работ и товарных накладных. За месяц в «Стэм» поступает более 1000 бумаг «первички». Также налоговые службы часто запрашивают пакеты документов для встречных налоговых проверок. С целью упрощения подготовки к проверкам и облегчения работы бухгалтерской службы руководство организации приняло решение о внедрении программы «Скан-Архив». Разработчик - компания «Гэндальф».

Установкой и настройкой ПО занимались специалисты IT-службы «Стэм». В ходе настройки программы под специфику работы компании программисты доработали функционал поиска документов, добавив различные фильтры и классифицирующие критерии для упрощения поиска в базе.

После внедрения «Скан-Архива» технология работы с документами изменилась. Бухгалтер, ответственный за работу с «первичкой», загружает бумаги со штихкодами в сканер, затем программа автоматически обрабатывает полученные сканы и прикрепляет их к необходимым контрагентам в базе «1С». Бумаги без штрихкодов вносятся в «Скан-Архив» вручную через электронную форму. В случае необходимости, например, налоговой проверки, документы можно выгрузить из базы в течении нескольких секунд.

«
За месяц через «Скан-Архив» проходит не менее 1000 документов. Бумаги со штрихкодами мы загружаем в программу сразу, другие документы обрабатываем позже большими партиями. Возможность быстрого поиска и выгрузки «первички» из базы позволяет готовиться к налоговым проверкам в два раза быстрее, чем до внедрения программы. Это существенно облегчает нагрузку на бухгалтеров, потому что налоговые службы запрашивают документы для встречных проверок очень часто: доходит до нескольких раз в неделю».
Наталья Никульшина, бухгалтер компании «СТЭМ»
»