Проект

Розничная сеть «Подружка» автоматизировала работу с финансовыми документами с помощью Directum

Заказчики: Табер Трейд (Подружка)

Москва; Торговля

Подрядчики: Directum (Директум)
Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2018/05  - 2018/10
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5409
системы - 591
вендоры - 301

Содержание

30 ноября 2018 года компания DIRECTUM сообщила, что сеть магазинов косметики «Подружка» (ООО «Табер Трейд») перевела в электронный вид процессы обработки первичной учетной документации. В результате в компании упорядочена работа с входящими финансовыми документами, организован единый электронный архив, а также автоматизирована подготовка к налоговым и аудиторским проверкам.

Задачи проекта

Распределенная структура организации, большой объем документооборота и взаимодействие с контрагентами через нескольких операторов ЭДО усложнили «Табер Трейд» обработку первичной учетной документации. В компании решили пересмотреть свои методы работы и оптимизировать процессы с помощью системы электронного документооборота:

  • организовать электронный финансовый архив;
  • ускорить согласование первичной учетной документации;
  • упростить подготовку отчетов для проверок регуляторов;
  • настроить автоматическую выгрузку финансовых документов из СЭД в учетную систему компании.

Ход проекта

На первом этапе проекта специалисты DIRECTUM оптимизировали работу с «нетоварными» первичными учетными документами компании. По ним «Табер Трейд» арендует помещения, покупает рекламу, канцтовары и пр. Второй этап охватил «товарные» документы, связанные с непосредственной деятельностью компании – приобретением продукции для последующей продажи. Работы планируется завершить в январе 2019 года.

Итоги проекта

Благодаря внедрению DIRECTUM работу с финансовой документацией компании удалось упорядочить и сократить до нескольких этапов:

  1. Автоматическая выгрузка документов из сервисов ЭДО в DIRECTUM.
  2. Связывание с соответствующим договором и рассмотрение ответственными.
  3. Выполнение автоматических проверок с данными учетной системы.
  4. Подписание документов квалифицированной электронной подписью, и их отправка контрагенту через сервис ЭДО.

Вся первичная документация компании хранится в едином электронном архиве. Нужный документ легко и быстро найти в системе с помощью полнотекстового поиска. Стала проще подготовка к налоговым и аудиторским проверкам: финансовые отчеты организации формируются в несколько кликов.

«
«Система зарекомендовала себя как удобный и современный инструмент для оптимизации документооборота. Благодаря DIRECTUM мы существенно сократили сроки согласования документов, а также смогли повысить контроль над этим процессом. Интуитивно понятный интерфейс системы делает возможным ее освоение без дополнительного обучения. В наших планах – автоматизация согласования договоров с контрагентами, документов по импортным поставкам и других бизнес-процессов компании».

Ольга Теньчурина, главный бухгалтер компании
»