Проект

«Подружка» автоматизировала работу с таможенными декларациями на товары с помощью Directum

Заказчики: Табер Трейд (Подружка)

Москва; Торговля

Подрядчики: Directum (Директум)
Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2018/05  - 2019/10
Технология: СЭД
подрядчики - 596
проекты - 6147
системы - 650
вендоры - 322

2019

Автоматизация работы с таможенными декларациями

13 января 2020 года компания Directum сообщила, что сеть магазинов косметики «Подружка» автоматизировала процесс обработки таможенных деклараций на товары с помощью системы DIRECTUM, благодаря чему экономит за год более 200 часов рабочего времени сотрудников. Кроме того, снизилась трудоемкость на поиск документов и подготовку к налоговым проверкам.

«Подружка» автоматизировала работу с таможенными декларациями на товары с помощью Directum

Цели и задачи проекта

Внедрение системы DIRECTUM в компании началось с оптимизации работы с первичными учетными документами. Очередной этап проекта коснулся процесса оформления товаров, перемещаемых через границу.

В магазинах «Подружка» представлен широкий ассортимент продукции не только российских, но и зарубежных брендов, поэтому работа с таможенными декларациями на товары – неотъемлемая часть документооборота. Каждый месяц в компании обрабатываются до 60 деклараций, каждая из которых может содержать до 200 позиций. Вручную переносить данные из портала электронного декларирования в учетную систему было трудоемко, к тому же нельзя было исключить вероятность технических ошибок.

Так, в феврале 2019 года стартовал этап автоматизации работы с таможенными декларациями на товары. Перед командой внедрения стояли задачи:

  • создать единое информационное пространство для систем, участвующих в обороте таможенных документов;
  • исключить ручное занесение данных в систему из деклараций — автоматизировать процесс;
  • упростить подбор и настроить представление таможенных деклараций для налоговых проверок в электронном виде;
  • организовать единое хранилище юридически значимых электронных документов (УПД, счета-фактуры, декларации на товары).

Ход проекта

Проект был реализован на основе методологии DELOITTE, а исполнителем работ стали специалисты компании Directum. Внедрить решение удалось за 4 месяца. В результате упорядочен и полностью автоматизирован процесс обработки таможенных деклараций на товары.

Декларации на товары поступают в систему со специального портала электронного декларирования Альта-Софт в формате Федеральной Таможенной Службы. При обработке декларации в DIRECTUM выполняется сразу несколько действий:

  • проверка xml-файлов на наличие обязательных данных (кода таможенного поста, номера паспорта сделки, даты и номера товарной декларации) и электронной подписи. При выявлении ошибок система направляет уведомление ответственному с сообщением о необходимости корректировки информации;
  • на основании данных из xml-файла автоматически создается документ и карточка с основными реквизитами декларации.

Перед отправкой документа на согласование по преднастроенному маршруту DIRECTUM проверяет наличие PDF-версии, которая также загружается с сервера Альта-софт. После согласования и подписания данные передаются в учетную систему.

Благодаря свойству версионности в системе электронного документооборота XML- и PDF-версии одной декларации отображают как единый документ. Все декларации хранятся в архиве, который отображается как справочник со списком документов.

Итоги проекта

Автоматизация работы с декларациями на товары не только снизила трудоемкость их обработки, но упростила ряд сопутствующих процедур. В ООО «Табер Трейд» оценили эффект:

  • компания экономит более 200 часов рабочего времени сотрудников в год за счет сокращения ручных операций;
  • декларации на товары легко найти по номерам инвойсов или другим реквизитам – на поиск уходит несколько секунд;
  • стало проще готовиться к налоговым проверкам – бухгалтерам доступен простой сценарий для выгрузки деклараций в формате PDF;
  • исключены ошибки из-за человеческого фактора;
  • организован единый архив деклараций на товары и универсальных передаточных документов.

В будущем компания планирует также автоматизировать работу с договорами и входящими счетами на оплату.

Итоги внедрения ECM-системы и перехода на электронный обмен документами с контрагентами

28 ноября 2019 года компания Directum подвела итоги внедрения ECM-системы DIRECTUM и перехода на электронный обмен документами с контрагентами в компании «Табер Трейд».

Цели и задачи проекта

Компания «Табер Трейд» имеет распределенную структуру. Минимизировать издержки документооборота помог переход на электронное взаимодействие с контрагентами через сервисы обмена. Так как контрагенты работают с разными операторами электронного документооборота ЭДО, в «Табер Трейд» подключились сразу к нескольким сервисам обмена. Учитывая высокий трафик документооборота по каждому направлению и особенности обработки первичной учетной документации, потребовался серьезный пересмотр всего процесса.

«
«На момент поиска вендора наша компания уже вела электронный документооборот с некоторыми товарными поставщиками. Но поскольку оператор ЭДО обязан хранить только квитанции и протоколы, а не сам электронный документ, то первостепенной задачей для нас стала организация архива электронных документов. Также было важно автоматизировать процесс проверки документов, гарантировать легкий доступ к образу электронного документа из учетной системы, обеспечить поддержку мультиоператорности»,
»

Предпосылки оптимизации работы с первичными учетными документами (ПУД):

  • необходимость работы с несколькими сервисами обмена;
  • отсутствие единого электронного финансового архива документов;
  • трудоемкость обработки поступивших документов;
  • потребность в удобном инструменте согласования;
  • нацеленность на централизацию бизнес-систем компании.

Заказчиком было принято решение внедрить единую систему приема, согласования и хранения электронных финансовых документов из разных сервисов обмена.

Ход проекта

Этап 1. Нетоварные первичные учетные документы

Задачи:

  • Автоматизировать работу с нетоварными ПУД, поступающими из сервисов обмена.
  • Организовать электронный финансовый архив документов.

У нетоварных сделок, связанных с арендой помещений, рекламой, хозяйственными закупками и т.д., есть важная особенность – условия каждой сделки индивидуальны. Именно поэтому работа с такими документами подразумевает дополнительные согласования и проверки.

Работа с нетоварными первичными учетными документами

Как это работает:

  1. Первичный учетный документ поступает из сервиса обмена прямо в систему электронного документооборота (СЭД), где автоматически связывается с договором по сделке. Все документы по договору образуют единый комплект, так пользователь легко может найти всю информацию по сделке, если у него есть права доступа.
  2. СЭД автоматически определяет ответственного за обработку менеджера — как правило, это сотрудник «Табер Трейд», который заключал сделку (ответственный за договор) или за кем закреплена организация-контрагент. Ответственному за обработку приходит задача на рассмотрение входящего ПУД — ему нужно только проверить соответствие содержания документа условиям сделки.
  3. После согласования ПУД ответственным задача автоматически направляется бухгалтеру. Как только документ согласован в СЭД, он автоматически подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) ответственного и заносится в для отражения в учете. Ответ отправляется контрагенту через сервис обмена.

Подписание документов КЭП гарантирует их неизменность и юридическую значимость.


Этап 2. Товарные первичные учетные документы

Задачи:

  • Автоматизировать работу с товарными ПУД, которые сопровождают процесс заказа-приемки товара.
  • Организовать хранение полученных файлов в едином финансовом архиве.

Документы по товарным сделкам, связанные с непосредственной деятельностью – приобретением продукции для последующей продажи, как правило, однотипны и их количество велико. Процессы проверки и обработки таких ПУД давно четко выстроены.

Работа с товарными первичными учетными документами

Как это работает:

  1. Заказ на поставку отправляется через EDI-систему. Поставщик комплектует его и отправляет, а «Табер Трейд» получает уведомление об отгрузке с полным перечнем информации по товару (размер, вес, наименование, количество и т.д.).
  2. После приемки товара сотрудник «Табер Трейд» направляет поставщику уведомление о приемке с информацией по фактически принятому товару, это помогает сформировать корректный счет-фактуру. На основе этого уведомления в учетной системе создается проект проводки.
  3. После получения уведомления о приемке товара поставщик создает универсальный передаточный документ (УПД), который отправляется в «Табер Трейд» через сервис обмена.
  4. Пришедший УПД автоматически загружается в СЭД, где по номеру заказа автоматически сверяется с проектом проводки в учетной системе

  5. Если сверка прошла успешно, то СЭД автоматически подписывает документы КЭП утверждающего (в зависимости от контрагента).
  6. После подписания документа автоматически создается проводка в учетной системе, затем УПД направляется поставщику через сервис обмена.
  7. Если документ в учетной системе не был найден или выявились расхождения, то в СЭД автоматически формируется задание бухгалтеру с результатом сверки. После устранения расхождений документ отправляется на повторную проверку или оформляется отказ. Ответ контрагент получает через сервис обмена.

Если проект проводки в учетной системе и УПД были составлены корректно, процесс с момента получения документа в сервисе обмена до отправки подписанного экземпляра контрагенту проходит без участия человека.

Результаты проекта

Единый финансовый архив, организованный в СЭД, обеспечивает безопасность хранимой информации с учетом прав доступа, при этом поддерживается работа как с формализованными, так и с неформализованными документами. Также в системе DIRECTUM предусмотрены специальные сценарии подготовки к налоговым и аудиторским проверкам: финансовые отчеты организации формируются в несколько кликов, а документы выгружаются в соответствии с требованиями контролирующих органов.

За счет автоматизации процесса регистрации и отправки УПД контрагенту существенно сократились издержки на доставку, проверку и подписание документов. Факты отправки, получения и возврата строго контролируются.

Интеграция сервисов обмена и системы электронного документооборота на базе DIRECTUM сыграла решающую роль в оптимизации внутреннего цикла согласования ПУД. На ноябрь 2019 года «Табер Трейд» выделяет несколько ключевых преимуществ такого подхода:

  • обработка товарных и нетоварных ПУД в системе электронного документооборота подразумевает строгую маршрутизацию документов – соблюдаются все регламенты и влияние человеческого фактора минимизируется;
  • процесс обработки ПУД по товарному документообороту возможен без участия человека, благодаря чему освобождается полезное время сотрудников;
  • снижаются финансовые риски по обработке некоторых первичных учетных документов со строго ограниченным временем на подписание;
  • все финансовые документы организации хранятся в едином архиве, который облегчает поиск информации и подготовку к проверкам, обеспечивает контроль доступа к данным.

2018: Перевод в электронный вид процессов обработки первичной учетной документации

30 ноября 2018 года компания DIRECTUM сообщила, что сеть магазинов косметики «Подружка» (ООО «Табер Трейд») перевела в электронный вид процессы обработки первичной учетной документации. В результате в компании упорядочена работа с входящими финансовыми документами, организован единый электронный архив, а также автоматизирована подготовка к налоговым и аудиторским проверкам.

Задачи проекта

Распределенная структура организации, большой объем документооборота и взаимодействие с контрагентами через нескольких операторов ЭДО усложнили «Табер Трейд» обработку первичной учетной документации. В компании решили пересмотреть свои методы работы и оптимизировать процессы с помощью системы электронного документооборота:

  • организовать электронный финансовый архив;
  • ускорить согласование первичной учетной документации;
  • упростить подготовку отчетов для проверок регуляторов;
  • настроить автоматическую выгрузку финансовых документов из СЭД в учетную систему компании.

Ход проекта

На первом этапе проекта специалисты DIRECTUM оптимизировали работу с «нетоварными» первичными учетными документами компании. По ним «Табер Трейд» арендует помещения, покупает рекламу, канцтовары и пр. Второй этап охватил «товарные» документы, связанные с непосредственной деятельностью компании – приобретением продукции для последующей продажи. Работы планируется завершить в январе 2019 года.

Итоги проекта

Благодаря внедрению DIRECTUM работу с финансовой документацией компании удалось упорядочить и сократить до нескольких этапов:

  1. Автоматическая выгрузка документов из сервисов ЭДО в DIRECTUM.
  2. Связывание с соответствующим договором и рассмотрение ответственными.
  3. Выполнение автоматических проверок с данными учетной системы.
  4. Подписание документов квалифицированной электронной подписью, и их отправка контрагенту через сервис ЭДО.

Вся первичная документация компании хранится в едином электронном архиве. Нужный документ легко и быстро найти в системе с помощью полнотекстового поиска. Стала проще подготовка к налоговым и аудиторским проверкам: финансовые отчеты организации формируются в несколько кликов.

«
«Система зарекомендовала себя как удобный и современный инструмент для оптимизации документооборота. Благодаря DIRECTUM мы существенно сократили сроки согласования документов, а также смогли повысить контроль над этим процессом. Интуитивно понятный интерфейс системы делает возможным ее освоение без дополнительного обучения. В наших планах – автоматизация согласования договоров с контрагентами, документов по импортным поставкам и других бизнес-процессов компании».

Ольга Теньчурина, главный бухгалтер компании
»