Проект

«Т Плюс» автоматизировал работу с доверенностями на базе системы Directum

Заказчики: Т Плюс (ранее КЭС-Холдинг. Комплексные энергетические системы)

Москва; Энергетика

Подрядчики: Akelon (Акелон)
Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2014/12  - 2019/03
Количество лицензий: 16000
Технология: СЭД
подрядчики - 578
проекты - 5703
системы - 632
вендоры - 315
Команда проекта со стороны ЗаказчикаИнтегратора-Консультанта
не указана

2019: Автоматизация работы с доверительными документами

Частный электроэнергетический холдинг «Т Плюс» отказался от бумажного документооборота при согласовании и оформлении доверительных документов. Об этом 7 мая 2019 года сообщили в компании «Директум».

Работа по согласованию и оформлению доверенностей занимала в «Т Плюс» значительное время — особенно на уровне филиалов и компаний второго контура. Для ускорения процесса было решено его автоматизировать с помощью ECM-системы. На май 2019 года холдинг уже более 4-х лет работает в DIRECTUM.

Собственные ИТ-специалисты компании смоделировали процесс, объединяющий:

  • создание и согласование заявления на получение доверенности;
  • подписание и нотариальное заверение документов;
  • выдачу доверенности инициатору.

По итогам проекта вся информация о видах и типах доверенностей, доверителях, поверенных и других участниках процесса хранится в DIRECTUM. Команда проекта разработала более 50 макетов документов — при создании доверенности данные из её регистрационной карточки автоматически вставляются в текст и остаются доступными для редактирования. Для удобства все доверительные документы группы хранятся в едином электронном реестре.

При отправке доверенности на согласование система сама определяет этапы процесса в зависимости от типа документа. Сначала согласуется заявление на выдачу, затем – проект самой доверенности. Утвержденный вариант передается на подписание и постановку печати, отправляется нотариусу и после заверения выдается поверенному.

В результате автоматизации сократилась трудоемкость и повысилась прозрачность процесса. По данным на май 2019 года работа по подготовке доверенностей в «Т Плюс» ведется полностью в электронном виде — в месяц оформляется порядка 500 доверенностей.

В будущем «Т Плюс» планирует разработать аналитические инструменты для своевременной оценки просроченных заданий по согласованию и оформлению документов, а также настроить процесс отзыва доверенностей.

2015: Внедрение ECM-системы Directum

Компания Акелон объявила в августе 2015 года о завершении проекта внедрения системы Directum в компании «Т Плюс» (до июля 2015 года - КЭС Холдинг) – производителе тепловой энергии в мире. В системе зарегистрировано более 16 000 пользователей. Подрядчиком проекта выступила компания Акелон – генеральный партнер Directum.

Группа «Т Плюс» – крупнейшая российская частная компания, работающая в сфере электроэнергетики и теплоснабжения. Компания осуществляет управление электростанциями, тепловыми сетями, энергоремонтными и энергосбытовыми компаниями в 16 регионах Российской Федерации. Клиентами компании являются более 14 млн физических лиц и более 160 тысяч юридических лиц. Группа «Т Плюс» управляет 61 электростанцией, среди которых 55 ТЭЦ, 4 ГРЭС и 2 ГЭС.

С увеличением объемов внутрикорпоративной информации, любая компания сталкивается с необходимостью организации системы документооборота. В связи с процессом консолидации генерирующих активов, у Группы «Т Плюс» возникла необходимость внедрения ECM-системы, которая позволяла бы формализовать и унифицировать внутренние бизнес-процессы компании, а также обеспечить прозрачное взаимодействие между сотрудниками.

Выбор в пользу системы DIRECTUM обусловлен ее высокой функциональностью и понятным интерфейсом. В качестве интегратора выступила компания Акелон, обладающая солидным портфелем крупных и успешных внедрений.

В августе 2014 года в головном офисе «Т Плюс» стартовал проект по автоматизации Канцелярии на базе системы DIRECTUM. Перед проектом были поставлены две ключевые задачи: ускорить документооборот между подразделениями и повысить контролируемость процессов согласования документов. В филиалах Группы «Т Плюс» работы по обучению пользователей и внедрению системы DIRECTUM начались в ноябре 2014 года. Были автоматизированы все 15 филиалов компании, работающие в 16 регионах Российской Федерации.

Разработка на проекте велась с использованием методологии «Agile Software development» («Гибкая методология разработки»), ориентированная на использование интерактивной разработки, динамическое формирование требований и обеспечение их реализации в результате постоянного взаимодействия внутри рабочих групп, состоящих из специалистов различного профиля.

Продолжительность проекта составила 8 месяцев. В результате проекта разрозненные системы документооборота, используемые в «Т Плюс», были заменены на единую систему – DIRECTUM, удовлетворяющую требованиям заказчика по функционалу, масштабируемости и организации территориально-распределенной работы.

По результатам трех месячной работы в системе DIRECTUM зарегистрировано более 16 000 пользователей, запущено более 200 000 задач, создано более 105 000 документов. За время проекта было обучено более 2 000 рядовых пользователей.

В планах руководства компании Группы «Т Плюс» – подключение к текущему контуру объединенных сбытовых компаний. Уже запланирован запуск следующего проекта.